Як вести облік у салоні краси, щоб прибуток зростав

Хочете, щоб ваш салон краси процвітав? А скільки часу ви приділяєте обліку і як його ведете? Сьогодні в блозі Appointer розберемо найпоширеніші помилки власників б’юті-салонів в питаннях обліку, і розповімо, як їх виправити і підняти прибутковість справи.

• Чому реальна прибутковість бізнесу не відповідає очікуванням
• Ключові помилки власників салонів краси в питаннях обліку
• Як правильно вести облік в салоні краси
  • Виявить і проаналізуйте помилки
  • Товаришуйте з цифрами
  • Витрати повинні бути ефективними
  • Контролюйте використання робочих матеріалів
  • Використовуйте різні рекламні канали
  • Оцініть ефективність майстрів і адміністраторів
  • Дізнайтеся думку клієнта
  • Складіть маркетинговий план
  • Підберіть і встановіть CRM-систему

  Чому реальна прибутковість бізнесу не відповідає очікуванням

  Бізнесмени вважають, що найскладніше – відкритися, а далі все легко і просто. Реальність інша. Оптимізму, інтуїції і креативності мало, щоб утримати на плаву навіть таку творчу справу, як б’юті-салон. Ведення обліку в салоні краси, грамотне планування і управління важливі більшою мірою. Вони допомагають не прогоріти в перший рік, розвивати справу і планомірно збільшувати доходи.

  Навіть якщо ви на всі 100% творча особистість, не поспішайте сумно зітхати. Дійте послідовно, розбивайте складні завдання на прості і переконайтеся – вести облік в салоні простіше, ніж здається.

  Ключові помилки власників салонів краси в питаннях обліку

  Типові помилки ведення обліку в салоні краси помітні відразу. Розберемо основні:

  • Облік клієнтів не ведеться / ведеться абияк. Успіх салону краси залежить від постійних відвідувачів. Це опора в «низький» сезон, страховка при непередбачених обставин, база для вдосконалення справи. Який % від загального числа клієнтів у вас доводиться на постійних? Скільки людей пішли від вас до конкурентів і чому? Чи ведеться робота по підвищенню лояльності? Без відповідей на ці питання ви втрачаєте основи для стабільності і процвітання.
  • Немає якісного обліку витратних матеріалів. Ця похибка проливає світло на ситуацію, коли клієнтів багато, закупівля витратних матеріалів дорожчала, але прибуток не росте. Як вести облік косметики в салоні краси? Регулярно, щодня, по кожному майстру. Розподіліть витратні матеріали на групи: основні і додаткові, косметика і інструмент, т.п. Плануйте склад з урахуванням попереднього запису клієнтів і сезону, в якому працюєте (активний або «низький»). Своєчасно зв’язуйтеся з постачальниками для замовлення продукції, домовляйтеся про знижки і т.д.
  • Ви не займаєтеся маркетингом салону. Ця помилка іноді проявляється не відразу. Тобто ви вдало вибрали місце, найняли хороших майстрів і зробили класний ремонт – справа пішла, люди потягнулися. Але потім все застопорилося і доводиться щось придумувати, щоб закликати аудиторію. Розробіть маркетингову стратегію заздалегідь: як просуватися в різні періоди року, які рекламні канали використовувати, коли запускати акції і т. Д. Пропрацювавши такий план, ви ефективніше розподіліть ресурси і мінімізуєте можливі збитки.
  • Ви не використовуєте CRM-систему. Вести облік без неї можна, але це забирає більше часу, вимагає уваги, значною кількістю помилок. Коректно обрана система CRM візьме на себе розрахунки і управління, зробить все швидко і правильно. Важливо підібрати продукт саме для свого бізнесу, розібратися в зверненні і регулярно вносити цифри.
  • Відсутнє планування бізнесу. Це стосується не тільки ведення обліку в салоні, але планування діяльності в цілому. Продумуйте кожен крок: навчання майстрів, замовлення витратних матеріалів, запуск акцій, діяльність в різні періоди тощо. Якщо планування лякає, розпишіть всі етапи, поділіть об’ємні на більш дрібні, і картинка стане зрозумілою.

  Як правильно вести облік в салоні краси

  Виявіть і проаналізуйте помилки

  Наявність помилок – не показник вашої бездарності, як бізнесмена, це частина розвитку і набуття досвіду. Щоб змінити поточну ситуацію в кращу сторону, знайдіть недоліки і проведіть роботу над ними.

