Менеджмент (2002)

Менеджмент підприємства являє собою поєднання різних функцій (видів діяльності), які виникають внаслідок поділу управлінської праці. Спеціалізовані види різноманітних робіт називаються функціями управління. Слово функція в перекладі з латинської означає здійснення, виконання. Кожна управлінська функція спрямована на розв’язання специфічних і різноманітних проблем взаємодії між окремими підрозділами та робочими місцями фірми, що вимагає здійснення великого комплексу конкретних заходів.

У функціях виявляються сутність і зміст управління. Функція— це об’єктивна складова управління як цілого, прояв якої є формою прояву цілого. У цьому виявляється системний підхід до формування поняття і структури функцій управління.

Коло проблем у процесі управління організацією зводиться до визначення конкретної мети розвитку, виявлення її пріоритетності, черговості й послідовності реалізації. На цій основі розробляються господарські завдання, визначаються основні напрями і шляхи розв’язання цих завдань, необхідні ресурси й джерела їхнього забезпечення, встановлюється контроль за виконанням їх. Реалізація загальних завдань вимагає створення необхідних економічних та інших умов у сфері управління. Так, завдання пристосування виробництва до вимог і попиту ринку передбачає виконання функції маркетингу; визначення основних напрямів і пропорцій розвитку матеріального виробництва з урахуванням джерел його забезпечення розв’язується шляхом здійснення функції планування; налагодження організаційних відносин між різними підрозділами та виконання рішень і планових показників господарської діяльності фірми досягається шляхом реалізації функції організації; перевірка діяльності, а також порівняння її з наміченою метою і напрямами розвитку здійснюється через функцію контролю. Це означає, що зміст кожної функції управління визначається специфікою завдань, які розв’язуються в рамках функції. Тому складність виробництва і його завдань визначає всю складність управління та його функцій.

Єдиний процес управління фірмою розчленовується на спеціалізовані функції з метою закріплення окремих видів робіт за виконавцями і впорядкування таким чином процесу управління, забезпечення високого професіоналізму виконання управлінських робіт. Функції управління відбивають конкретний зміст управлінської діяльності як самого менеджера, так і апарату управління, характеризують вид цієї діяльності, сукупність обов’язків, закріплених за окремим працівником, підрозділом, призначення тієї або іншої ланки керівної системи.

Функції управління діяльністю підприємства, а відповідно і методи реалізації їх, не є незмінними, сталими. Вони постійно модифікуються і змінюються, у зв’язку з чим ускладнюється зміст робіт, виконуваних відповідно до їхніх вимог. Розвиток кожної функції управління відбувається не тільки під впливом внутрішніх закономірностей удосконалення їх, а й під впливом вимог розвитку інших функцій. Будучи частиною загальної системи управління, кожна з функцій має вдосконалюватися в напрямі, що визначається загальною метою і завданнями функціонування і розвитку фірми в конкретних умовах. Це веде до зміни змісту кожної функції.

Так, зміст поняття маркетинг спочатку пов’язували зі збором і аналізом усіх факторів, що відносяться до сфери обміну товарів та послуг, починаючи від випуску цих товарів виробником і закінчуючи доведенням їх до споживача. Тобто метою маркетингу вважалося забезпечення збуту продукції. Проте пізніше зміст цього поняття суттєво змінився.

Функція планування також набула якісно нових рис і особливостей. У сучасних умовах планування діяльності підприємства набуло принципово нового змісту, оскільки потреба в ньому випливає з величезних масштабів усуспільнення виробництва. Нині ця функція розвивається і суттєво доповнюється функцією маркетингу, у зв’язку з чим планування набуває нового змісту. Особливо розширюється горизонт планування. Отже, планування розв’язує не тільки оперативні завдання, а й завдання перспективного розвитку, що є якісно новим у змісті планування.

У зв’язку з цим помітні зміни відбулися у змісті функції контролю. Він тісно пов’язаний із здійсненням функції планування і сприяє більш повній його реалізації. Це означає, що до вивчення функцій управління не можна підходити з чисто формального боку, а необхідно виявляти й аналізувати зміни, що відбуваються в змісті управлінських понять і уявлень про них, оскільки ці зміни відбивають глибинні процеси в системі суспільного виробництва.

