Накази з особового складу: терміни зберігання

Один з основних питань, рано чи пізно виникають перед секретарем стосується наказів по особовому складу. У цьому матеріалі ми детально розповімо про те, яким чином і скільки слід зберігати дану документацію.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Класифікатор наказів

У кожній організації в процесі її діяльності виникає ряд документів, які регламентують всю роботу. Основними документами кожної компанії є розпорядча документація, до числа якої відносяться накази по особовому складу, термін зберігання яких помітно відрізняється від інших. Щоб мати уявлення про правильне визначення термінів зберігання, рекомендуємо звернути увагу на класифікатор.

Слід пам’ятати, що в процесі діяльності в кожній компанії створюються накази трьох видів:

• основні;
• по особовому складу;
• по адміністративно-господарській діяльності.

Перша категорія має постійний термін зберігання, третя – 5 років. При цьому, якщо 1 і 3 категорії мають строго визначені терміни, то друга категорія підлягає грамотному визначенням належності наказів.

Класифікатор наказів являє собою упорядкований перелік заголовків наказів, які видаються в кожної компанії. Простіше кажучи, даний перелік містить інформацію про індекси документації, особах, що візують документи і про терміни зберігання. Наявність даного переліку дозволяє істотно знизити кількість помилок, а також легше визначати терміни зберігання наказів з особового складу. Його присутність в діловодстві компанії значно спрощує пошук необхідної документації та навіть, в якійсь мірі, регламентує порядок підписання і реєстрації. Крім того, його можна з успіхом використовувати для подальшого створення довідника в системи електронного документообігу .

Термін зберігання наказів з особового складу

Відомо, що різні документи мають свої терміни зберігання. При цьому строки зберігання наказів значно варіюються, в залежності від виду діяльності. Наприклад, на питання, скільки зберігаються накази по основній діяльності, відповідь завжди залишається незмінною – постійно. Це пов’язано з тим, що документи основної діяльності можуть знадобитися в будь-який час, тому і зберігати їх слід особливо уважно і дбайливо. Як правило, дана документація в архіві зберігається окремо, а на справах ставиться відповідна відмітка про постійну терміні зберігання.

Термін зберігання наказів по основній діяльності є незмінним. Дана документація підлягає зберіганню навіть в разі ліквідації організації і передається в муніципальний або державний архів.

Термін зберігання наказів з особового складу може бути різним, залежно від змісту самого документа. Щоб з’ясувати, скільки років зберігаються накази по особовому складу, рекомендуємо звернути увагу на таблицю, наведену нижче.

Для початку слід сказати про те, що термін зберігання наказів залежить, в першу чергу, від обґрунтованості його змісту. Зрозуміло, що наказ про прийом на роботу буде мати більш значущий характер, ніж наказ про відрядження. Також термін зберігання наказу про прийом на роботу будь-якого співробітника (від директора до прибиральника) є фіксованим. З цієї причини значно більші накази по особовому складу зберігаються протягом 75 років. Простіші накази підлягають 5-річному приміщенню на зберігання.

Для зручності ми підготували таблицю, з якої ви зможете зрозуміти, скільки зберігаються накази по особовому складу.

Вид наказу по особовому складу

Про прийом на роботу

Про переведення на іншу посаду

Про заохочення працівника

Про призначення премії (преміювання)

Про встановлення надбавок та доплат до основної окладної частини

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

Про надання відпустки по догляду за дитиною

Про зміну прізвища / імені

Про присвоєння чину (муніципальним і державним службовцям)

Про підвищення розряду працівника

Щодо розслідування нещасних випадків з працівниками

Про направлення у відрядження без виїзду в інші країни (від місяця і більше)

Про направлення у відрядження в інші країни

Про проходження практики студентами (при наявності офіційних виплат)

Про надання чергової відпустки

Про надання лікарняного

Про проходження практики студентами (без виплат)

Про направлення у відрядження без виїзду в інші країни (терміном до 1 місяця)

Як видно з таблиці, термін зберігання наказів про прийом на роботу, як і про звільнення, становить 75 років. Це обумовлюється тим, що дані документи є основними доказами факту роботи співробітника в організації. Крім того, накази на прийом на роботу (термін зберігання не залежить від стажу працівника) слід зберігати в окремій справі.

Читайте також:

Зберігання наказів по особовому складу

Зберігання наказів по особовому складу здійснюється в архіві організації. При цьому організація архівного зберігання даних особового складу має на увазі роздільне організацію справ. Так, накази по особовому складу за термінами зберігання групуються в справи 75 років і 5 років зберігання відповідно. Відзначимо, що ні в якому разі не можна групувати справу з документів різних термінів зберігання.

