Електронні лікарняні 2024

Україна, попри бойові дії та введений воєнний стан, з 01.01.2023 успішно перейшла на систему електронних лікарняних. Хоча паперові лікарняні листки все ще видаватимуться у виняткових випадках, у цій статті ми розкажемо про переваги та функціонування електронної системи лікарняних. Дізнайтеся, як працює процес видачі електронних лікарняних, як їх оплачувати, що робити з паперовими листками непрацездатності, а також як вирішити поточні проблеми, пов’язані з новою системою. Отримайте вичерпну інформацію про те, як взаємодіяти з електронними лікарняними та забезпечити права та інтереси як роботодавців, так і працівників

Щоб забезпечити виплату лікарняних в умовах воєнного стану, МОЗ постійно вносить зміни до наказу від 01.06.2021 № 1066. Це спрямовано на вирішення проблем, що виникають під час видачі електронних лікарняних.

Мета впровадження електронних лікарняних проста — прибрати схему «лікарняний за презент» та спростити роботу із документами для бізнесу. Та й заощадити вдасться чимало — Мінцифри нарахувало до 5 млрд грн на рік.

Наразі можна стверджувати, що Електронний реєстр:

• спростить оформлення тимчасової непрацездатності;
• прискорить нарахування матеріальної допомоги;
• зменшить кількість фальсифікацій;
• мінімізує кількість штрафних санкцій через помилки в оформленні листків непрацездатності.

Електронний лікарняний: як отримати витяг на вебпорталі ПФУ

Хоча електронні лікарняні запроваджені ще з жовтня 2021 року, можливість отримати витяг із електронного лікарняного з’явилася лише в травні 2022 року.

Витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності (далі — Витяг з ЕРЛН) підтверджує факт тимчасової непрацездатності застрахованої особи так само, як і електронний лікарняний в оригіналі. Це стало актуальним у період воєнного стану, коли можливість отримати страхову виплату за лікарняним особливо важлива.

Форму Витягу з ЕРЛН ПФУ затвердив постановою від 02.05.2022 № 4-1.

Отримати витяг щодо свого лікарняного працівник може у своєму кабінеті на вебпорталі ПФУ. Роботодавець також може отримати Витяг з ЕЛРН щодо працівника в електронному кабінеті страхувальника. Для цього потрібно зробити 10 кроків.

Паперові листки непрацездатності: коли видаватимуть

Попри електронні лікарняні, можливість оформлювати паперові лікарняні у лікарів також залишиться. Однак скористатися нею вийде лише в зазначених нижче випадках:

• якщо необхідно продовжити або закрити паперовий листок непрацездатності, виданий до 01.10.2021 року;
• якщо сплив час (7 днів), упродовж якого лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я. У такому разі рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія ЗОЗ, а за її відсутності – головлікар закладу;
• якщо особа всиновлює дитину упродовж двох місяців з дати народження, зазначеного в свідоцтві про народження. Листок непрацездатності видається на підставі рішення суду про усиновлення та цього свідоцтва про народження;
• якщо виникнуть технічні проблеми при передачі даних між ЕРЛН та ЕСОЗ, що унеможливить формування електронного лікарняного більше ніж протягом семи днів з дати створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність — до усунення таких проблем;
• якщо зупинять у встановленому порядку в умовах воєнного стану доступ користувачів електронної системи охорони здоров’я до центральної бази даних електронної системи охорони здоров’я;
• якщо в наслідок дії обставин непереборної сили пацієнт несвоєчасно звернувся аби оформити продовження періоду тимчасової непрацездатності.

У наказі уточнили, що в період воєнного стану та протягом трьох місяців після його припинення чи скасування у разі відсутності у ЗОЗ бланків листків непрацездатності та неможливості їх отримати дозволяють за рішенням керівника ЗОЗ видавати листки непрацездатності, роздруковані на білому аркуші паперу за формою, затвердженою Наказом № 532/274/136-ос/1406.

Водночас у рядку, де вказується серія бланку, зазначається ЄДРПОУ закладу охорони здоров’я, а де номер бланка ― порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.

Цей листок непрацездатності вважатимуть документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до листка непрацездатності, виданого на бланку.

Електронний лікарняний: чи можна отримати у телефонному режимі

У лютому 2022 року в пацієнтів з’явилася можливість відкривати електронний лікарняний без візиту до лікаря. Наказ МОЗ від 04.02.2022 № 233 надав змогу пацієнтам, з проявами грипу, ковіду або гострого респіраторного захворювання оформити електронний лікарняний дистанційно .

Щоб відкрити електронний лікарняний лист, пацієнту з такими симптомами, варто зателефонувати до свого сімейного лікаря. Після онлайн-консультації лікар зможе сформувати медвисновок про тимчасову непрацездатність та видати електронний лікарняний на період до 5 днів.

Бойові дії, які ведуться в Україні, теж внесли свої корективи. 22.04.2022 МОЗ затвердило наказ № 675, яким внесло зміни до Наказу МОЗ № 1066 та визначило, що формування медичних висновків за категорією «Вагітність та пологи» жінкам, на період дії воєнного стану, може здійснюватися лікуючим лікарем, який надає медичні послуги із ведення вагітності в амбулаторних умовах, без особистого огляду таких жінок за результатами дистанційної взаємодії з ними (зокрема шляхом консультування, опитування, обміну інформацією) за допомогою технічних засобів електронних комунікацій. Про це слід зробити відповідний запис у Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров’я.

Електронні лікарняні: як змінився порядок призначення допомог від ПФУ

Не зважаючи на те, що електронні лікарняні замінили паперові, а ФСС замінив ПФУ, порядок призначення матзабезпечення від ПФУ залишився незмінним. Нагадаємо, щоб отримати кошти для виплати допомог, необхідно щоб:

• допомога по тимчасовій непрацездатноста та/або по вагітності та пологах була призначенна;
• була оформленната подана до ПФУ заяви-розрахунку.