Функції управління можна розглядати як з погляду їхніх виконавців — конкретних працівників управлінського апарату, так і з погляду змісту процесу управління, характеру виконуваних робіт. У функціях менеджменту поєднуються (зливаються) воєдино принципи, методи й зміст управлінської діяльності.

Головними ознаками для класифікації функцій управління є: вид управлінської діяльності, що дає змогу відрізнити одну роботу від інших у процесі поділу управлінської праці; спрямованість видів діяльності на керований об’єкт або фактори зовнішнього середовища.

За цими ознаками можна виділити загальні та специфічні функції менеджменту.

Загальні функції визначають лише вид управлінської діяльності незалежно від місця її прояву, виду організації, характеру діяльності, масштабів і т. ін. Загальні функції властиві управлінню будь-якою організацією. Вони немовби поділяють зміст управлінської діяльності на види робіт за ознакою послідовності виконання за часом з метою отримання наперед визначеного результату.

Взаємозв’язок між загальними функціями менеджменту організації зображено на рис. 11, який ілюструє процес управління. Стрілки на рисунку показують, що рух від стадії планування до стадії контролю можливий лише шляхом виконання робіт з організації та мотивації працівників при загальній координації всіх функцій.

Специфічні (особливі) функції виникають внаслідок горизонтального поділу праці, визначають його спрямованість на конкретний об’єкт управління та повністю залежать від організації. Зміст специфічних функцій управління в різних організаціях відображає їхні особливості, зокрема: призначення, тип виробництва, складність виробництва продукції, спеціалізацію тощо. Наприклад, управління основним виробництвом, збутом продукції, постачанням, фінансами, маркетингом.

Кожна специфічна функція управління в організації є комплексною за змістом, і для належного виконання її необхідно здійснити загальні функції (планування, організацію, координацію, мотивацію, контроль).

Поділ функцій на загальні та специфічні певною мірою умовний, оскільки в реальних умовах управління виробництвом вони не існують осібно, а тісно переплітаються між собою, взаємно проникають та доповнюють одна одну. Функції менеджменту перебувають у діалектичному зв’язку, взаємозалежності та єдності. Для того щоб ефективно реалізувати певну функцію менеджменту, необхідно виконати весь комплекс функцій, які належать до відповідної сфери діяльності підприємства, використовуючи різноманітні методи управлінського впливу.

Усі менеджери, незалежно від посади, як правило, виконують одні й ті ж функції в організації будь-якого типу. Навіть у найменших організаціях і на етапі становлення підприємства, і в процесі його становлення, і в процесі функціонування менеджери займаються плануванням, організаційними питаннями, координацією, мотивацією та контролем. Розглядаючи процес управління, необхідно пам’ятати, що різним рівням управління відповідають різні обов’язки на кожній стадії цього процесу.

Серед функцій управління особливу, найважливішу роль відіграє функція прийняття рішень. Останні мають бути оперативними, перспективними, відповідати місії підприємства, враховувати поточний стан об’єкта управління. Безпосередньо проблеми розробки та прийняття управлінських рішень більш докладно буде розглянуто пізніше.

Функція цілепокладання полягає не тільки в розробленні основної, поточної і перспективної мети діяльності в бізнесі, а й у пошуку відповіді на запитання, як фірма конкретно буде домагатися реалізації поставленої мети. Це завдання розв’язується за допомогою функції менеджменту — планування. Хто робить, що і коли, які ресурси для цього будуть потрібні — ось головні завдання функції планування.

Функції управління

Функція (від лат. виконання) — поняття, широко вживане в багатьох науках, — у філософії, математиці, соціології, економіці, біології і т.д. Функція може позначати обов’язок, діяльність або здатність до діяльності, роль, властивість, значення, компетенцію, завдання, залежність однієї величини від іншої тощо.

Управління підприємством доцільно розглядати як процес, тому що робота для досягнення мети — це не одноразова дія, а серія безперервних взаємопов’язаних дій. Ці дії дуже важливі для успіху організації. їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція також є процесом, оскільки складається із серії взаємопов’язаних дій. Процес управління — це загальна сума всіх функцій.