  • винесіть помилки в окремий список;
  • розпишіть кожну ситуація за принципом «що є зараз?» і «що можна з цим зробити – прямо зараз і в майбутньому?»;
  • дійте згідно з планом.

  Товаришуйте з цифрами

  Цифри – основа навіть творчого бізнесу. У звітах доведеться розібратися. Навіть якщо ваша сильна сторона – креативність, не сприймайте числа як ворогів.

  Щоб правильно вести облік в своєму салоні краси, визначте показники:

  • Розрахунок клієнтів: кількість первинних відвідувачів за певний період (місяць, три місяці, півроку), кількість постійних клієнтів,% тих, хто повернувся і не повернувся.
  • Фінансовий оборот – кількість коштів для утримання салону і реалізації послуг.
  • Прибуток – дохід мінус всі витрати.
  • Окупність (рентабельність) – економічна ефективність салону краси. Наскільки раціонально ви використовуєте ресурси, окупається річ?
  • Рух фінансових потоків. Ефективне управління фінансами йде через аналіз витрат, контроль витрат, оптимізацію витратних матеріалів.

  Витрати повинні бути ефективними

  Ви хочете отримувати прибуток або салон – просто хобі? Навіть якщо ви вибрали другий варіант, ведення обліку в салоні необхідно, щоб хобі могло існувати.

  Прибуток неможливий без ефективних витрат. Приклад: ви вклалися в курси для майстра, чи варта гра свічок? Розбиваємо ситуацію на складові:

  • 5% доходу – оплата курсів для співробітників;
  • навчання пройшли 3 майстри;
  • наступні 3 місяці ви відстежуєте середній чек за цими працівникам;
  • виріс цей чек, за ким із майстрів і наскільки?
  • аналізуєте інформацію і робите висновок, чи ефективно вклали кошти і чи варто продовжувати.

  Площа буде потрібна від 50 кв. метрів. Критично оцініть висоту стель і рівність стін, вікна і здатність світла проникати в приміщення, сантехніку, комунікації, ремонт на момент знімання. Ці моменти формують орендну плату. Внесіть її в бізнес-план для розрахунку вартості відкриття барбершопа.

  Контролюйте використання робочих матеріалів

  Як вести облік косметики та ін. Матеріалів в салоні краси, щоб врахувати всі нюанси? Поради:

  • Відзначайте, скільки матеріалів витрачається за фактом.
  • Розраховуйте відношення салонного доходу з витратою косметики.
  • При списанні матеріалів перевіряйте, чи відповідає звіт майстра фактичному стану справ.
  • Розраховуйте прибутковість і витрати щомісяця, порівнюйте різні місяці.
  • Попросіть у постачальників витратні норми за матеріалами, що замовляються .

  CRM-система полегшує облік косметики. Наприклад, під час інвентаризації ПЗ допоможе зрозуміти, чи вписуються співробітники в норми витрати косметичних засобів.

  Використовуйте різні рекламні канали

  Не всі рекламні канали ефективні однаково. Куди розумніше інвестувати? Проаналізуйте рекламні шляху, які використовуєте. І при веденні обліку в салоні краси враховуйте витрати на просування.

  Які рекламні канали ви використовуєте:

  • просування через соцмережі,
  • контекстна реклама,
  • поліграфічна продукція – листівки, флаєри, візитки,
  • реклама на білбордах та ін.?

  Скільки грошей вкладаєте в кожний з каналів? Який ефект отримуєте?

  • Маркетингова стратегія реалізується поетапно.
  • Плануйте бюджет реклами, як і інші статті витрат.
  • На кожному етапі реалізації рекламної стратегії контролюйте вкладення і аналізуйте віддачу.

  Не вкладайтеся в усі види реклами відразу. По черзі тестируйте різні напрямки і порівнюйте підходи.

  Оцініть ефективність майстрів і адміністраторів

  Об’єктивно оцінюйте співробітників. Якщо мова про майстра, його показники – це:

  • кількість відвідувачів в день;
  • продажі;
  • розмір середнього чека;
  • відгуки відвідувачів;
  • виплачені премії.

  Цей майстер може обслуговувати в день менше клієнтів, але по чеку приносити салону більше доходу. Премія дає співробітнику мотивацію працювати ефективніше. Але щоб не опинитися в збитку, зіставте для початку розмір премії з доходом салону.

  Щоб вести облік в салоні краси, відстежуйте ефективність адміністраторів, які забезпечують зв’язок між вами, клієнтами, співробітниками і постачальниками.