Зверніть увагу, що нова редакція Закону № 1105 передбачає, що роботодавець або уповноважена ним особа мають призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності протягом 10 робочих днів, а допомогу по вагітності та пологах протягом 3-х робочих днів (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Проте такі строки починайте відлічувати не від дати, коли електронний лікарняний набуває статусу «виданий». Починайте працювати з е-лікарняним і призначайте за ним матзабезпечення через 7 днів після дати його закриття.

Працівникам тепер буде простіше комунікувати з роботодавцем, адже більше не доведеться збирати підписи чи печатки на бланках. Усю необхідну інформацію можна знайти в особистому кабінеті роботодавця із дня, коли відкрили електронний лікарняний.

Як працює електронний реєстр листків непрацездатності

На чолі Е-реєстру — Пенсійний фонд України (ПФУ). Він формує та веде Е-реєстр і є володільцем інформації, що міститься в ньому. Але ПФУ не має достатньо інформації, аби наповнити Е-реєстр. Інформаційну прогалину заповнюватимуть даними з Національної служби здоров’я України (НСЗУ).

Увага: е-реєстр формує ПФУ та НСЗУ.

Та це не означає, що Е-реєстр лише акумулює інформацію. Зворотний потік даних теж є. Приміром, дані з Е-реєстру потрапляють до ризикорієнтованої інформаційно-аналітичної системи ПФУ.

За лаштунками ховається й інший держорган, що потребує даних з Е-реєстру, — Держпраці. У полі її зору інформація про нещасні випадки на виробництві, професійні захворювання. Обсяг даних не конкретизований. Посадовці лише уточнили — для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві.

Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо

Електронний реєстр листків непрацездатності: що це

Щоб зрозуміти, що таке електронний реєстр листків непрацездатності, звернемось до профільного документу — Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105). Це система накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності.

Електронний реєстр листків непрацездатності: яку інформацію містить

Е-реєстр працює на базі Державного реєстру загальнообов’язкового соцстрахування. Набір функціоналу стандартний — накопичення, зберігання та використання е-даних. Інформація надходитиме із п’яти джерел.

1. Електронна система охорони здоров’я — про медичні висновки. На їх підставі формуватимуть листок непрацездатності.

2. ПФУ повідомляє:

• про результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам;
• суми допомоги на підставі листків непрацездатності;
• відмову надати допомогу з тимчасової непрацездатності ;
• зміни причини непрацездатності та їх підстави.

3. Страхувальники надають інформацію:

• про суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності й суму допомоги з тимчасової непрацездатності, що нарахували та виплатили на підставі листків непрацездатності;
• відмову в оплаті перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі допомоги з тимчасової непрацездатності;
• наявність у застрахованої особи статусу, що дає право на стовідсоткові лікарняні;
• наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності.

4. Органи опіки та піклування повідомляють відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців із дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження.

5. Централізований банк даних з проблем інвалідності надає інформацію про встановлення медико-соціальною експертною комісією групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності під час повторного огляду.

Реєстр електронних лікарняних: які дані доступні

Роботодавець може отримати інформацію про:

• реєстраційний номер листка непрацездатності;
• дата відкриття та закриття листка непрацездатності;
• ПІБ застрахованої особи;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) застрахованої особи.

Для працівників доступні:

• реєстраційний номер листка непрацездатності;
• дата відкриття та закриття листка непрацездатності;
• причина непрацездатності.

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Електронний лікарняний: як його знайти на сайті ПФУ

Детальний алгоритм, як знайти електронний лікарняний на сайті ПФУ, відобразимо далі.

Е-лікарняний: які етапи проходить на підприємстві

ПФУ навів етапи, які проходить електронний лікарняний на підприємстві:

1. Якщо щодо страхового випадку працівника сформують електронний медичний висновок, на його підставі автоматично сформують електронний лікарняний.

2. Сповіщення про відкриття е-лікарняного надійде роботодавцю в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

3. Сформований електронний лікарняний стане доступним для перегляду у день його створення, однак підставою для надання матеріального забезпечення стане лише після того як е-лікарняний набуде статус «Готовий до сплати» такого статусу він набуває через 7 днів після його закриття. А у випадку допомоги по вагітності та пологах — через 7 днів після створення.

4. Електронний лікарняний вважають виданим та є готовим до сплати через повні 7 днів після дати свого закриття. Наприклад, е-лікарняний, створений 1 березня строком на 10 днів, має дату закриття 10.03.2024 та вважатимуть виданим (стане готовим до сплати) з 18.03.2024. В особистих кабінетах на вебпорталі ПФУ електронний лікарняний може мати статус «готовий до сплати» вже на наступний день після дати закриття, однак брати його до роботи і починати процедуру призначення матеріального забезпечення варто лише на восьмий день.

5. Електронний лікарняний друкують або залишають в електронному вигляді за рішенням роботодавця.

6. Кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та Пенсійного фонду України. Зазначену інформацію за бажанням або визначенням роботодавця формують у паперовому вигляді або в електронному.

7. Е-лікарняний, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, опрацьовує роботодавець або уповноважені ним особи. Зауважимо, що до 01.01.2023 інформація про електронний лікарняний опрацьовувала комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства, проте нова редакція Закону № 1105 створення та/або наявності такого органу на підприємстві не передбачає. Наразі призначає або відмовляє у призначенні виплати по е-лікарняному роботодавець або уповноважені нім особи.

8. Рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення роботодавець або уповноважені ним особи передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення.

Із 1 січня 2023 року лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт

10. Бухгалтерія здійснює розрахунок матеріального забезпечення на підставі е-лікарняного (за необхідності його паперової роздруківки) та рішення роботодавця або уповноважених ним осіб підприємства. Такий розрахунок записують в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця) та відображають я в бухгалтерських проводках.

11. Заповнюють заяву-розрахунок та подають до відділення ПФУ за місцем обліку, якщо це паперовий варіант. Електронну заяву-розрахунок бухгалтер формує у особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

12. Подати заяву-розрахунок до ПФУ роботодавець має не пізніше 5 робочих днів з моменту як прийняв рішення про призначення матеріального забезпечення.

