Ведення/закриття/зберігання касової книги

Пунктом 35 розділу III Положення № 148 передбачено, що касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються згідно із законодавством України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов’язок щодо їх зберігання.
При цьому установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді (п. 41 розділу IV Положення № 148).
Підпунктами 3, 4 п. 6 Пояснень щодо заповнення додатка 5 до Положення № 148 передбачено, що протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства — юридичної особи, а підшивки формуються в книгу. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ст. 44 Кодексу).
Як передбачено ст. 352 п. 4.2 глави 4 розділу І Переліку № 578/5, строк зберігання книг, журналів, карток обліку, у тому числі касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо), становить три роки.
Таким чином, форму касової книги (типова форма № КО-4) визначено у додатку 5 до Положення № 148, яким передбачено ведення цієї книги впродовж одного календарного року. При цьому якщо у касовій книзі залишилися незаповнені сторінки (пусті), то на таких сторінках проставляються прочерки або на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги та засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи). Порядок закриття касової книги у випадку зміни її форми відповідно до законодавства здійснюється так, як і після закінчення календарного року. У разі якщо протягом календарного року касова книга закінчується або змінюється її форма, то нумерація сторінок у наступній касовій книзі повинна розпочинатись з «1».
Якщо касова книга велася в електрон­ній формі, то після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку, які формуються в книгу. Така книга засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та передається для зберігання відповідно до законодавства України.
При цьому платники податків зобов’язані після закінчення касової книги, яка велась на паперових або на електронних носіях, зберігати її протягом не менш як трьох років з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — протягом передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

Касова книга в електронному вигляді: ведемо, друкуємо і зберігаємо правильно

Ведення касових документів в електронній формі, поза сумнівом, зручне. Але, незважаючи на те, що таке нововведення ввійшло до нашого життя достатньо давно, про тонкощі ведення електронних касових документів говориться мало. Тому вважаємо, що не зайвим буде нагадати про них навіть досвідченим касирам і бухгалтерам. І почнемо ми з касової книги.

Підприємство (як і його підрозділи) може вести касову книгу як у паперовому, так і в електронному вигляді. Вести електронну касову книгу потрібно, дотримуючись форми і змісту її паперового «побратима», але з деякими особливостями.

1. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздруківку кожної з двох частин листа касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), за формою і змістом ідентичних формі і змісту касової книги в паперовій формі (п. 4.4 Положення № 637*).

Завести касову книгу можна в будь-якому програмному продукті (Word, Excel або спеціалізованій бухгалтерській програмі).

Так, на титульній сторінці вкажіть найменування підприємства, його ідентифікаційний код згідно з ЄДР і період, на який оформляється книга. А далі будьте уважні. Річ у тому, що записи в паперовій касовій книзі проводяться у 2 примірниках (через копіювальний папір) (п. 4.3 Положення № 637). При цьому сторінка ділиться на дві частини:

— невідривну частину «Вкладний аркуш касової книги», яка залишається в касовій книзі. У ній касир відображає всі надходження і видачі готівкових грошових коштів протягом дня;

— відривну частину «Звіт касира». Цю частину касир, підсумувавши операції за день і підрахувавши залишок готівки в касі, наприкінці робочого дня передає в бухгалтерію разом з прибутковими і видатковими касовими ордерами під розписку в касовій книзі.

Звичайно, якщо касова книга ведеться в електронній формі, ділити сторінку на дві частини не потрібно. Достатньо оформити два однакові бланки № КО-4: один — як «Вкладний аркуш касової книги», а другий — як «Звіт касира» (див. рис.).

Далі записи в касовій книзі здійснюються касиром при отриманні або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі.

За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі цього дня можуть не здійснюватися (п. 4.3 Положення № 637).

Записи в касовій книзі повинні здійснюватися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня).

2. Роздруковувати сторінки касової книги потрібно наприкінці кожного робочого дня (якщо протягом такого дня були проведені касові операції). Цього вимагає п. 4.4 Положення № 637.

Звичайно, п. 4.4 Положення № 637 дозволяє касирові роздруковувати «Вкладний аркуш касової книги» наприкінці місяця або навіть року. При цьому ставить одну умову — повинна автоматично роздруковуватися загальна кількість листів касової книги за такий місяць, а в разі роздрукування наприкінці року — їх загальна кількість за рік. Проте на практиці це зручно, якщо на підприємстві бухгалтер виконує функції касира. Інакше це створює деякі труднощі. Наприклад, наприкінці місяця (року) бухгалтерові доведеться звіряти дані в усіх «Звітах касира», отриманих за місяць (рік), щоб поставити підпис на кожному «Вкладному аркуші касової книги». А якщо бухгалтер звільниться протягом року, то нероздруковані на той момент листи залишаться непідписаними.

Тому роздруківці листів касової книги краще приділяти увагу щодня.

«Вкладні аркуші касової книги» протягом року касир зберігає окремо за кожен місяць (робить підшивки).

3. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року. Зверніть увагу! Електронну касову книгу заводять (формують в електронному вигляді) тільки на один календарний рік.

Нумерацію сторінок розпочинають з дати здійснення першої касової операції в поточному році і закінчують датою останньої касової операції, проведеної в цьому ж році.

Нумерується в книзі не кількість листів, а кількість сторінок.

Чи включається титульний аркуш у загальну кількість сторінок? Так.

Відповідь на це запитання підказує сама форма касової книги (типова форма № КО-4).

Нюанс. Якщо протягом календарного року закінчується або міняється форма касової книги, нумерація сторінок починатиметься знову з «1».

Нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів повинна продовжуватися, щоб не було касових ордерів з однаковими номерами (категорія 109.10 ЗІР).

4. Після закінчення календарного року «Вкладні аркуші касової книги» формуються в касову книгу. Загальна кількість листів за рік завіряється підписами керівника і головного бухгалтера і скріплюється печаткою підприємства (за її наявності).

А ось яку дату ставити в касовій книзі, роздрукованій наприкінці року? Адже якщо дотримувати вимоги п. 4.4 Положення № 637 (робити електронну книгу ідентичною паперовій), то такою датою повинна стати дата першої касової операції в поточному році. Тобто дата створення касової книги. Проте той же п. 4.4 Положення № 637 дозволяє формувати електронну касову книгу тільки наприкінці року.

Вирішити цю загадку нам допоможе сама форма касової книги. Річ у тому, що вона закликає вказувати дату, коли були пронумеровані і прошнуровані сторінки, а також скріплені печаткою. Тому для касової книги в паперовому варіанті це буде дата першої касової операції, внесеної в цю книгу, а для електронної — дата останньої операції в поточному році.

Зверніть увагу, усі ці нюанси (частоту роздрукувань, правила складання і зберігання касових документів) ви можете зафіксувати в наказі (розпорядженні) про касову дисципліну.

5. Після закінчення календарного року касову книгу потрібно зберігати на підприємстві протягом 36 календарних місяців за умови завершення перевірки фіскальними органами з питань дотримання податкового законодавства.

Виправлення в касовій книзі не допускаються (абз. 7 п. 4.2 Положення № 637). Але! У разі потреби коригування неправильного запису зробити все-таки можна. При цьому Положення № 637 вимагає, щоб усі виправлення були завірені підписами касира і головного бухгалтера або особи, що його заміщає.

Нагадаємо: помилки в документах, створених у паперовій формі, виправляють коректурним способом:

— неправильний текст і цифри закреслюють і над закресленим вписують правильний текст або цифри;

— ставлять дату виправлення;

— напис засвідчують своїми підписами особи, які підписали цей документ.

Якщо ж обліковий регістр складений в електронній формі, то п. 4.6 Положення № 88 говорить про те, що виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства. Водночас, як зазначив Мінфін у листі від 14.01.2011 р. № 31-34020-07-27/23-8665/89 (ср. ), процедура виправлення помилок в електронних документах законодавчо не визначена. Тому фахівці згаданого відомства рекомендують застосовувати той же порядок, що передбачений для виправлення помилок у документах на паперових носіях.

Незалежно від форми документа, виправлення помилки завжди повинне супроводжуватися складанням бухгалтерської довідки з описом помилки і причини її виникнення.

Ведення касової книги: правила заповнення, порядок оформлення, помилки, штрафи

Один з обов’язкових документів для будь-якого підприємства, що оперує коштами, – касова книга. При цьому не має значення, державне це підприємство або приватна, яку систему оподаткування вибрав власник. Книга повинна бути правильно складена, систематично заповнюватися, не містити помарок. За ведення даної документації відповідає касир, бухгалтер підприємства або власник.

Основні положення

Положення від 12.10.2011 року, затверджене Центробанком, встановлює порядок роботи з касовою книгою. Згідно з ним, будь-який суб’єкт господарювання при безпосередній роботі з готівкою зобов’язаний вести дану звітну документацію. Якщо раніше індивідуальні підприємці (ІП) могли не вести даний вид документації, то вихід даної постанови зобов’язав їх до ведення касових книг незалежно від системи оподаткування.

Оформляється документ за формою КО-4, затвердженою Держкомстатом 18 серпня 1998 року, постанову №88.

Заводять книгу на початку року і заповнюють до початку наступного календарного року. Потім книга здається в архів підприємства, де зберігається 5 років. Протягом цього часу податкова служба може перевірити її, дати зауваження щодо ведення документації і навіть виписати штраф.

На підприємстві може бути тільки одна діюча касова книга. Неправильне ведення документа, допущення помилок і неправильних їх виправлень або ж і зовсім його відсутність при перевірці може привести до штрафів.

Заповнення касової книги

На титульному аркуші відображається назва організації чи підприємства, П.І.Б. підприємця і рік, за який ведуться записи в книзі. Наприклад: «Іванов Сергій Олександрович, 2016 рік».

Розглянемо основні графи і поля для заповнення з прикладами записи в кожному з них.

1. Каса за. Містить дату, коли були проведені ті чи інші грошові операції. Наприклад, 12.05.2016.
2. Лист. Показує номер сторінки. Нумерація виставляється при створенні книги. Наприклад, 21.
3. Номер документа. Номер рахунку ПКО або РКО. Наприклад, ПКО № 24.
4. Від кого отримано або комувидано. Вказуються дані фізичної або юридичної особи, яка вносить або одержує кошти, вид операції. Наприклад: «Іванову І.І.», «Від Заїки А.К.», «від« ТОВ «Стройдвор» ».
5. Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку. Містить номер по класифікатору «Каса». Вказує на спосіб витрати або отримання коштів. Наприклад, 65. Дана графа не підлягає заповненню для індивідуальних підприємців.
6. Прихід. Отримані готівкові по ПКО. Наприклад, 546 руб.40 коп.
7. Витрата. Сума, видана клієнту по РКО. Наприклад, 67 руб.67 коп.
8. Разом за день. Містить підсумок підрахунку загальних сум виплат і надходжень. Наприклад: 12786 руб.24 коп.
9. Залишок коштів на кінець дня. Містить розрахунок залишку грошей в касі. Наприклад: 4567 руб.34 коп. Дані для цієї графи вираховуються за такою формулою: Початкова сума + прихід – витрата.

При видачі коштів з каси у вигляді різних допомог і плати праці в касовій книзі вони вказуються окремою сумою. В кінці кожної сторінки вказується кількість ордерів (прибуткових, видаткових) .

Заповнюється документ чорнилом або кульковою ручкою. При цьому для полегшення роботи касир може використовувати копіювальний папір при заповненні звіту касира.

елементи книги

Головний елемент документа – вкладний лист і звіт касира. Вони абсолютно ідентичні, але при цьому вкладний лист завжди в книзі, звіт касира ж акуратно виривається з неї і додається до ордерами, отриманим і виданими протягом дня. Лист і звіт за одну дату мають однакову нумерацію сторінок.

Заповнюючи книгу від руки, дані вносяться на лист книги і в звіт.

Особливості ведення касової книги

Працюючи з документом, касир вносить в нього дані на підставі ордерів, як прибуткових, так і видаткових. Один ордер – це одна запис. Спочатку, в книгу вносяться всі операції за прибутковими, а вже потім за видатковими ордерами.

Щодня в кінці дня касир зобов’язаний звірити дані касових ордерів з внесеними записами і вивести залишок. Потім запевнити суму підписом. Крім того, отримана сума звіряється з касою. Перевіряє отримані в ході розрахунків записи головний бухгалтер, потім підписує листи документа, які він перевірив.

При відсутності операцій з грошима в зв’язку з вихідним, простоєм підприємства або просто відсутністю клієнтів залишок переноситься на наступну сторінку. Сума при цьому не змінюється.

Помилки при заповненні

До заповнення документа висуваються суворі вимоги. Так, необхідно стежити, щоб на сторінках не було помарок і помилок. Все це прирівнюється до порушення касової дисципліни. При наявності помилок їх можна виправити наступним чином:

1. При наявності помилок, які не впливають на підсумкову суму (номерів ордерів, найменування осіб і підприємств), необхідно закреслити неправильний запис однієї рисою і записати над або під ним правильні дані. Внесені зміни завіряються відповідальними за ведення книги особами.
2. У разі якщо помилка призвела до спотворення значення підсумкової суми за той чи інший період (тобто, в документі вказана невірна сума), виправити помилку можна за допомогою перекреслення. Сторінка перекреслюється по діагоналі однією рисою. При цьому на ній робиться відповідна позначка “Анульовано”. Після цього необхідно заповнити нові касові листи, внісши в них виправлені дані.