Також доцільно позначати справи індексом і літерним позначенням. Як правило буква ставиться через дефіс від самого індексу справи. Так, справи з 75-річним терміном можна позначити однією буквою, а 5-річні – інший. Подібний захід дозволить в подальшому швидко і точно визначити, які документи входять до складу даної справи.

Також слід згадати і про те, що кожен наказ по особовому складу має обгрунтування, на основі якого він складається. Наприклад, для складання наказу про відпустку служить відповідну заяву, для наказу про переведення на нову посаду також має бути присутнім відповідну заяву від працівника і т.д. Однак в разі здачі наказів на зберігання в архів їх комплектування в справи здійснюється без супутніх документів. Як правило всі обгрунтування зберігаються окремо, так як мають окремий термін зберігання. При цьому найбільш зручною і практичною мірою є приміщення обґрунтувань до особової справи співробітника. В такому випадку до відповідного документа в справі додається відмітка із зазначенням місця зберігання обґрунтування.

Кожна справа формується за датою та номером документа. При великому обсязі кадрової документації угруповання справ повинна здійснюватися по 250 аркушів в один том. При більшій кількості слід завести другий том, який буде містити відповідну відмітку.

Читайте також:

Как перевести жилое помещение в нежилое правильно Перевод жилого помещения в нежилое – насущный вопрос. Он может интересовать и многих предпринимателей, которые решили открыть свой бизнес, и собственное помещение в подходящем месте у них для этого есть

Как купить землю под строительство коммерческого объекта? В любом крупном городе купить земельный участок под строительство – это та еще задача. Свободной земли практически не осталось. Дефицит, в свою очередь, провоцирует рост цен. Впрочем, это обстоятельство

Что такое намеренное ухудшение жилищных условий и как определяется факт его совершения В 2005 году в ЖК РФ появился новый термин «намеренное ухудшение жилищных условий». В ст 53 он трактуется, как действия, способствующие ухудшению условий проживания. Как показывает практика, основная

Как избавиться от домашних муравьев Зайдя однажды на кухню, вы вдруг осознаете, что уже не единственные хозяева в своей квартире — ваша законная жилплощадь захвачена полчищами муравьев, одними из самых зловредных домашних паразитов. Первая

Ипотека в Сбербанке — как выбрать, как оформить и как получить Для многих граждан ипотечный кредит — единственный шанс купить собственное жилье. Оформить ипотеку можно в большинстве российских банков. Однако наибольшей популярностью у заемщиков пользуется Сбербанк,

Как организовать свое дело Чтобы получить подробное руководство для открытия своего дела, узнать последовательность этапов и их особенности, необходимо почитать данную статью. Чтобы организовать свое дело, и в случае,

Как корреспондент kommersant.ru делала ремонт в своей новостройке. Вместе с ключами владельцу новостройки выдают пластиковую ручку. “Вот вам пока одна, откроете с её помощью все окна, проверите, всё ли в порядке. А потом, когда закончите чистовую отделку, мы вам выдадим

Как делится наследство после смерти мужа между женой и детьми? Сталкиваясь с необходимостью получить и оформить имущество после смерти мужа, жена должна быть осведомлена в том, как это происходит, кому какая доля имущества переходит, кто и на что имеет право, как

Как бороться со стрессом Стресс — это не то, что с вами случилось, а то, как вы это воспринимаете” . Ганс Селье В стремлении описать неизъяснимый мир человеческой души ученые придумали много новых слов, но тем самым, похоже,

We have 4 guests online

ДСТУ 4163:2020. Як оформлюються основні реквізити в наказах SMARTFIN.UA

З 1 вересня 2021 року діють нові вимоги до оформлення кадрових документів. Стандарт ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи з 2003 року, замінив новий ДСТУ 4163:2020. Він прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 і діє з 01.09.2021.

Ця стаття допоможе:

• розібратися з новими вимогами до реквізитів при складанні кадрових документів, такими як: назва підприємства, реєстраційний індекс, дата, підпис, візи, відмітки про ознайомлення тощо;
• познайомитись із структурою кадрових наказів, оформлених за новим ДСТУ 4163:2020 у програмі SMARTFIN.UA;
• дізнатися, чи можна використовувати типові форми кадрових наказів з 01.09.2021.

Що регулює ДСТУ 4163:2020

ДСТУ 4163:2020 установлює:

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
• вимоги до бланків та оформлення документів;
• вимоги до виготовлення документів.

З-поміж 32 реквізитів, що регламентує ДСТУ 4163:2020, є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості:

1. найменування юридичної особи;
2. назва виду документа — не зазначають на листах;
3. дата документа;
4. реєстраційний індекс документа;
5. заголовок до тексту документа;
6. текст документа;
7. підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Чи обов’язково ФОП оформляти документи за ДСТУ 4163:2020?