13. Якщо роботодавець має оплатити паперові та е-лікарняні, він має подати заяви-розрахунки окремо за кожним видом лікарняних. При цьому якщо роботодавець подає електронну заяву-розрахунок, ПФУ рекомендує включати до неї не більше ніж 200 листків непрацездатності. Разом, якщо роботодавець має оплатити більше ніж 200 е-лікарняних за місяць, ПФУ не забороняє одразу після того як подали першу заяву-розрахунок подати наступну з новою партією е-лікарняних.

Електронні лікарняні: як опрацювати, обчислити та оплатити

Електронний листок непрацездатності є такою ж підставою для звільнення від роботи, оплати перших 5 днів хвороби, призначення матеріального забезпечення, як і його паперова версія.

Сформований е-лікарняний у день створення стає доступним для перегляду в кабінетах страхувальника та застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ (далі — е-кабінет). Але до моменту поки не набуде статусу «Готовий до сплати» не може бути використаний страхувальником як підстава для нарахування матеріального забезпечення. При цьому лікарняний з причиною непрацездатності тимчасова непрацездатність набуває статус «Готовий до сплати» через 7 днів після його закриття, а лікарняний з причиною непрацездатності «вагітність і пологи» набуває такий статус через 7 днів після його відкриття/ створення.

Після того як електронний лікарняний набув статусу «Готовий до сплати» роботодавець, протягом 10 днів має призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності, а допомогу по вагітності та пологах протягом 3-х днів. Для цього:

• електронний лікарняний друкують або залишають в електронному вигляді в кадровій службі або відповідальної особи кадрової служби (за рішенням роботодавця);
• кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та ПФУ. Зазначену інформацію, за бажанням (або визначенням роботодавця), формують у паперовому вигляді або в електронному;
• електронний лікарняний, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, передають роботодавцю або уповноваженим ним особа, для прийняття рішення про призначення матеріального забезпечення по лікарняному або про відмову у його призначенні;
• рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення роботодавець або уповноважена ним особа передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення;
• бухгалтерія здійснює розрахунок матеріального забезпечення на підставі електронних лікарняних (за необхідності їх паперової роздруківки) та рішення роботодавця або уповноваженої ним особи. Такий розрахунок записують в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця) та відображають в бухгалтерських проводках;
• заповнюють заяву-розрахунок та подають до відділення ПФУ за місцем обліку або в електронному вигляді через е- кабінет.

Електронний реєстр листків непрацездатності — це основа для появи електронного лікарняного, тож радимо тестувати Е-реєстр на порталі ПФУ.

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Індексація зарплати
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Два електронні лікарняні зі спільним номером випадку тимчасової непрацездатності: як оплатити

Уявімо ситуацію, працівнику видали один е-лікарняний з 15.10 по 17.10 та другий з 18.10 по 25.10. Обидва лікарняні мають статус «Закритий» та однаковий номер випадку тимчасової непрацездатності . Перший е-лікарняний відкрили амбулаторно, а другий — у стаціонарі. Чи засвідчують ці е-лікарняні різні страхові випадки? Чи є другий лікарняний продовженням першого? Як визначити період оплати лікарняних у такій ситуації за рахунок коштів роботодавця?

Рішення. Із 01.10.2021 до унікального номеру е-лікарняного додали номер страхового випадку. Так можна легко зрозуміти, є електронний лікарняний первинним чи, навпаки, продовження попереднього. Такі зміни внесли до Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі — Порядок № 1234).

Наразі номер е-лікарняного генерується у форматі ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. А саме: перші цифри ХХХХХХ — номер випадку непрацездатності, наступні ХХХХХХХХХХ — номер листка непрацездатності, Х — номер версії, тобто порядковий номер е-лікарняного.

Відповідно, е-лікарняні, що мають однаковий номер тимчасової непрацездатності проте відмінні номери листка непрацездатності та послідовні або навіть спільні номери версії е-лікарняних, засвідчують один і той самий страховий випадок. Тобто тимчасову непрацездатність, що засвідчують сформовані в такий спосіб електронні лікарняні, слід оплачувати із шостого дня тимчасової непрацездатності за одним середньоденним заробітком, що визначили для первинного е-лікарняного.

В описаній ситуації обидва е-лікарняних засвідчують один і той самий страховий випадок. Адже вони мають спільний/однаковий номер випадку тимчасової непрацездатності та не мають розриву у днях тимчасової непрацездатності. Аналогічної позиції дотримують фахівці ПФУ.

При цьому різницю у решті номерів лікарняного можна пояснити особливостями роботи реєстру листків непрацездатності.

Разом з цим маєте знати, що зміни внесли також до наказу МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2021 № 1066 (далі — Наказ № 1066). Наказ № 1066 визначає механізм формування медичних висновків, на підставі яких формуються е-лікарняні. Зокрема, внести зміни до е-лікарняного, у тому числі змінити його номер, може лікар, який формував медичний висновок. Зробити він це може протягом семи днів із моменту формування медвисновку. Тож аби уникнути у подальшому нарікань від ПФУ та проблем із оформленням заяви-розрахунку маєте привести у відповідність номери е-лікарняних вашого працівника. Для цього зверніться до лікаря, який формував медичний висновок щодо тимчасової непрацездатності вашого працівника на період з 18.10 по 25.10. Повідомте лікарю, що за цим страховим випадком інший медичний заклад відкривав первинний лікарняний. Тоді лікар згідно з пунктом 8 Наказу № 1066 внесе зміни до медичного висновку, сформованого на період з 18.10 по 25.10. І в результаті цього система скасує попередній е-лікарняний та сформує новий із правильним номером.

Майте на увазі, що вище вказаними змінами до Наказу № 1066 запроваджена система скорочення періоду лікарняного. Тож якщо один лікарняний наклався на інший система має скоротити період одного з них автоматично. Пріоритет скорочення лікарняного система визначає залежно від зазначеної на ньому причини непрацездатності.

У теорії провести таке скорочення система має поки лікарняний не набув статус «Готовий до оплати». Однак якщо лікарняний набув статус «Готовий до сплати», а накладка у е-лікарняних не зникла, тобто не один з них не скоротився маєте повідомити про це мед заклад який видав/сформував е-лікарняний. Лікар має опрацювати ваше звернення та внести зміни до реєстру.

Якщо ж зміни до реєстру не внесете і оплатите е-лікарняний як продовження попереднього, ПФУ може не прийняти вашу заяву-розрахунок, щонайменш без додаткових пояснень. Навіть, якщо ваші пояснення ПФУ спростує, але при цьому профінансує подану вами заяву-розрахунок, під час наступної перевірки ваше підприємстві можуть оштрафувати за нецільове використання страхових коштів.

Також зверніть увагу, що після внесення змін до Наказу № 1066 та Порядку № 1234 електронний лікарняний можете оплатити тільки після того, як він набуде статусу «Готовий до сплати». А це відбувається через 7 днів від моменту, як його сформували.

✅Чи індексувати зарплату в січні 2024-го
✅Чи платити в січні 2024 року раніше нараховану індексацію, що склалася у грудні 2022-го
✅Чи можна підвищити оклади з 01.01.2024 і не проводити індексацію

Електронні лікарняні сумісникам

Працівники-сумісники мають право на оплату листка непрацездатності тільки при умові, що на основному місці роботи їм обгрунтовано відмовили у призначенні виплати. Проте якщо сумісник має право на оплату лікарняного за місцем роботи за сумісництвом, його е-лікарняний потрібно оплатити. Як бути, якщо сумісникові оформили е-лікарняний? Жодних відмінностей із оплатою лікарняних основним працівникам.

Однак варто пам’ятати, що е-лікарняний сумісника має свої особливості. Роботодавці, у яких працівник працює за сумісництвом бачитимуть в електронному кабінеті цифрову копію е-лікарняного. Відмінність такої копії від оригіналу полягає в тому, що копія має порядковий номер, що додається до унікального номера е-лікарняного листка після знаку крапки. Цифра після крапки зростатиме в залежності від того, скільки у працівника роботодавців за сумісництвом.

Однак саме ця цифра часто призводить до помилки під час заповнення заяви-розрахунку сумісника. Коли формуєте заяву-розрахунок для працівників за сумісництвом ― вказуйте лише унікальний номер е-лікарняного сумісника без крапки та цифри після неї.

Побачити електронний лікарняний сумісника зможете в Електронному кабінеті роботодавця на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Електронний лікарняний працівника відображається в електронних кабінетах усіх страхувальників, з якими працівник — застрахована особа перебуває в трудових відносинах на момент настання страхового випадку, тобто і в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом.

Надавати за місцем роботи за сумісництвом копію листка непрацездатності, засвідчену підписом керівника й печаткою за основним місцем роботи, не потрібно.

Електронні лікарняні: як оплачувати особі, яка працює за ЦПД

Особи, які працюють на умовах ЦПД, із 11.10.2017 мають право на матеріальне забезпечення в разі тимчасової непрацездатності. Виплачуйте допомогу за умови що:

• страховий випадок настав у період дії договору;
• через страховий випадок фізособа втратила певну частину заробітку, доходу;
• особа, що працює на умовах ЦПД не перебуває у трудових відносинах які оформлені трудовим договором, а якщо перебуває їй обгрунтовано відмовлено у призначенні виплати по лікарняному.

Тобто коли оплачуєте роботу повністю у визначений договором строк, не платіть за листком непрацездатності, адже заробітку, доходу працівник не втратив.

Якщо виконавець за ЦПД приніс листок непрацездатності, складіть і подайте до ПФУ заяву-розрахунок. Коли отримаєте фінансування, виплатіть їх протягом 10 днів.

Щоб отримати фінансування від ПФУ, додайте до заяви-розрахунку копію Додатку 5 до Податкового розрахунку (Д5), що відображає суму ЄСВ, нарахованого за ЦПД. Адже податківці хочуть бачити суми доходу, що виплатили за ЦПД у місяцях розрахункового періоду.

Оптимізований текст з використанням ключового запиту “витяг з електронного лікарняного”:

Хоча електронні лікарняні запроваджені ще з жовтня 2021 року, можливість отримати витяг із електронного лікарняного з’явилася лише в травні 2022 року.

Витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності (далі — Витяг з ЕРЛН) підтверджує факт тимчасової непрацездатності застрахованої особи так само, як і оригінал електронного лікарняного. Це стало особливо актуальним у період воєнного стану, коли можливість отримати страхову виплату за лікарняним стала важливою.

Лікарняні: нарахування і оплата

Як нараховувати лікарняні, що треба знати про електронний листок непрацездатності, що означає його статус, коли застосовувати під час воєнного стану паперовий листок непрацездатності – відповіді у консультації

Листок непрацездатності: що потрібно знати

Підтверджує хворобу працівника листок непрацездатності. Основним зараз є електронний листок непрацездатності. Формується такий листок непрацездатності (е-лікарняний) на основі електронного медичного висновку, який створює лікар. Далі листок непрацездатності потрапляє до Електронного реєстру листків непрацездатності, а побачити його можна в особистому кабінеті роботодавця на вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ), який з 1 січня 2023 року займається виплатою лікарняних замість ліквідованого Фонду соціального страхування (ФСС). Якщо листок непрацездатності відсутній, оплачувати лікарняні не можна.

Однак лише того, що листок непрацездатності є у системі, недостатньо. Оплачувати листок непрацездатності можна лише тоді, коли він отримує статус «Готовий до сплати», що прирівнюється до його видачі. Для звичайних листків непрацездатності, які непов’язані з вагітністю та пологами, — 7 днів після дати відкриття (див. п. 1 Розділу ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234). Упродовж цього часу лікар може змінити медичний висновок.

Якщо через проблеми роботи електронного кабінету та реєстру лікарняних під час війни, е-лікарняний так і не змінили свій статус на «Готовий до сплати», то у такому разі бухгалтер може сам відрахувати дані 7 днів і нарахували такі лікарняні.

Таблиця-шпаргалка зі статусами е-лікарняних, яка складена на основі роз’яснення ПФУ.

РОЗ’ЯСНЕННЯ СТАТУСІВ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ (від ПФУ)

Значення статусу

Е-лікарняний набуває цього статусу дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За е-лікарняними з таким статусом ще не можна нараховувати кошти.

Статус «Закритий» змінюється на «Готовий до сплати» через 7 днів після дати:

• закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
• відкриття (початок строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.

Варто знати: якщо статус зміниться раніше, необхідно зачекати, адже впродовж семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни

«Готовий до сплати»

Страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. За е-лікарняними з таким статусом роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг ПФУ заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до ПФУ

Медвисновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар впродовж 7 днів створює коректний медвисновок, на підставі якого створюється новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримує статус «Помилково сформований».

Виплати за такими е-лікарняними не проводяться

Е-лікарняний створений на підставі медвисновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним

Цього статусу листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спецрахунок для зарахування страхових виплат надсилаються кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі

Із консультації дізнаєтесь, у яких випадках, кому і як оплачувати е-лікарняні, який порядок їх обчислення, обмеження розміру, оподаткування і відображення у звітності

Паперовий листок непрацездатності

Випадки, коли виписувати паперові лікарняні, роз’яснює МОЗ на своєму сайті. Один з них – якщо в умовах воєнного стану користувачі не мають доступу до Електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ).

Такі лікарняні зараз можуть бути двох видів:

• паперовий листок непрацездатності на оригінальному бланку (з водяними знаками, – старий бланк, який існував до введення е-лікарняних у 2021 році);
• паперовий листок непрацездатності на роздрукованому бланку. Тобто на бланку роздрукованому на принтері на звичайному папері. Такий лікарняний може видаватися у період дії воєнного стану та впродовж 3-х місяців з дня його припинення, якщо заклад охорони здоров’я не має оригінальних бланків листків непрацездатності та можливості їхнього отримання (п. 8 1 Наказу МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2022 № 1066). У такому разі у рядку серії бланка зазначається ЄДРПОУ медзакладу, а у рядку номера бланка – порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності такого медзакладу.

Такий листок непрацездатності перед оплатою слід перевірити за всіма критеріями, що використовували раніше до того, як з’явилися лікарняні онлайн. Передусім — на наявність всіх печаток: лікаря, який виписав лікарняний; завідувача відділення та печатки медзакладу.

Лікарняні: як нараховуються

Основними нормативними документами, на які слід опиратися під час нарахування лікарняних у 2024 році, є:

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105). Увага: цей Закон з 01 січня 2023 року діє у новій редакції, що пов’язано з приєднанням з передачею виплати лікарняних до ПФУ;
• Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266). Також даний Порядок був оновлений з 01 січня 2023 року;
• Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у звʼязку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 № 12(далі — Порядок № 12). Даний порядок продовжує тимчасово діяти попри ліквідацію ФСС до розробки ПФУ нового (див.Постанову правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3).

Оплата лікарняного: правило 5 днів

Оплата лікарняних упродовж перших 5 днів хвороби відбувається за кошт роботодавця (абз. 2 ч. 2 ст. 15 Закону № 1105). Починаючи із 6-го дня — за рахунок ПФУ. Тож якщо працівник хворів більше 6 днів, вам доведеться заповнити та подати до ПФУ заяву-розрахунок. У ній зазначити суму лікарняних, яку має виплатити ПФУ. Якщо працівник хворіє лише 5 днів, то ніяких розрахунків до ПФУ подавати не потрібно.

Правило 5 днів поширюється й на лікарняні під час перебуванні в закладі охорони здоров’я, на самоізоляції під медичним контролем.

Зверніть увагу, що підприємства та організації товариств УТОГ і УТОС лікарняні за перші 5 днів також сплачуються за їхній рахунок, як і всі.

Із 01.01.2023 лікарняні й декретні оплачує ПФУ. Долучайтеся до вебінару «Як оплачувати лікарняні у 2024 році: розбираємо робочі кейси», щоб з’ясувати, як змінився порядок оплати лікарняних у 2024 році. Дізнаєтеся, що врахувати під час обчислення й виплати лікарняних і декретних, щоб працівники установи цьогоріч отримували виплати без затримок.

1. Що відбулося в системі соціального страхування за останній рік
2. Чим керуватися в роботі
3. Які зміни внесли до законодавства
4. Який порядок обчислення лікарняних
5. До кого та в який спосіб застосовувати обмеження лікарняного розміром мінзарплати
6. Як визначати страховий стаж для оплати лікарняних
7. Як оформити й подати заяву-розрахунок для оплати лікарняних
8. За що роботодавця може оштрафувати Пенсійний фонд України
9. Відповіді на ваші запитання.

Однак винятки з правила 5 днів є. Так, як і раніше, оплачуються з 1-го дня за рахунок ПФУ зокрема такі соцвиплати (ч. 2 ст. 15 та ст. 18 Закону № 1105):

• допомога у звʼязку з вагітністю та пологами (декретних);
• лікарняні у звʼязку з доглядом за хворою дитиною чи хворим членом сім’ї.

Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо

Лікарняні: алгоритм нарахування

Розрахунок лікарняних доволі простий. Розбираємо крок за кроком.

ПОРЯДОК НАРАХУВАННЯ ЛІКАРНЯНИХ

Послідовність кроків

Визначте розрахунковий період та його тривалість у календарних днях. Водночас вилучіть ті дні, коли працівник не працював з поважних причин, наприклад хворів (див. п. 3 Порядку № 1266)

перевірте страховий стаж працівника (загальний і за 12 місяців)

Розрахуйте середню зарплату за розрахунковий період.