При наявності помилок касир також зобов’язаний скласти службову записку на ім’я керівника підприємства або бухгалтера, в якому буде вказано наявність помилки.

Після цього керівництво призначить комісію, що відповідає за внесення поправок до документа. Після внесення поправок касир пише довідку, в якій відображаються всі зміни в книзі.

Перевірки і штрафні санкції

Перевіряє даний вид документації податкова інспекція і при виявленні порушень виписує штраф. При цьому помилки і невідповідності, виявлені більш ніж через 2 місяці після їх здійснення, не можуть бути піддані штрафу.

За порушення передбачені штрафи в таких розмірах:

Дані суми закріплені статтею 15.1 КоАП РФ.

Як зшити книгу?

Перед початком ведення касової книги необхідно прорахувати кількість необхідних листів і роздрукувати їх.

Не рекомендується роздруковувати сторінки «впритул». Найкраще роздрукувати кілька додаткових сторінок на той випадок, якщо при заповненні книги будуть допущені помилки і знадобиться вносити виправлення на нових аркушах.

Потім всі сторінки нумеруються. При цьому використовується наскрізна нумерація сторінок. Книга прошнуровується або зшивається за допомогою товстих ниток, потім завіряється підписами директора і головного бухгалтера. Важливо, щоб листи неможливо було вилучити з книги. Для цього книга опечатується за допомогою сургучною або мастичної печатки.

На останньому аркуші вказується фактична кількість аркушів. При цьому цифри повинні бути розшифровані, тобто, написані прописом. Даний лист також підлягає підпису бухгалтера та директора підприємства.

Є варіанти, коли книга зшивається за допомогою ниток, при цьому їх кінчики опечатуються за допомогою паперу. Крім того, листи можуть склеюватися. У будь-якому випадку, вони повинні бути скріплені таким чином, щоб їх не можна було не тільки вилучити, а й вставити нові.

При оформленні касової книги не використовуються скріпки або інші види палітурки, які не можуть гарантувати цілісність книги.

Електронна версія касової книги

Вести книгу можна не тільки в рукописному форматі, але і в електронному варіанті. При цьому може бути як часткове ведення електронної книги (з роздрукуванням сторінок), так і повністю комп’ютеризоване.

При веденні в електронному варіанті до початку наступного робочого дня повинні складатися машіннограми «Вкладний лист» і «Звіт касира», які мають однаковий зміст. У них повинні бути відображені всі необхідні реквізити і суми грошових надходжень.

При отриманні машинограми касир перевіряє їх правильність і запевняє їх підписом. Вкладні листи зберігаються у касира до кінця року, а звіт передається в бухгалтерію. Нумеруються аркуші, як і в звичайній книзі – в порядку зростання. Останній лист місяці містить позначку про кількість аркушів, заповнених в цьому місяці.

Ведеться така електронна касова книга за допомогою спеціальної програми, за допомогою якої листи роздруковуються і потім зшиваються. Титульний лист готується і прикріплюється до вкладним листам в кінці року.

Електронне оформлення документації допускає оформлення книги не тільки за рік, але і поквартально.

Також касову книгу можна вести повністю в електронному варіанті за допомогою програм «1С», «Платник податків Юл» та інших. Зручно це робити великим підприємствам, які мають ліцензійні версії даних програм і фахівців (касир, бухгалтер, директор), які володіють електронним підписом.

При веденні касової книги в такому формі необхідно пам’ятати, що вона повинна бути захищена:

• від доступу третіх осіб. Для цього необхідно застосовувати пароль доступу до неї або ж і зовсім електронний підпис;
• від втрат і спотворень. Має на увазі створення резервних копій або зберігання їх на сервері, запис на диски та інші надійні носії інформації.

Завіряється така книга за допомогою електронного підпису, отримати яку можна на підставі положення закону від 06.04.11 №63-ФЗ.

Після додатки електронного підпису до документа в ньому не допускаються виправлення.

Відео: Ведення касової книги на програмі 1С

Дізнайтеся, як правильно створити і заповнити книгу за допомогою програми 1С, не допустити помилок при її оформленні та внесення в неї даних. У відео-уроці показано основні етапи не тільки заповнення, а й створення книги, надані роз’яснення по роботі з програмою і основам ведення документації.

Касова книга – один з найважливіших фінансових документів в будь-якій організації, що працює з грошовим потоком. За наявність даної документації та правильність її оформлення відповідає касир, а також головний бухгалтер. Відсутність касової книги або неправильне її ведення призводить до штрафу.