  • продажів;
  • звітності по дзвінках;
  • розрахунок постійних клієнтів певного періоду;
  • запис клієнтів, наявність вікон;
  • прибутковість салону.

  Дізнайтеся думку клієнта

  Клієнтський фідбек важливий також, як продуманий маркетинг і розпланований бюджет. Щоб вести звіт в салоні ефективно, аналізуйте:

  Відповідь клієнта формує репутацію, а вона обумовлює, чи виросте ваша клієнтська база і сам салон в майбутньому. Для аналізу потрібний правдивий зворотний зв’язок. Отримайте його, подружившись з відвідувачем.

  Складіть маркетинговий план

  Ця частина бізнес-плану – рушійна сила в розвитку вашого б’юті-бізнесу. Включіть в план маркетингу основні аспекти управління салоном краси:

  • Збір інформації за цільовою аудиторією, щоб зрозуміти, який перелік послуг пропонувати клієнтові.
  • Як клієнта залучити і – головне – утримати.
  • Бюджет на кожну статтю маркетингового плану.
  • Розклад рекламних акцій і заходів.
  • Заходи, щоб зробити акції ефективними.

  Підберіть і встановіть CRM-систему

  Всі поради вище підводять до використання єдиного інструменту, який полегшить облік, планування, аналіз витрат і прибутковості салону. Якісна CRM:

  • структурує і впорядковує бізнес;
  • розпише алгоритм дій для співробітників в різних ситуаціях;
  • підвищує ефективність управління;
  • дає відповідь на питання, як вести облік в салоні краси швидше, простіше, з виключенням помилок;
  • допоможе збільшувати прибуток.

  Перераховані переваги надасть тільки правильно вибране ПЗ. Про це далі.

  Вибір програми ведення обліку в салонах краси

  Уточнимо, що CRM – це не зовсім про бухгалтерський облік. Подібне програмне забезпечення дає більш об’ємну інформацію. Воно використовується не бухгалтерами, а директорами підприємств б’юті-сфери (салони СПА, косметологічні центри, барбершопи та ін.). Впровадження CRM автоматизує управління і збільшує його ефективність. Бухгалтерський компонент – це вже бонус. Можна використовувати CRM паралельно з іншими програмами ведення обліку в салоні краси.

  • Максимальний функціонал: наявність опцій, які вам потрібні. Один з важливих моментів – звіти управління для автоматизації всіх процесів в салоні краси.
  • Співвідношення вартості і функціональності. Чого варті ПЗ при їх можливостях? Чи входять у вартість функції обліку, аналізу та контролю фінансів, витратних матеріалів, послуг, відвідувачів і т.д.? Чи є додатковий функціонал, гарантійний сервіс? Наскільки просто встановити ПЗ?
  • Зручність використання. Простий і зрозумілий інтерфейс.
  • Чи розрахована CRM-система на мережу підприємств? Стане в нагоді в перспективі, якщо ви зберетеся відкривати нові салони.

  Отримайте інформацію у співробітників компанії-виробника CRM і пошукайте відгуки тих, хто вже використовує таке ПЗ.

  Що повинно бути в програмі для обліку

  Щоб повноцінно вести облік в салоні краси, підбирайте CRM з інформативним функціоналом:

  • облік відвідувачів (допоможе скласти портрет ЦА, дізнатися % постійних клієнтів і скільки людей прийшло за рекомендацією, виявити середню частоту візитів та ін.);
  • бухгалтерський облік;
  • звітність для власника бізнесу;
  • аналіз продажів (допоможе контролювати витрату матеріалів, виявити популярні послуги, розмір середнього чека і т. д.);
  • облік кадрів (картка працівника, заробітна плата, табель робочого часу);
  • клієнтські розсилки по sms, email.

  Корисно, коли CRM синхронізується з технікою власника салону незалежно від того, де він знаходиться. Це дозволить віддалено контролювати бізнес. Якщо у вас вже мережа салонів або ви плануєте розширюватися, стане в нагоді опція синхронізації даних по всіх підприємствах.

  Ефективне управління – шлях до збільшення прибутку

  Рішення вести облік в салоні краси в цілому і за допомогою CRM зокрема дає можливість ефективно управляти справою і збільшувати виручку.

  • виявляє реальні доходи і витрати;
  • дає об’єктивну ситуацію станом справ;
  • допомагає обробити будь-які дані швидко і ефективно.

  Потенціал у такого ПЗ величезний. З його допомогою власники краще пізнають клієнтів, вчаться говорити з ними однією мовою, розробляють ефективні програми лояльності, виявляють успішні канали просування, знижують витрати, оптимізують робочі процеси і, як закономірний результат, підвищують заробіток.