У літературі з управління виробництвом можна натрапити на різні визначення сутності функцій управління. Проф. Й.С. Завадський під функціями менеджменту розуміє види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об’єкта, зумовлені кооперацією і поділом праці всередині управлінського персоналу [12, с. 51]. Вони є взаємозумовленими і взаємопов’язаними складовими частинами процесу управління, які відрізняються за метою. Кожній функції властиве замкнуте коло робіт (підфункцій), котрі об’єднуються змістом і відіграють певну роль в управлінській діяльності. Функціональність характерна для будь-яких організаційних зусиль людей. Проф. В.В. Євдокимов під функцією управління розуміє спеціальні постійні обов’язки однієї або декількох осіб, коли виконання цих обов’язків приводить до досягнення певного ділового результату [10, с. 18]. Проф. Г.Г. Кірейцев визначає функцію в господарській практиці як “. зовнішній прояв та (або) збереження властивостей певного об’єкта чи процесу в системі відносин, що фактично склалися” [18, с. 47]. Як бачимо, поняття функції управління є предметом наукових дискусій і до цього часу не має однозначного визначення. Найпоширенішою є точка зору про те, що “функції управління — це спеціалізовані частини регулярної організованої діяльності, які визначаються однорідністю завдань, дій або об’єктів застосування цих дій” [23, с. 26].

З організаційно-технічного погляду серед функцій менеджменту розрізняють загальні і специфічні.

Загальні функції поділяються за стадіями (етапами, фазами) менеджменту — за плануванням, організацією, регулюванням і координацією, мотивацією, обліком і контролем.

Специфічні функції поділяються насамперед за формою поділу процесу менеджменту па складові частини: лінійне керівництво; технологічна, технічна та економічна підготовка виробництва; бухгалтерський облік, матеріально-технічне забезпечення і реалізація продукції; добір, розстановка і підвищення кваліфікації кадрів.

Серед функцій менеджменту розрізняють також загально-організаційні, які виконують керівники підприємств та їхніх виробничих підрозділів; спеціалізовані, які здійснюють різні спеціалісти; обслуговуючі, пов’язані з обліком, звітуванням, здійсненням операцій з діловодства.

Функції можуть об’єднуватися в певні групи і за іншими ознаками (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Класифікація функцій менеджменту

Найбільш вдалою нам здається класифікація функцій управління Е.Я. Уткіна [32, с. 11—12], наведена нижче.

• 1. Планування, у межах якого визначають мету ринкової діяльності, необхідні для цього засоби, розробляють методи, найбільш ефективні в конкретних умовах.
• 2. Організація. її завданням є формування структури підприємства, забезпечення її всім необхідним для нормальної роботи — кадрами, матеріалами, обладнанням, спорудами, грошовими коштами тощо. Організація спрямована на створення необхідних умов для досягнення запланованої мсти.
• 3. Мотивація. Вона передбачає організацію працівників, спонукаючи їх до ефективної праці, щоб досягти поставленої мети. Для цього впроваджують різноманітне матеріальне та моральне стимулювання, створюють умови для виявлення творчого потенціалу і розвитку працівників.
• 4. Контроль. Його завдання — кількісна та якісна оцінка й облік результатів роботи. Головні інструменти цієї функції — спостереження, перевірка всіх складових діяльності підприємства, облік і аналіз. Контроль виступає в системі управління елементом зворотного зв’язку. На основі його даних здійснюють коригування прийнятих рішень, планів, норм і нормативів.
• 5. Координація. Це функція менеджменту, яка гарантує безперервність дій. Мета координації — досягти узгодженості в роботі всіх ланок організації (підприємства) шляхом встановлення між ними оптимальних зв’язків (комунікацій). Для цього широко використовують звіти, інтерв’ю, конференції, комп’ютерний зв’язок, засоби радіо – та телемовлення тощо. За допомогою різних форм зв’язку забезпечують взаємодію між підсистемами, здійснюють маневрування ресурсами, досягають єдності й узгодженості всіх функцій менеджменту, а також дій керівників.

