Перелік реквізитів документів за ДСТУ 4163:2020

Важлива новація ДСТУ 4163:2020 — вказувати у реквізиті «Підпис» власне ім’я та прізвище підписанта. Раніше за ДСТУ 4163—2003 в реквізиті «Підпис» вказували ініціали та прізвище з великої літери. Тепер указуйте прізвище ВЕЛИКИМИ літерами, не замінюйте власне ім’я (Петро, Марина, Ганна) ініціалами.

Якщо документ мають підписати кілька посадових осіб однієї юридичної особи, розташовуйте підписи один під одним відповідно до підпорядкованості.

Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом (п. 5.22 ДСТУ 4163:2020).

Оформлення реквізитів

Документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:

• найменування юридичної особи (04);
• назва виду документа (не зазначають на листах) (09);
• дата документа (10);
• реєстраційний індекс документа (11);
• заголовок до тексту документа (19);
• текст документа (20);
• підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).

Підстава — пункт 4.4 ДСТУ 4163:2020.

Реквізити документів згідно з ДСТУ 4163:2020

Відповідник у ДСТУ 4163—2003

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

Дозволили розміщувати зображення Державного Герба України на бланках документів органів місцевого самоврядування, а також на бланках документів інших юридичних осіб, для яких ОМС є органами вищого рівня.

Більш чітко визначили вимоги до розміщення зображення Герба Автономної Республіки Крим на бланках документів юридичних осіб АРК з урахуванням Закону «Про Автономну Республіку Крим»

Зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

Найменування юридичної особи вищого рівня

Назва організації вищого рівня

Найменування юридичної особи

Стандарт відсилає до наказу Мін’юсту «Про затвердження Вимог до написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, крім організацій профспілки» вiд 05.03.2012 № 368/5

Дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом

Найменування структурного підрозділу юридичної особи

Назва структурного підрозділу організації

Дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом

Довідкові дані про юридичну особу

Довідкові дані про організацію

Визначили послідовність розміщення елементів поштової адреси та формат номера телефону

З’явилася можливість розміщувати на бланку дві адреси юридичної особи — юридичну і фактичну

Дозволили використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів

Вказали, що проставляють за ДКУД, утім, поки ДСТУ 4163:2020 набував чинності, ухвалили новий Національний класифікатор НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації», що діє з 19.04.2021

Дозволили використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів

Дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом розміром 14—16 друкарських пунктів

Допустимо друкувати розрідженим шрифтом

Визначили, як проставляти дату в спільних документах, підготовлених від імені двох i більше юросіб, а також у разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства і використання штрих-коду aбo QR-коду

Реєстраційний індекс документа

Реєстраційний індекс документа

Прописали докладніше, як оформляти

Визначили: складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Місце складення документа

Місце складення або видання документа

Якщо документ складаєте в Києві, скорочення «м.» не вказуйте

Гриф обмеження доступу до документа

Гриф обмеження доступу до документа

Гриф затвердження документа

Гриф затвердження документа

Конкретизували докладніше, як оформляти, зокрема, коли адресат — фізична особа

Визначили, що таке резолюція

Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа

Уточнили, як оформляти, дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом

Відмітка про наявність додатків

Відмітка про наявність додатків

Ввели новий термін «Додаток довідкового характеру» і визначили, як його оформляти

Замість ініціалів та прізвища — власне ім’я

Визначили, як заміняти підпис електронним підписом в електронних документах

Унаочнили прикладами, як оформляти підпис у разі відсутності директора

Уточнили, як застосовувати печатки, зокрема, електронну

Визначили, як заміняти відбиток печатки електронною печаткою в електронних документах

Гриф погодження (схвалення) документа

Гриф погодження документа

Конкретизували докладніше, як оформляти, зокрема, коли документ погоджує посадова особа

Реквізит доповнили словом «схвалення», адже схвалення теж застосовують на практиці

Відмітка про засвідчення копії документа

Відмітка про засвідчення копії

Уточнили, що особа, яка засвідчує копію, вказує власне ім
’я та прізвище, а не ініціали й прізвище, як раніше

Відомості про виконавця документа

Прізвище виконавця і номер його телефону

Дозволили використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів

Відмітка про ознайомлення з документом

Відмітка про виконання документа

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Докладно прописали, як оформляти, навели варіанти

Відмітка про надходження документа до юридичної особи

Відмітка про надійдення документа до організації

Поняття «надійдення» замінили більш уживаним терміном «надходження»

Уточнили, як оформляти відмітку

Дозволили оформляти за допомогою штрихкоду

Запис про державну реєстрацію

Запис про державну реєстрацію

Змінили порядок оформлення запису про державну реєстрацію нормативно-правового акта у відповідних органах юстиції (стосується органів влади, наділених правом видавати нормативно-правові акти щодо діяльності не лише установи — автора документа, а й інших установ)

Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації

Відмітка про наявність документа в електронній формі

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар « 10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві », який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся

Реквізити документів та їх оформлення. Реферат

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу – спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03. 90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01. 91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому розв’язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

• 1 – Державний герб;
• 2 – емблема організації;
• 3 – зображення нагород;
• 4 – код організації;
• 5 – код документа;
• 6 – назва міністерства чи відомства;
• 7 – назва підприємства (установи, організації, фірми);
• 8 – назва структурного підрозділу;,
• 9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
• 10 – назва виду документа;
• 11 – дата;
• 12 – індекс (вихідний номер документа);
• 13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;
• 14 – місце складання чи видання;
• 15 – гриф обмеження доступу до документа;
• 16 – адресат;
• 17 – гриф затвердження;
• 18 – резолюція;
• 19 – заголовок до тексту;
• 20 – позначка про контроль;
• 21 – текст;
• 22 – позначка про наявність додатка;
• 23 – підпис;
• 24 – гриф погодження;
• 25 – візи;
• 26 – відбиток печатки;
• 27 – позначка про завірення копії;
• 28 – прізвище виконавця та номер його телефону;
• 29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;
• 30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;
• 31 – позначка про надходження.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту – це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Робоча площа документа – це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38- 90 (відповідно до ГОСТ 9327- 60 “Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы”) встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38-90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого – 20 мм (8 пробілів);
• правого – не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
• верхнього – не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);
• нижнього – не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39- 72 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец”:

• лівого – 35 мм (13 пробілів);
• правого – не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
• верхнього – 20 мм (4- 5 інтервалів);
• нижнього – не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег – це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній – для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий – 8 мм, правий – 20 мм), а верхній і нижній – залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша.