  Нарешті, якісний облік салону краси з CRM-системою дозволить перезавантажитися вже існуючого бізнесу. Тобто замість нового початку, фінансово і енергетично витратного, ви даєте вже існуючій справі другий шанс.

  Як підвищити сумму середнього чеку в салоні краси

  Загальна виручка у салоні краси зазвичай залежить не тільки від кількості відвідувачів, а й від обсягу середнього чека. І якщо, збільшити кількість клієнтів не так вже й важко – головне продумати грамотну маркетингову стратегію, то із середнім чеком справи складніші. Багато хто навіть вважає, що цей показник неможливо змінити, доклавши зусиль, і сума зростає лише природним чином. Але це не так.

  Сума, зазначена в середньому чеку, зазвичай залежить від категорії салону та вартості послуг у ньому. Однак, незалежно від цінової політики, є кілька способів вплинути на розмір середнього чека. Про це ми сьогодні й розповімо.

  Як розрахувати середній чек у салоні краси?

  Стандартна форма розрахунку середнього чека в салоні краси виглядає так:

  Середній чек = Сума від усіх процедур / Кількість проведених процедур

  Давайте розглянемо це на докладному прикладі. Припустімо, ваша виручка за місяць склала 10000 доларів. А кількість проведених за цей період процедур налічує 600. Перше число ділимо на друге і отримуємо середній чек приблизно 17 доларів.

  Розуміння того, як рахувати середній чек, дає можливість оцінити перспективу розвитку салону краси. А це важливо вже від перших днів відкриття закладу. Ні для кого секрет, що бізнес стає прибутковим через деякий час. Це нормально перші кілька місяців працювати в нуль або навіть мінус – салону краси потрібен час, щоб зібрати лояльних клієнтів, які оцінять рівень сервісу і повертатимуться знову і знову.

  В цілому, все залежатиме від:

  • маркетингу салону;
  • місця його розташування;
  • послуг – наприклад, вечірній макіяж дає більше прибутку, ніж нарощування вій.

  Правильно все розрахувавши, салон зможе вийти в плюс вже через 1-2 роки. А до 3-4 року студія може приносити помітний стабільний прибуток Візьмемо для прикладу салон краси, який пропонує послуги манікюру, макіяжу та стрижки/укладки, площею 80 кв.м.

  1 рік роботи	2 роки роботи	3 роки роботи	4 роки роботи
  Прибуток без капіталовкладень власника у доларах	11500	15200	18900	21200
  Чистий прибуток салону в доларах	-16200	-8600	5300	35500

  Середній чек – це…?

  Під середнім чеком ховається та сума, яку зазвичай залишає у салоні відвідувач. Це усереднене значення, яким визначають прибуток закладу.

  Розраховується середній чек так: усю виручку, яку салон отримав за певний період, ділять на кількість відвідувачів у цей проміжок часу. Бажано розраховувати показники не по всьому салону, а за кожною послугою. Це дозволить визначити оптимальний розмір середнього чека окремо для манікюрних процедур, окремо – для перукарень та окремо – для візажистів.

  В ідеалі показники середнього чека повинні періодично зростати. Це свідчить про налагодження контакту з лояльними клієнтами і показує, що люди, приходячи до вашого салону, вибирають як вже звичні, так і нові процедури.

  Всі зусилля вважаються неефективними, якщо один лояльний клієнт, який регулярно відвідує ваш салон, весь час користується лише однією послугою. Тут уже важлива злагоджена робота і майстрів, і адміністраторів, які можуть зацікавити людину, запропонувавши їй інші корисні чи актуальні для неї процедури.

  Саме тому перш ніж говорити про збільшення середнього чека, потрібно зробити клієнта постійним та лояльним до вашого закладу.

  Як коефіцієнт конверсії впливає довжину чека?

  Конверсія продажів – це співвідношення кількості клієнтів до кількості проведених процедур. Чим вищим буде цей показник, тим краще працює салон краси – тобто люди, які проходять повз заклад або звертаються до адміністратора з питанням, записуються на процедури і стають клієнтами студії.

  Конверсія продажів розраховується за такою формулою:

  Коефіцієнт конверсії = кількість відвідувачів (сайту, сторінки в соцмережах тощо)*100%/кількість клієнтів, що записалися на послуги.

