Секретар: обов’язки, функції, можливості, вимоги, класифікація. Реферат

Трохи з історії. Секретарі з’явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з’явилися жінки-секретарі.

Можливості секретаря-референта. Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути.

Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв’язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря. Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп’ютер, телефон, факс, ксерокс);
• знання, пов’язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв’язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги. Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;
• добре володіти мовою і письмом;
• володіти хорошою пам’яттю;
• добре орієнтуватися у часі;
• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
• уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
• освоювати розробки новітніх комп’ютерних програм для офісу;
• бути енергійним, проявляти ініціативу;
• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
• контролювати фінанси офісу;
• бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів. Є декілька позицій, які займають секретарі.

RECEPTIONIST – дівчина, працююча на телефоні. У її обов’язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов’язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери.

Специфіка і складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв’язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов’язки. Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов’язками. А в обов’язки входить:

• облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;
• оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п.;
• підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
• оформлення протоколів розсилок виписок з них;
• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;
• підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з’їздів;
• прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
• організація прийомів відвідувачів;
• прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов’язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

• технічне забезпечення роботи керівника;
• підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
• організація прийому працівників і відвідувачів;
• телефонне обслуговування;
• підготовка відряджень;
• організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
• стенографування;
• контроль за святковими і ювілейними датами;
• обробка пошти;
• машинописні роботи;
• збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
• збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
• ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов’язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв’язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам’ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

Висновок. Пам’ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.

Посадова інструкція секретаря: обов ‘язки, функції та права

Посада секретаря вважається однією з найбільш універсальних. Хороший фахівець на цій посаді виконує різні функції. До його обов ‘язків може входити організація ділових зустрічей, а також завдання, які зазвичай покладають на особистих асистентів. Фактично, посада передбачає суміщення кількох вакансій. Потенційним претендентам, які переглядають пропозиції про роботу, варто бути готовими до того, що посадова інструкція секретаря виявиться досить об ‘ємною.

• Які функції виконує секретар?
• Освіта
• Інші вимоги
• Посадова інструкція секретаря
• Секретарі у сфері освіти
• Які права має секретар?
• Плюси і мінуси роботи секретарем
• Скільки заробляє секретар?

Які функції виконує секретар?

Зазвичай ця посада зустрічається в невеликих компаніях. Секретар виконує адміністративні функції. Обробляє вхідну пошту, здійснює телефонні дзвінки від імені компанії, спілкується з відвідувачами, контролює виконання завдань керівника, відповідає на типові запитання.

Враховуючи, що посада популярна в різних організаціях, серед інших вакансій вам може зустрітися секретар на ресепшн. У чому особливості цієї пропозиції? Серед обов ‘язків такого фахівця значиться прийом телефонних дзвінків, а також спілкування з відвідувачами та виконання дрібних доручень начальства.

Потрібно сказати, що постійне спілкування з клієнтами – досить стресове завдання. Ось чому претенденти віддають перевагу роботі в офісі. Зарплата відрізняється несильно, при цьому робота не настільки нервова. Посадова інструкція секретаря офісу не включає пункт про зустріч гостей. Зазвичай все спілкування обмежується телефонними переговорами.

Освіта

Робота секретаря не вимагає специфічних знань, тому для отримання вакансії достатньо закінчити курси. Однак вітається наявність вищої освіти. Адже в цьому випадку можна претендувати на вакансію офіс-менеджера. Крім вищеназваних адміністративних завдань цей фахівець організовує роботу персоналу, а також виконує функції діловодця.

Щоб отримати посаду секретаря, необов ‘язково закінчувати виш. У багатьох компаніях достатньо буде середньо-спеціальної освіти. Також варто розглянути варіант короткострокового навчання в спеціальній школі для секретарів або на курсах. Сертифікат, виданий за результатами, цілком може влаштувати потенційного роботодавця.

Інші вимоги

Якщо наявність вищої освіти не принципова, що ж дійсно важливо для цієї посади? Посадова інструкція секретаря закріплює права та обов ‘язки. Що ж знадобиться працівнику для виконання останніх?

По-перше, базові навички роботи з документами. Адже це основний обов ‘язок, який доведеться виконувати секретарю.

По-друге, знати офісні програми, вміти працювати з ПК. Для цього достатньо освоїти курс по роботі з Microsoft Office.

Особисті якості, які стануть в нагоді секретарю;

• комунікабельність;
• відповідальне ставлення до роботи;
• організованість;
• терпіння.

Останнє особливо важливо, адже нерідко доводиться миритися з ненормованим робочим днем. Секретарю часто доводиться підлаштовуватися під режим свого начальника. Ставши ідеальним асистентом, вчорашній новачок може розраховувати на більш вигідні умови або підвищення доходу.

Посадова інструкція секретаря

Кожна посада передбачає певні обов ‘язки і відповідальність.

Посадова інструкція секретаря керівника включає чимало пунктів, серед яких:

• забезпечення діловодства;
• робота з кореспонденцією;
• передача документів від співробітників до начальства;
• підготовка нарад;
• своєчасна купівля канцелярських товарів;
• підготовка планів і текстів для публічних виступів начальника;
• редагування та інша робота з документами;
• контроль за іншими співробітниками, а також оцінка результату.

Неможливо якісно виконувати роботу, якщо не ознайомитися з внутрішнім регламентом. Чим детальніше співробітник знайомий з правилами свого підприємства, тим краще він зможе виконувати свої обов ‘язки. Ось чому після отримання вакансії потрібно вивчити розпорядок діяльності та нормативні документи. Зокрема, посадову інструкцію секретаря-машиністки. На основі отриманої інформації фахівець зможе якісно виконувати свої функції.

Секретарі у сфері освіти

Якщо раніше ви вважали цю роботу чи не найпростішою, достатньо ознайомитися з посадовою інструкцією секретаря навчальної частини, щоб у цьому переконатися. Ця посада має деякі специфічні обов ‘язки.

Вище були названі загальні для всіх секретарів функції, незалежно від місця їх роботи. Однак крім цього специфіка конкретної посади накладає додаткові зобов ‘язання. Наприклад, секретар навчальної частини повинен знати:

• закони, що стосуються освітньої діяльності;
• структуру установи та кадровий склад;
• правила ділового спілкування тощо.

Посадова інструкція секретаря школи включає чимало обов ‘язків, для виконання яких потрібно розбиратися в освітній сфері. Потенційний здобувач має більше шансів, якщо він раніше працював у навчальному закладі. Однак випускники коледжів, які отримали спеціальність “Діловодство” теж мають високі шанси на працевлаштування.

Які права має секретар?

Потрібно пам ‘ятати, що у співробітника є не тільки обов’ язки. Будь-яка посадова інструкція передбачає наявність деяких повноважень, тобто прав. Наприклад, секретар має право на ознайомлення з робочими проектами. Також ніхто не забороняє вносити власні пропозиції.

Плюси і мінуси роботи секретарем

Серед плюсів співробітники відзначають постійне спілкування з людьми. Також можна відзначити комфортні умови і відсутність фізичних навантажень.

До мінусів роботи секретаря можна віднести низьку зарплату. Оскільки посада не вимагає специфічної освіти, очікувати серйозних доходів не варто.

Також деякі секретарі скаржаться на відсутність кар ‘єрного зростання. Ця вакансія практично не має перспектив. У кращому випадку, якщо вас помітить начальство, можна стати особистим асистентом. Чи буде в цьому випадку відрізнятися зарплата, залежить від керівництва.

Скільки заробляє секретар?

Фінансове питання завжди цікавить претендентів і просто цікавих. Посадова інструкція секретаря не дає прямої відповіді на це питання. Якщо вивчати статистику, назвати точну цифру все одно не вдасться, тому що розкид зарплат на цій посаді занадто великий.

Наприклад, секретар у школі або іншій держустанові може заробляти всього 300 доларів. У той же час, його колега в міжнародній компанії може отримувати щомісячні виплати в кілька разів вище – до 1000 доларів. Однак в останньому випадку секретарських курсів, швидше за все, буде недостатньо. Роботодавці зазвичай вимагають знання іноземної мови.

Детально познайомившись з професією, ви можете вирішити, чи варто претендувати на цю вакансію або звернути увагу на інші пропозиції на ринку праці.

Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада “Секретар керівника” відноситься до категорії “Технічні службовці”.

1.2. Кваліфікаційні вимоги – повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
– постанови, розпорядження, накази;
– положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і ведення діловодства;
– структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів;
– організацію діловодства;
– методи оброблення і оформлення документів;
– архівну справу;
– машинопис;
– правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами;
– стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
– правила друкування ділових листів з використанням типових форм;
– основи етики і естетики;
– правила ділового спілкування;
– основи організації праці і управління;
– правила експлуатації обчислювальної техніки;
– основи адміністративного права і законодавства про працю.

1.4. Секретар керівника призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Секретар керівника підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Секретар керівника керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Секретар керівника під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов’язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов’язки

2.1. Виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.

2.2. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

2.3. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень.

2.4. Приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства.

2.5. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові.

2.6. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування.

2.7. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і т.ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку.

2.8. За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів.

2.9. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.

2.10. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль.

2.11. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.

2.12. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.

2.13. Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних.

2.14. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

2.15. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

2.16. Копіює документи на персональному ксероксі.

2.17. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.18. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Секретар керівника має право вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Секретар керівника має право отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Секретар керівника має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і здійсненні прав.

3.4. Секретар керівника має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов’язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Секретар керівника має право знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Секретар керівника має право запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Секретар керівника має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Секретар керівника має право повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Секретар керівника має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов’язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.

4. Відповідальність

4.1. Секретар керівника несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Секретар керівника несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Секретар керівника несе відповідальність за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Секретар керівника несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Секретар керівника несе відповідальність за правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Секретар керівника несе відповідальність за завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Секретар керівника несе відповідальність за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.