Як написати інструкцію?

Особливе місце серед інструкцій займають керівництва, призначені для співробітників компаній – в них описується, як правильно повинен вести себе співробітник на робочому місці, які виконувати обов’язки, о котрій годині приходити на роботу, і о котрій годині йти. Як написати інструкцію, щоб вона була зрозумілою і в теж час, сприяла виконанню людиною тих правил, які вказані в ній?

Загальні правила

Інструкція повинна складатися логічно правильно, тобто, в ній дотримується послідовність дій, які повинен виконати людина, щоб досягти певного результату. У той же час, цей документ не повинен бути занадто довгим, так як прочитати і зрозуміти його від початку до кінця, людині буде складно, принаймні, з першого разу. Всі фрази і слова повинні бути простими, за винятком технологічних інструкцій, де неможливо обійтися без використання спеціальних технічних, медичних чи інших, вузькопрофільних термінів.

Не слід забувати при складанні інструкції, що кожен новий абзац в цьому документі – це заклик до дії, причому обов’язково використання дієслів у наказовому способі. Інструкція не повинна містити «украшательний» слів, а також питань. У ній не повинно бути і відступів. По можливості, слід вказувати прості і зрозумілі дії, причому, кожен подальший крок інструкції повинен залежати від результату, отриманого внаслідок виконання попереднього кроку. В інструкції досить часто використовуються всілякі схеми, завдяки яким людина зможе розібратися набагато швидше, ніж, прочитавши текстове виклад. Звичайно ж, перед тим, як написати посадову інструкцію, не потрібно думати над створенням якоїсь схеми, оскільки цей документ завжди викладається в суто текстовому варіанті.

Посадова інструкція

При написанні посадової інструкції для кожної посадової особи, керівництво компанії має визначитися, чи потрібен йому такий документ на підприємстві чи ні. Справа в тому, що Трудовий кодекс не зобов’язує керівників складати такі інструкції, хоча Міністерство праці нерідко наполягає на складанні посадової інструкції. Правила складання посадової інструкції такі ж, як і загальні правила складання подібних документів, але тут є деякі особливості.

Перед тим, як правильно написати інструкцію для посадової особи, необхідно чітко уявляти собі коло обов’язків, прав і завдань цього співробітника. Оскільки посадова інструкція повинна враховувати, як права і обов’язки співробітника, так і права роботодавця, то в ній, як правило, використовуються такі пункти:

• Загальні положення (визначають функціональне призначення документа та інше).
• Посадові обов’язки (опис конкретних обов’язків співробітника, які він повинен виконувати з конкретною регулярністю).
• Права співробітника (список прав, які надаються працівникові для успішного виконання ним трудових обов’язків).
• Посадові зв’язку (вказуються посади, з якими взаємодіє даний співробітник у процесі виконання своїх посадових обов’язків).
• Відповідальність співробітника за зрив термінів виконання своєї роботи.
• Оцінка роботи співробітника.
• Прикінцеві положення (порядок внесення змін в документ, дата, з якої посадова інструкція вступає в силу).

Технологічна інструкція

Технологічна інструкція пишеться з урахуванням технологічної послідовності виконання операцій або дій. Весь текст пишеться простою мовою, але із зазначенням параметрів об’єкта, над яким необхідно вчинити дії. Перед тим, як написати технологічну інструкцію, необхідно знати, яке обладнання використовувалося для виготовлення конкретного предмета. В інструкції записують інформацію про температурний режим, про тиск і потужності, а також про інші параметри, необхідних для правильного виконання операції.

Як правило, для скорочення тексту, використовуються в технологічних інструкціях літерні коди для позначення інструментів і пристосувань. Текст технологічної інструкції повинен бути розбитий не просто на абзаци, а якомога коротші абзаци. Можна робити шрифтові виділення, які допоможуть акцентувати увагу читача на найважливіших діях, описаних в інструкції. Точно і логічно викладайте думки, і людина, яка вивчає написану вами технологічну інструкцію, буде вдячний вам.

Інструкція з експлуатації

Інструкція з експлуатації складається до кожної групі товарів, тому вона повинна мати зміст і технічні характеристики об’єкта (побутова техніка) або склад товару, якщо це тканинні речі. Перед тим, як написати інструкцію по експлуатації до приладу, який вимагає складання, необхідно вказати, як його збирати, які слід використовувати для цього інструменти. Схема складання повинна бути представлена в інструкції в малюнках, де кожна деталь має свій порядковий номер.

При наявності кнопок на приладі, необхідно вказати, яка кнопка для чого призначена. Вказується в інструкції правила настроювання конкретних параметрів пристрою, якщо такі передбачені виробником. Далі описуються умови, за яких може експлуатуватися прилад, в тому числі і потужність, необхідна для нормальної роботи. Проінформуйте користувача, які дії він не повинен вчиняти, щоб не порушити експлуатаційні властивості приладу.

Вкажіть правила догляду за приладом. Якщо інструкція складається для побутової техніки, то в ній обов’язково вказуються можливі неполадки та шляхи їх усунення. У висновку інструкції пишуться запобіжні заходи.

Посадові інструкції: кому, хто й коли складає + ЗРАЗОК

На практиці часто-густо роботодавці не мають посадових інструкцій працівників, та й багато хто з роботодавців розглядає такий документ як необов’язковий. Проте запевняємо вас, що ця думка є хибною. Адже необхідність застосовувати посадові інструкції на підприємстві (в організації, установі) продиктована трудовим законодавством.
Про те, з якою метою, ким, кому та як саме має бути підготовлено й затверджено цей внутрішній документ роботодавця, ми сьогодні й поговоримо

Чому потрібні посадові інструкції

Створення та затвердження посадової інструкції обов’язкове для будь-якої посади.

Адже в посадовій інструкції роботодавець конкретизує коло функцій, обов’язків та прав відповідного працівника. Останній, своєю чергою, уже від початку трудової діяльності обізнаний стосовно того, що від нього очікують, яке коло його обов’язків і яка відповідальності.

Окрім того, відсутність посадової інструкції може призвести до виникнення проблем для роботодавця. Вони можуть з’явитися, зокрема, у разі потреби винести догану працівникові за невиконання останнім своїх посадових обов’язків або у випадку звільнення працівника згідно з п. 2 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) — під час виявлення невідповідності працівника обійманій посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації.

Попри те що чинні нормативно-правові акти не містять прямої вимоги від роботодавців в обов’язковому порядку мати посадові інструкції, відсутність останніх перевіряючі розцінюють як порушенням вимог законодавства про працю (див. лист Мінсоцполітики України від 25.12.2013 р. № 564/13/116-13). Відповідно, до посадових осіб роботодавця може бути застосована адмінвідповідальність згідно із ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а також штраф за абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП — у розмірі мінзарплати (у 2018 році — 3723 грн).

Такий висновок випливає з того, що «до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці» (ч. 1 ст. 29 КЗпП). Тобто йдеться де-факто про ознайомлення саме з посадовою інструкцією.

До того ж у п. 4 «Загальних положень» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1. «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336, зазначається: довідники кваліфікаційних характеристик професій працівників слугують основою для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність.

Можна й надалі продовжувати перелік аргументів, що підтверджують значимість посадової інструкції для працівників. Однак висновок матимемо один: правильно складена посадова інструкція дозволить попередити довільне трактування працівниками їхніх функцій та повноважень, що, своєю чергою, зведе нанівець конфлікт між сторонами трудового договору, а також убезпечить посадових осіб роботодавця від цілком реальних штрафів .

Для кого складати посадові інструкції

Відповідно до згаданих вище «Загальних положень» Довідника кваліфікаційних характеристик, посадові (робочі) інструкції складаються для працівників усіх посад (професій), що зазначені у штатному розписі. Винятком можуть бути окремі керівники, правове положення яких визначено у статуті (положенні) підприємства або відповідного підрозділу, де прописано основні завдання, обов’язки, права та відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Посадова інструкція

Посадова інструкція стосується конкретної посади і є стислим викладом обов’язків, прав та необхідних компетенцій працівника. Вона є одночасно і частиною пропозиції про роботу, і документацією працівника. Дізнайтеся, чому так важливо її правильно скласти.

Що таке посадова інструкція?

Посадова інструкція — це текст, що містить різноманітну інформацію про посаду. У процесі підбору персоналу він є частиною оголошення про вакансію. У процесі працевлаштування часто є додатком до договору, що укладається з новим працівником, оскільки роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з колом його обов’язків.

Посадова інструкція повинна містити:

• назву;
• мету
• опис місця в структурі компанії із зазначенням керівників/підлеглих працівника
• обов’язки
• коло необхідних навичок
• обсяг повноважень;
• відповідальність працівника.

Кожна посада в компанії повинна мати свій опис, але підприємці (наприклад, у Польщі) не зобов’язані використовувати конкретні шаблони посадових інструкцій. Універсального шаблону посадової інструкції також не існує. Однак, при написанні посадових інструкцій можна надихатися рекомендаціями щодо посадових інструкцій, наприклад, на державній службі або в державному управлінні.

Їх структура, як правило, містить всі необхідні розділи, які повинна мати посадова інструкція.

Чому посадова інструкція важлива?

Опис вакансії та посадова інструкція мають вирішальне значення, принаймні, з двох причин.

По-перше, опис вакансії — це найважливіша частина пропозиції про роботу, її серце. Якщо він виділяється і написаний з точністю і ясністю, він приверне увагу кандидатів, про яких ви найбільше дбаєте.

По-друге, кожен роботодавець повинен ознайомити працівника з вимогами до посади. Він може зробити це в усній формі, оскільки закон не вимагає письмової форми, але краще створити документ, який включає в себе всю необхідну інформацію.

Посадова інструкція — це правильний спосіб надати новим працівникам необхідну інформацію про їхню нову роботу. Опис може бути додатком до трудового договору або, в залежності від політики компанії, бути документом, доступним для всіх, наприклад, в базі даних співробітників. Доступ до інформації про вимоги допомагає працівникові ознайомитися з ієрархією компанії та швидше освоїтися на новому робочому місці. Це дозволяє легше ставити завдання співробітнику, робити співробітника відповідальним за виконання завдань, ставити цілі і направляти подальший розвиток.

Які основні завдання посадової інструкції?

З точки зору HR-відділу, посадова інструкція — це ключ до успішного підбору персоналу та інструмент, який допомагає управляти розвитком співробітників.

• Правильно складений опис залучає в компанію найкращих кандидатів і полегшує процес адаптації новоприйнятих працівників.
• Використовуючи опис, HR може планувати хід розвитку співробітника і визначати, які компетенції слід розвивати в першу чергу і в якій послідовності.
• Чіткі описи допомагають управляти талантами в компанії та швидко виявляти прогалини в навичках команди.

Різниця між посадовою інструкцією та оголошенням про вакансію

Оголошення про вакансію та опис вакансії — це не одне і те ж. Оголошення про вакансію складається з декількох елементів, включаючи опис вакансії.

Що писати в посадовій інструкції?

Посадова інструкція повинна бути функціональною. Незалежно від того, чи є вона частиною оголошення про вакансію, чи внутрішнім документом компанії. Той, хто до неї звертається, повинен отримати повну інформацію про посаду. Опис повинен включати наступні елементи:

• Назва посади — повна, точна назва роботи, унікальна від інших посад в компанії.
• Мета посади — інформація, що вказує на те, для чого була створена посада та її важливість.
• Місце в ієрархії компанії — викладення місця працівника в компанії, із зазначенням підпорядкованості працівника.
• Умови праці — де, коли і як будуть виконуватися посадові обов’язки, який діапазон заробітної плати і погодинної ставки.
• Відповідальність — визначення того, за що працівник буде відповідати перед керівництвом.
• Посадові обов’язки — визначення та конкретизація завдань і обов’язків працівника на даній посаді, без опису того, як вони будуть виконуватися.
• Повноваження працівника — визначення видів діяльності, на які працівник уповноважений.
• Небезпеки — визначення факторів, які можуть перешкоджати виконанню завдань або становити загрозу для працівника.
• Освіта — необхідна освіта.
• Кваліфікація — визначення досвіду, знань, компетентності та бажаної кваліфікації, необхідних для роботи на даній посаді.
• Навички — визначення додаткових навичок, корисних для посади.

Рівень деталізації опису повинен бути адаптований до вимог посади, тобто до досвіду роботи та освіти працівника.

Як написати хорошу посадову інструкцію?

Добре підготовлена посадова інструкція — це ваш шанс найняти потрібного фахівця. Вона повинна бути:

• Відносно короткою і прозорою — в пропозиції надайте інформацію про основні завдання посади.
• Написаною простою мовою — доступною для ідеальної аудиторії, оскільки ми по-різному формулюємо зміст для професіоналів і по-різному для новачків у галузі;
• Валідною — посадова інструкція повинна містити достовірну інформацію. В іншому випадку можна бути впевненим, що найняті кандидати швидко перетворяться на колишніх співробітників, які додатково будуть негативно відгукуватися про компанію.

Пам’ятайте, при створенні опису не варто занижувати/завищувати вимоги до посади. Якщо ви їх занизите — на посаду прийдуть люди без потрібних компетенцій, які в подальшому не зможуть виконувати свої обов’язки. Якщо завищити — ви не знайдете нікого в процесі підбору персоналу, або отримаєте людей з надмірною кваліфікацією. Вони швидко втратять інтерес до посади, оскільки не зможуть професійно реалізувати свій потенціал.

Підсумок

Посадова інструкція виконує три функції:

• залучає бажаних кандидатів з необхідними компетенціями;
• полегшує новим працівникам “навігацію” в компанії та є “контрольним списком” обов’язків для них
• дає можливість відділу кадрів планувати шляхи розвитку співробітників.

Хоча опис не є обов’язковим документом, варто приділити час і ретельно підготувати його, а також періодично оновлювати. Завдяки посадовій інструкції кандидати отримають прозорі дані про посаду, нові співробітники дізнаються про структуру компанії, а відділ кадрів зможе ефективніше здійснювати рекрутинг та краще управляти розвитком команди.