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38-90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22- 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Реквізити документів та їх оформлення

Державний герб – розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства – розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення державних нагород – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації – розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми документа – розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа – розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу – розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.

Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку – розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м. Київ, вул. Пирогова, 9, т. 22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

Назва виду документа – розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Дата – документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06. 96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс – розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи, документа; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа – розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N° 02-10/135 від 01.03. 96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 1 35 – порядковий номер.

Місце укладання чи видання – розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа – розташовується з правого боку під кодом – форми. Записується з середини рядка “для службового користування”, “секретно”, “цілком секретно”.

Адресат – розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі – тоді перед її прізвищем.

Друкарня “Преса 252030, м. Київ,

Гриф затвердження – розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Елементи грифу затвердження:

• слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
• назва посади;
• особистий підпис;
• ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,
• дата затвердження.

Резолюція – розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: – прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; – вказівка про порядок у характері виконання документа; – термін виконання документа; – особистий підпис керівника; – дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.

Заголовок до тексту – друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника “про”, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Відмітка про контроль – розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою “К” або “Контроль”.

Текст – складається з таких логічних елементів: – вступу; – доказу; – закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).

Відмітка про наявність додатка – розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:!) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників:

Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 стор. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 стор. лише адресатові.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 стор.

Підпис – Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

• зазначення посади (з лівого боку);
• підпис (з правого боку);
• ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні:

Л. С. Семенова Ю. Ю. Некрасов

Розшифрування підпису в дужки не береться.

Гриф узгодження – Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:

• слова “УЗГОДЖЕНО”;
• назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;
• особистого підпису;
• його розшифрування;
• дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “ПІДПИС” або на окремій сторінці.

Віза – Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко

Невеликі зауваження (1 – 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.

Печатка – печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.

Відмітка про засвідчення копій – у правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.

Прізвище виконавця та номер його телефону – цей реквізит обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: – прізвища виконавця; – номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа.

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи – цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: – стислу довідку про виконання; – слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ, – дату скерування документа до справи; – підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій – розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:

• запис “Інформація перенесена на машинний носій”;
• підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
• дату перенесення.

Відмітка про надходження – містить:

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

Вимоги до тексту документів

Текст – головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

• вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);
• доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
• закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Список використаної літератури

1. А. Н. Віденко “Сучасне діловодство”, Київ “Либідь” 1998 р.
2. А. С. Головач “Зразки оформлення документів”, Донецьк “Сталкер” 1997 р.
3. С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук “Сучасні ділові папери”, Київ “А. С. К.” 1998 р.

Особливості опрацювання та надсилання вихідних документів у 7ААС

Вихідна кореспонденція Сьомого апеляційного адміністративного суду приймається, перевіряється, реєструється та відправляється відділом надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду.

Усі вихідні документи обробляються відділом діловодства і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця).

Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового та електронного зв’язку, а також можуть доставлятися кур’єрською службою або органами спеціального зв’язку.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відділом діловодства, відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 № 270 (зі змінами).

Варто зауважити, що надсилання електронних документів Сьомим апеляційним адміністративним судом здійснюється із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.

Так під час прийому від виконавців вихідних документів працівники відділу діловодства обов’язково перевіряють:

• правильність оформлення документа (склад і розміщення у ньому всіх необхідних реквізитів);
• наявність і правильність зазначення адреси;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у номенклатурних справах;
• наявність і повноту додатків;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі виявлення недоліків, відділ діловодства повертає документ виконавцю для доопрацювання.

Важливим є те, що відповідальність за правильність зазначення реквізитів на вихідних документах несе виконавець документа.

Також варто наголосити, що не допускається відправлення або передача вихідних документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, роботу якої забезпечує комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду» (далі КП ДСС). Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер.

Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, формується автоматично КП ДСС таким чином:

• у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням номера за порядком і поточного року;
• у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатурної справи Сьомого апеляційного адміністративного суду, у якому зберігаються матеріали, із зазначенням номера за порядком документа і поточного року.

Другі примірники документів із візами, на яких ставиться реєстраційна позначка, передаються до відповідних структурних підрозділів Сьомого апеляційного адміністративного суду для зберігання згідно з номенклатурою справ.

Якщо проєкт листа є відповіддю на вхідний чи підготовлений на його підставі інший документ, до проєкту, що подається на підпис, додається цей документ. Проект відповіді на вхідний документ візується усіма співвиконавцями.

Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, власного імені та прізвища. Також на усіх вихідних документах, що надсилаються Сьомим апеляційним адміністративним судом, обов’язково вказується дата.

Також обов’язково датуються і підписуються усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).

Офіційне листування у Сьомому апеляційному адміністративному суді, як правило, здійснюється за допомогою засобів електронної пошти, шляхом обміну електронними документами, скріпленими кваліфікованим електронним підписом.

За інформацією відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративниз справ та діловодства суду