Формула розрахунку середньоденної зарплати така:

ЗПсер = ЗПрп : КДрп,

• ЗПрп — сума зарплати за розрахунковий період, на яку нараховували ЄСВ;
• КД — кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Віднімати святково-неробочі дні чи вихідні у такому розрахунку не потрібно

Загальна ситуація

(за останні 12 місяців є страховий стаж 6 місяців)

Визначити кількість днів лікарняного та знайти саму суму лікарняних, перемноживши середню зарплату на кількість днів з урахуванням понижувального коефіцієнта страхового стажу. Формула розрахунку:

Л = ЗПсер × КДл × Ксс,

• КДл – кількість днів лікарняного;
• Ксс – понижувальний коефіцієнт страхового стажу*

Якщо страхового стажу за останні 12 місяців недостатньо

(за останні 12 місяців страховий стаж < 6 місяців)

Визначте максимальне обмеження щодо ЗПсер макс:

ЗПсер макс = МЗП / 30,44,

• МЗП – мінімальна заробітна плата у місяці виходу на лікарняний;
• 30,44 – середньомісячна кількість к. днів

Порівняйте середньоденну зарплату та максимальне обмеження та оберіть варіант розрахунку:

• якщо ЗПсер ≥ ЗПсер макс – у якості середньоденної зарплати для розрахунку застосуйте ЗПсер макс. Понижувальний коефіцієнт при цьому не застосовуйте. Тобто Л = ЗПсер макс × КДл;
• якщо ЗПсер < ЗПсер макс– користуйтеся алгоритмом для загальної ситуації, тобто використовуйте як середньоденну ЗПсер

* значення Ксс у формулі в залежності від страхового стажу (див. ч. 1 ст. 17 Закону № 1105): 0,5 – менше 3 років; 0,6 – від 3 до 5 років; 0,7 – від 5 до 8 років; 1,0 – більше 8 років

Розглянемо тепер кожний із цих кроків детальніше.

Лікарняні: розрахунковий період

Розрахунковий період — це той проміжок часу, період, за який здійснюємо розрахунок середньоденної зарплати для оплати днів тимчасової непрацездатності працівника. У стандартній ситуації це 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу на лікарняні. Місяць, у якому був відкритий лікарняний, у розрахунковий період не входить.

Однак можуть бути й інші ситуації, коли працівник відпрацював менше, ніж 12 місяців. Як їх вирішити — показуємо.

РОЗРАХУНКОВИЙ ПЕРІОД,

щоб обчислити лікарняні

Період перебування у трудових відносинах

Розрахунковий період

стандартна ситуація:

12 місяців та більше

12 календарних місяців, що передують місяцю хвороби

відпрацьовано менше 12 місяців:

від 1 до 12 місяців

повністю відпрацьовані календарні місяці, що передують місяцю хвороби

менше 1 календарного місяця

час перебування у трудових відносинах (календарних днів) — з дати укладання трудового договору до дати настання страхового випадку

Увага: якщо працівника прийняли на роботу у перший робочий день місяця, але він не є першим календарним днем, то цей місяць повністю виключається з розрахункового періоду.

Як бути, якщо працівник захворів у перший день роботи? У нього не буде розрахункового періоду. У такому випадку середньоденну зарплату розраховуйте на підставі тарифної ставки або її частини (якщо особа працює у режимі неповного робочого часу). Її розділіть на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44.

Тривалість розрахункового періоду обчислюйте у календарних днях. До розрахункового періоду не включайте днів, не відпрацьованих із поважних причин (п. 3 Порядку № 1266). Це дні:

• тимчасової непрацездатності;
• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6)-річного віку;
• відпустки без збереження зарплати;
• дні призупинення дії трудового договору у звʼязку з агресією рф (дану причину додали з 1 січня 2023 року, але до цього дані дні теж не враховувалися ­­на основі роз’яснення Мінсоцполітики у листі від 07.07.2022 № 53/0/248-22).

Зверніть увагу, що цей перелік поважних причин у пункті 3 Порядку № 1266 є вичерпним. У ньому немає, наприклад, днів простою. Це означає, що дні відсутності на роботі з таких незазначених тут причин виключати, коли нараховуються лікарняні, не потрібно. А отже —вони будуть зменшувати середньоденну зарплату.

Після того як визначили розрахунковий період, обчисліть сумарний заробіток за цей період. Підсумуйте усі виплати, на які нараховували ЄСВ (за винятком оплати днів тимчасової непрацездатності). Виплати, які не входять до фонду оплати праці (наприклад, лікарняні, декретні, разова матеріальна допомога, добровільне медстрахування), у розрахунку лікарняних участі не беруть.

Зауважимо, що до розрахунку середньоденної зарплати включайте зарплату у сумі, що потрапила до бази нарахування ЄСВ.

Лікарняні: середня зарплата для розрахунку

Коли розраховуєте лікарняні, щонайперше розрахуйте середньоденну зарплату (ЗПсер): суму заробітку працівника за розрахунковий період, на який нараховували ЄСВ, розділіть на кількість календарних днів у цьому періоді (див. п. 3 Порядку № 1266). Тобто маємо:

ЗПсер = ЗПрп : КДрп,

• ЗПрп — сума зарплати за розрахунковий період, на яку нараховували ЄСВ;
• КД — кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Віднімати святково-неробочі дні чи вихідні у такому розрахунку не потрібно.

Розрахунок лікарняних: приклад

Лікарняні (Л) нарахувати, коли є вже розрахована середня зарплата, досить просто:

Л = ЗПсер × КДл × Ксс,

• КДл — кількість днів лікарняного;
• Ксс — понижувальний коефіцієнт страхового стажу.

Однак, якщо страхового стажу за 12 місяці недостатньо, то ЗПсер визначається з урахуванням максимального обмеження. Якщо воно застосовується, то Ксс не використовується (див. далі).

Визначимося спершу, що ж таке розрахунковий період та коефіцієнт страхового стажу.

Стаж для лікарняного

Понижувальні коефіцієнти страхового стажу для лікарняних наведено нижче у таблиці. До уваги береться загальний страховий стаж .