  Аналіз конверсії в салоні краси дозволяє робити з потенційних клієнтів постійних. І вже другим просувати додаткові послуги, тим самим збільшуючи середній чек закладу.

  2 ефективні стратегії збільшення середнього чека в салоні краси

  Збільшення середнього чека призведе до того, що прибуток салону помітно підвищиться. І якщо вам вже вдалося найскладніше: залучити потенційного клієнта і зробити його постійним, то нова мета навряд чи викличе у вас складнощі. Головне – правильно підійти до справи. Ми зібрали дві робочі стратегії, які швидко принесуть позитивний результат.

  Стратегія №1: супутні послуги як спосіб збільшення продажів

  Клієнти не так часто ризикують та пробують нові процедури. Однак, якщо адміністратор вміє вести діалог і зацікавити людину, він зуміє переконати гостя записатися на процедуру, яка згодом може йому сподобатися.

  Тут, звісно, ​​важливо враховувати першочергову причину візиту. Так, наприклад, якщо відвідувач записався на фарбування, а в цей час у вас вільний майстер з манікюру та педикюру, запропонуйте йому зробити одразу дві процедури по черзі. Тут важливо не бути надто байдужим, і водночас не стати надто нав’язливим. Потрібна золота середина.

  І звичайно, слідкуйте за доречністю процедури – пропонувати людині, яка прийшла на відновлення волосся кератином, фарбування недоцільно, оскільки ці дві процедури не можна проводити в один день.

  Щоб адміністратор не розгубився, продумайте супутні послуги кожної процедури. Найчастіше це:

  • стрижка + догляд за волоссям, укладання;
  • манікюр + масаж для рук;
  • фарбування брів + нарощування або ламінування вій, легкий денний макіяж і т.і.

  І звичайно, важливо, щоб супутні послуги були негайними, і клієнт не чекав, поки майстер звільниться.

  Ще один прийом: запропонувати знижку на супутню послугу. Невелике зниження вартості процедури робить її привабливішою, і покупець з більшою ймовірністю захоче спробувати і записатися до майстра. Головне – відмовтеся від шаблонних фраз, які більшість відвідувачів пропускає повз вуха, і придумайте свій стиль спілкування з гостями салону.

  Наприклад, якщо клієнт записується на стрижку + укладання, а укладання коштує 250 грн, можна знизити його ціну до 150-200 грн. Тобто разом із стрижкою (яка коштує близько 350 грн.) клієнт заплатить не 600 грн, а 500 грн. Це простимулює відвідувачів вибирати комплексні пакети послуг.

  Стратегія збільшення суми середнього чека №2: просування дорогих послуг

  Ще одна ефективна стратегія, яка швидко вплине на збільшення середнього чека. Вам достатньо пропонувати послугу, яка коштуватиме дорожче. Так, наприклад, якщо клієнт записується на стрижку, запропонуйте йому підстригтися у кваліфікованого майстра, вартість робіт якого помітно вища. Додатково можна прорекламувати укладання волосся, яке зазвичай майстер робить за 10-15 хвилин, але завдяки якому при цьому підвищується середній чек в салоні.

  Звичайно, це не означає, що потрібно записувати клієнта тільки до дорогих майстрів. Залишіть людині можливість вибирати. Обов’язково наймайте і фахівців-початківців, послуги яких коштують трохи дешевше – так ви будете доступнішими для широкого кола потенційних клієнтів.

  Бонус-стратегія збільшення середнього чеку: CRM програма для салону краси – помічник у покращенні показників продажів

  Програма для запису клієнтів може використовуватися навіть для підвищення середнього чека. Так, наприклад, функціонал Integrica дозволяє власникам салону:

  1. Контролювати грошовий потік. Ви зможете розраховувати дохід салону, прибуток, який приносять окремі майстри, всі фінансові надходження за тиждень чи місяць.
  2. Відслідковувати кількість клієнтів та процедур, які були проведені за окремий період.
  3. Бачити клієнтів, які прийшли до вас вперше. Це дозволяє оцінити конверсію продажів та ефективність обраної тактики просування бізнесу.
  4. Аналізувати доходи та витрати, мати розуміння, як просунувся у розвитку бізнес за півроку чи рік.
  5. Бачити історію відвідування кожного клієнта, список процедур, на які він записувався. Це допоможе співробітникам пропонувати оптимальні процедури для конкретного відвідувача.

  Такий докладний аналіз дозволяє визначити показники середнього чека, побачити перспективні послуги, прибрати менш прибуткові позиції. А все це – ефективний інструмент для покращення показників продажів у салоні краси.