Цей перелік буде неповним без двох функцій, наведених у відомому підручнику американських авторів М. Мескона, М. Лльберта, Ф. Хедоурі [22] “Основи менеджменту”, — інформування (комунікація) і прийняття рішень.

Різним рівням управління властиві різні функції. Вищий рівень (вище керівництво) визначає завдання управління, політику, матеріальні, фінансові та трудові ресурси, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. В його компетенцію входить аналіз ринку, конкуренції, кон’юнктури і пошук альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення негативних тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні основна увага зосереджена на складанні тактичних планів, на контролі за їх виконанням та за використанням ресурсів і розробкою керівних директив для виведення підприємства на рівень, передбачений планами.

На оперативному рівні відбувається реалізація планів, і складають звіти про хід їх виконання. До керівництва входять, як правило, працівники, котрі забезпечують управління цехами, дільницями, змінами, відділами, службами. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу в часі і просторі з необхідним ступенем його деталізації.

Планування — функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. Планування посідає значне місце в роботі вищого керівництва, менше — на середньому і мінімальне — на оперативному рівні. Планування на вищому рівні управління стосується майбутніх проблем і орієнтовано на тривалий термін. На середньому рівні планування здійснюється на більш короткий термін, при цьому план вищого рівня управління деталізується. Показники на цьому рівні більш точні. Оперативне управління має на увазі найбільш детальну проробку плану.

Бухгалтерський облік — це складова функції інформування, що спрямована на отримання інформації про процес роботи підприємства.

Інформаційна система бухгалтерського обліку підтримує дві основні бізнес-функції — реєстрацію господарських операцій та підтримку прийняття рішень. Це частина інформаційної системи, що має відношення до оцінки, аналізу і прогнозування доходу, прибутку та інших економічних подій на підприємстві в цілому та в його підрозділах.

У різних функціях управління використовують також аналіз і контроль — зіставлення фактичних показників з нормативними (директивними і плановими), визначення відхилень, які виходять за межі допустимих параметрів, встановлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження шляхів виправлення ситуації, що склалася, і прийняття рішень щодо виведення об’єкта управління на планову траєкторію. Дійовим інструментом для виявлення причин відхилень є факторний аналіз, а для пошуку шляхів виходу із ситуації, що склалася, — експертні системи.

Облік, контроль і аналіз — це підфункції, котрі забезпечують отримання даних про стан системи, якою управляють, за певний проміжок часу; визначення факту і причин відхилень фактичного стану об’єкта управління від його запланованого стану, а також знаходження величин цього відхилення.

Взаємозв’язок між рівнями управління і функціями, які вони здійснюють, представлено в табл. 1.2.

Таблиця 1.2. Взаємозв’язок функцій і рівнів управління

Ключовими елементами кожної організації є персонал, структура, робочі процедури, політика і культура. Інформаційна система — цс також важливий інструмент для здійснення управлінських функцій. Англійський автор К. Лаундоп у зв’язку з цим зазначає, що для деяких видів бізнесу, наприклад для банків, діяльність без комп’ютерної інформаційної системи практично неможлива [39].

Взаємозв’язок інформаційної системи підприємства і системи бухгалтерського обліку підприємства відповідно до наведеної вище класифікації функцій управління може бути проілюстровано за допомогою такої схеми (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Місце комп’ютерних інформаційних систем в інформаційній системі підприємства:

ІСП — інформаційна система підприємства; КІСП — комп’ютерна інформаційна система підприємства; КІОС — комп’ютерна інформаційна облікова система; КСБО — комп’ютерна система бухгалтерського обліку

На підприємстві створюють економічну інформаційну систему, до якої входять взаємопов’язані підсистеми, які забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бухгалтерська підсистема найбільш важлива, оскільки викопує провідпу роль у спрямуванні потоку інформації про стан об’єкта управління в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза ним.

Головна мета функціонування комп’ютерної системи бухгалтерського обліку (КСБО) як складової КІСП на підприємстві — забезпечити керівництво підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішепь при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів.