Як правило, діловий лист складається з кількох частин, кожна з яких має свою специфіку та призначення. Почнемо з основної частини – вступу, де вказується звернення до адресата та завдання, яке необхідно вирішити шляхом надсилання цього листа. У цій частині слід бути коротким та лаконічним, щоб одразу привернути увагу одержувача та донести суть свого повідомлення.
Основний текст листа формує його суть та містить інформацію, яку відправник намагається передати адресату. Він може бути складений у вигляді кількох абзаців із чіткою логічною будовою – від загального до приватного. В основному тексті ділового листа можна використовувати різні прийоми комунікації, такі як обґрунтування, аргументація, наведення фактів чи прикладів.
Завершальна частина ділового листа – висновок. Тут вказується очікувана реакція адресата та заклик до дії. Також можна наголосити на готовності до подальшої співпраці або висловити подяку за можливість спілкування. Висновок також має бути коротким та чітким, щоб не затягувати читання листа.
| Номер частини | Опис |
|---|---|
| 1 | Супровідний лист |
| 2 | Вступ |
| 3 | Основна частина |
| 4 | Висновок |
Скільки частин у діловому листі?
Як правило, текст ділового листа складається з двох частин. У першій частині викладається причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою для підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, – висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо.
Скільки частин у листі?
Структура листа, як правило, містить дві частини: вступну та основну. У вступній зазначаються причини, що викликали складання листа, і робляться посилання на факти, дати, документи (крім посилання на реквізити документа, що ініціює, відповіддю на який є даний лист).
Що має бути у діловому листі?
Класична структура електронного ділового листа:
- Коротка вступна частина (причини та мета листи)
- Виклад суті питання (основна думка звернення)
- Заключна частина (заклик до дії / узагальнюючий висновок)