ПОНИЖУВАЛЬНІ КОЕФІЦІЄНТИ СТРАХОВОГО СТАЖУ

Страховий стаж

Розмір лікарняних,
% середньоденної зарплати

Значення Ксс у формулі розрахунку

Від 3 до 5 років

Від 5 до 8 років

Однак лікарняні у розмірі 100% середньої зарплати нараховуються також пільговим категоріям працівників, які визначені у частині 1 статті 17 Закону № 1105, зокрема:

• постраждалим унаслідок Чорнобильської катастрофи категорій 1-3;
• одному з батьків або особі, що їх замінює і доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
• жертвам нацистських переслідувань (Закон України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III);
• донорам, які мають право на пільгу, передбачену у статті 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX.

Однак це не всі нюанси, на які впливає страховий стаж працівника (див. далі про Вплив страхового стажу на розрахунок лікарняних 2024).

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

Стандартний приклад розрахунку лікарняних

Працівник хворів із 13.02.2024 по 25.02.2024 (13 к. днів). За розрахунковий період лютий 2023–січень 2024 такому працівнику нарахували 320 тис. грн заробітної плати. Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. Невідпрацьованих з поважних причин днів у розрахунковому періоді не було. Страховий стаж за останні 12 к. місяців роботи – більше 6 місяців.

Розраховувати лікарняні потрібно так:

• середньоденна зарплата = 320000/365 = 876,71 грн/день;
• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 876,71×5×0,7 = 3068,49 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ПФУ) = 876,71×8×0,7 = 4909,58 грн;
• загальна сума лікарняних = 3068,49 + 4909,58 = 7978,07 грн.

Як нарахувати лікарняні, якщо у розрахунковому періоді є щорічна відпустка, лікарняний, відпустка без збереження

Працівник хворів із 13.02.2024 по 25.02.2024 (13 к. днів). За розрахунковий період лютий 2023–січень 2024 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн заробітної плати, у т.ч. відпускні . Крім того, у розрахунковому періоді було 5800 грн лікарняних (див. нижче).

Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. Страховий стаж за останні 12 к. місяців роботи – більше 6 місяців. У розрахунковому періоді є дні невідпрацьовані з поважних причин, а саме:

• лютий 2023 – 5 днів лікарняного, нараховано 2100 грн лікарняних;
• березень 2023 – 31 к. день, призупинення трудових відносин;
• квітень 2023 – 30 к. днів , призупинення трудових відносин;
• червень 2023 – 9 днів лікарняного, нараховано 3700 грн лікарняних;
• липень 2023 – щорічна відпустка, 24 к. дні, нараховано відпускних 15000 грн;
• вересень 2023 – відпустка за власний рахунок тривалістю 25 к. днів.

Дані прикладу у цілому нагадують такі з прикладу 1. Однак тут є дні й виплати, які не враховуються. По-перше, це дні, проведені на лікарняному, що потрапили на розрахунковий період – їх 14 к. днів (=5+9). Щодо самих лікарняних, то вони у 320 тис. грн у даному прикладі не входять, адже не належать до фонду оплати праці. Через це суму лікарняних віднімати не будемо.

По-друге, це дні призупинення трудових відносин, які теж слід виключити. Це 61 к. днів (= 31+30) (див. п. 3 Порядку № 1266).

Щодо відпускних – вони залишаються, як і дні проведені у відпустці. Вони не згадуються у п. 3 Порядку № 1266, тому не вважаються поважною причиною для цілей розрахунку лікарняних.

Дні відпустки без збереження також треба відняти.

Розрахувати лікарняні тоді потрібно так:

• середньоденна зарплата = 320000/(365 – 14 – 25 – 61) = 320000/265 = 1207,55 грн/день;
• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 1207,55×5×0,7 = 4226,43 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ПФУ) = 1207,55×8×0,7 = 6762,28 грн;
• загальна сума лікарняних = 4226,43 + 6762,28 = 10988,71 грн.

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Як швидко треба розрахувати й виплатити лікарняні по новому 2024

Оплачувати лікарняні, включно з рішенням комісії (уповноваженого) з соцстрахування, розглядається впродовж 10 робочих днів з дня видачі лікарняного, тобто з дня, коли електронний листок непрацездатності змінив статус на «Готовий до сплати» (див. ч. 1 ст. 24 Закону № 1105). Зверніть увагу, що цей термін на листок непрацездатності з відпустки у звʼязку вагітністю та менший – 3 робочих дні.

Також є ще є такі строки розрахунку, виплати та звітування щодо лікарняних:

• 5 робочих днів — подати заяву-розрахунок на фінансування до ПФУ з дати прийняття рішення про призначення лікарняних (абз. 2 п. 2 Порядку № 12);
• 3 робочі дні після надходження заяви-розрахунку — ПФУ має перерахувати кошти. На жаль, буває, що ПФУ не дотримується цього строку (оновлений абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105);
• разом з найближчою зарплатою — виплатити лікарняні (пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закону № 1105). Це стосується і оплати перших 5 днів непрацездатності, і решти днів, які оплачуються за рахунок ПФУ. Тільки для перших 5 днів – це найближчий день з рішення про оплату листка непрацездатності, а для решти днів – з дня надходження грошей з ПФУ на спецрахунок. Можна виплатити й раніше, не чекаючи авансу чи виплати зарплати за другу половину місяця;
• впродовж місяця з дня виплати коштів з ПФУ— відзвітувати до ПФУ про виплату лікарняних за спеціальною формою повідомлення, яку можна знайти в Додатку 2 до Порядку № 12 (п. 10 Порядку № 12). Тож зволікати не варто. Форма даного повідомлення має з’явитися в особистому кабінеті на веб-порталі ПФУ. Альтернативний варіант – подати у паперовому вигляді до сервісного центру ПФУ за тими ж правилами, що й заяву-розрахунок.

Якщо ж відмовляєте в оплаті лікарняного, то обґрунтоване повідомлення про відмову в призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності слід видати заявнику не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення (абз. 2 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Лікарняні 2024: вплив страхового стажу на розрахунок

Сума лікарняних залежить не тільки від середнього заробітку працівника, а й від його страхового стажу. Щодо останнього важливо знати два показники:

• загальний страховий стаж працівника. Він впливає на понижувальний коефіцієнт (Ксс), який уже розглянули раніше;
• страховий стаж працівника впродовж 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому він захворів.

Дізнатися про страховий стаж працівник може за допомогою довідки ОК-5 або ж ОК-7. До речі, отримати ці довідки наразі можна і дистанційно через вебпортал ПФУ або через застосунок «Дія» на смартфоні (розділ «Довідки та витяги»).

Якщо працівник упродовж 12 місяців перед настанням страхового випадку заробив собі страховий стаж менше 6 місяців, то він має право на лікарняні, розраховані виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але не більші за розмір допомоги, розрахованої з мінімальної зарплати.

На січень-березень 2024 року розмір мінімальної зарплати встановлений 7100 грн, тому максимальна середньоденна зарплата для лікарняних у січні-березні 2024 року становить 233,25 грн (=7100 грн/30,44).

У квітні-грудні 2024 року мінімальна зарплата зростає до 8000 грн, а отже, максимальна середньоденна зарплата для лікарняних для квітня-грудня 2024 року стає 262,81 грн (=8000 грн/30,44).

Увага: до розміру денної виплати, обчисленої з розрахунку мінімальної зарплати, відсоток, який залежить від страхового стажу, не застосовуйте.

Допоможемо правильно заповнити Податковий розрахунок та його додатки, зокрема Д1, 4ДФ, Д5, Д6. Підкажемо, на які реквізити звернути особливу увагу та як виправляти помилки

Приклад нарахування лікарняних, коли страховий стаж замалий; простій

Працівник хворів із 13.02.2023 по 25.02.2024 (13 к. днів). Працівник працює на підприємстві з жовтня 2023 року. За розрахунковий період лютий 2023–січень 2023 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн заробітної плати, у т.ч оплата простою у лютому 2023 року. Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, але за останні 12 к. місяців він всього лише 4 місяці, так як працівник ніде офіційно перед жовтнем 2023 року цілий рік не працював.

Перед тим, як рахувати звернемо увагу на простій. Так як він не належить до поважних причин, то дні за ним не віднімаються та враховуються у загальній кількості к. днів розрахункового періоду. Щодо оплати простою, то віднімати її також не треба, так як оплата простою належить до фонду зарплати — фонду додаткової зарплати. Тобто є складовою частиною зарплати, яка повністю враховується при розрахунку лікарняних.

Увага: оплата простою не зменшує кількості к. днів під час розрахунку лікарняного.

Лікарняні тоді матимуть такий вигляд:

• середньоденна зарплата = 320000/365 = 876,71 грн/день > 233,25 грн.

Отже, спрацьовує обмеження й розраховуємо лікарняні саме на основі мінімальної середньоденної зарплати. Понижувальний коефіцієнт при цьому не застосуємо. Наявність простою у розрахунковому періоді на застосування максимального обмеження суми лікарняних значення не має. Навіть, якщо б простою не було – усе одно обмеження застосовувалося, так я у працівника немає достатньо страхового стажу за останні 12 місяців.

Увага: відсутність достатнього стажу за 12 місяців обмежує середньоденну в розрахунку лікарняних.

Продовжуємо розраховувати лікарняні:

• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 233,25 ×5 = 1166,25 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ПФУ) = 233,25 ×8 = 1866 грн;
• загальна сума лікарняних = 1166,25 + 1866 = 3032,25 грн.

Зверніть увагу, що понижувальний коефіцієнт страхового стажу Ксс = 0,7, як у прикладах 1 та 2, у даному разі не застосовуємо, так яку лікарняні рахуються з застосуванням максимального обмеження (ЗПсер макс) на середньоденну зарплату (ЗПсер).

Завищили суму лікарняних з ПФУ: що робити

Під час оплати лікарняних може й трапитися таке, що сума лікарняних для оплати ПФУ у заяві-розрахунку була завищена та отримана на спецрахунок. Потім виявлена помилка. Що робити у такій ситуації, роз’яснює лист ПФУ від 01.02.2024 № 2800-030401-8/6443, за яким страхувальнику необхідно:

• сформувати корегуючу заяву-розрахунок за типом «Корегуюча зменшення» до заяви, яка була профінансована;
• повернути зайво замовлені кошти, нараховані за дні тимчасової непрацездатності на рахунок ПФУ.

Якщо сума коштів була виплачена, то ще може знадобитися виправлення помилок у Податковому розрахунку, зокрема у Додатку Д1, якщо дані суми вже провели по звітності.

✅Чи індексувати зарплату в січні 2024-го
✅Чи платити в січні 2024 року раніше нараховану індексацію, що склалася у грудні 2022-го
✅Чи можна підвищити оклади з 01.01.2024 і не проводити індексацію

Типові помилки під час розрахунку лікарняних

Серед найбільш поширених помилок, коли розраховують лікарняні, які були виявлені під час перевірок ПФУ, є такі (інформація від ГУ ПФУ у м. Києві):

• невірне визначення страхового стажу;
• неправильно порахована середня зарплата, зокрема з причини помилки у кількості днів занятості та визначенні нарахованої зарплати у розрахунковому періоді;
• оплата допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю за рахунок коштів ПФУ одночасно з оплатою періоду простою (в період перебування у простої не з вини працівника втрати зарплати не відбувається, а тому здійснювати виплату допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю як компенсацію втраченого заробітку підстав немає, лист ПФУ від 22.02.2023 № 2800-030401-8/9101);
• перевищення суми декретних (допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами) у розрахунку на місяць розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески;
• оплата допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю, в розрахунку на місяць вище за розмір мінімальної зарплати, у випадку, коли впродовж 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Держреєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування застраховані особи мали страховий стаж менше 6 місяців;
• оплата днів огляду застрахованої особи у медико-соціальній комісії із встановленням групи інвалідності та/або оплата допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю після встановлення групи інвалідності.