Стандарт поширюється на документи, які створюють:

• державні органи;
• ОМС;
• установи, підприємства, організації та інші юридичні особи незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Для ФОП нові вимоги до оформлення документів мають рекомендаційний характер.

Оформлення наказів в SMARTFIN.UA

В усіх наказах в SMARTFIN.UA:

• реквізити заповнюються поздовжнім способом – це коли постійні реквізити розміщують вздовж верхньої частини аркуша;
• у документах використовується гарнітура Times New Roman (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020). Попередній стандарт ДСТУ 4163–2003 не регламентував, яким шрифтом друкувати документ. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 рекомендували використовувати Times New Roman. Тепер Times New Roman — це вимога ДСТУ.

Усі накази мають однакову структуру, кожний елемент якої має чітко визначене місце розташування та формат:

1. назва організації
2. код організації
3. назва документу
4. дата складання
5. місце складання
6. номер документу
7. заголовок до тексту
8. текст документу
9. підписи посадових осіб
10. візи
11. відмітка про ознайомлення

Вимоги, відповідно до яких оформлюються реквізити наказів у SMARTFIN.UA

Реквізит

Вимоги

Назва організації

• найменування автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу;
• найменування друкується ВЕЛИКИМИ літерами;
• можна друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• якщо в статуті (положенні про юридичну особу) є офіційне скорочене найменування, потрібно вказувати і його;
• скорочене найменування на поздовжньому бланку вказується окремим рядко у центрі; його можна вказувати як в дужках, так і без них;

Друкувати в документах найменування юридичної особи напівжирним чи звичайним шрифтом, вказувати скорочене найменування в дужках чи без дужок, юрособа визначає самостійно і фіксує обраний варіант в інструкції з діловодства.

Назва документу

• друкується ВЕЛИКИМИ літерами — НАКАЗ
• друкується напівжирним прямим шрифтом з розрідженням на 3 пункти
• вирівнювання по центру

Оформлення дат

Стандарт розрізняє терміни «дата документа» і «дата в документі»:

• дата документу – це дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення документа
• дата в документі- це дата певної події, нормативного акта, про які є згадка в документі

Дату можна оформляти цифровим або словесно-цифровим способом:

• цифровий спосіб – елементи дати зазначаються арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляється двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться
• словесно-цифровий спосіб – вказується:

• число місяця двома цифрами — якщо місяць містить одну цифру, додається нуль;
• місяць — словами;
• рік — чотирма цифрами. Додається слово «року» або скорочений варіант «р.».

У різних реквізитах одного документа дату тепер можна оформляти як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

Порада!

Вживати словесно-цифровий спосіб дати у реквізиті «Текст». Так буде дотримано норму ДСТУ 4163:2020 про те, що у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, для дат застосовують словесно-цифровий.

Місце складання:

• зазначається на всіх документах, крім листів;
• вказується на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа»;
• повинен відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 «Класифікатор об’єктів адміністративно-територіального устрою України» (КОАТУУ).

Реєстраційний індекс (номер документу):

Складники реквізита «Реєстраційний індекс»: порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструють + індекс

Вимога про правобічну похилу риску — нова. Попередня версія стандарту ДСТУ 4163:2020 не регламентувала, як відокремлювати складники реєстраційного індексу. За усталеною практикою для відокремлення складників реєстраційного індексу наказів з кадрових питань використовували дефіс та похилу риску (№ 123-к/тр або № 123-к/тм для відокремлення складників індексу). Тепер ДСТУ 4163:2020 чітко скеровує щодо правобічної риски.

Чи додавати індекси та які саме, підприємство вирішує самостійно. Реєстраційний індекс може містити лише порядковий номер за відповідною обліковою формою — 1, 2, 3…

Можна використовувати як індекси й літерні позначення, що відповідають питанням діяльності. Наприклад, для наказів з кадрових питань:

• тривалого (75 р.) зберігання — к/тр (наказ № 125/к/тр);
• тимчасового (5 р.) зберігання — к/тм (наказ № 221/к/тм).

Заголовок до тексту

• друкується без відступу від межі лівого поля;
• можна друкувати напівжирним прямим шрифтом;
• повинен бути коротким і граматично узгодженим із назвою документа
• має точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?»
• максимальна довжина рядка заголовка — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок довший, його потрібно розташувати в кількох рядках через один міжрядковий інтервал. Крапка в кінці заголовка не ставиться;
• якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), продовжуйте його до межі правого поля.

Текст документу

• може оформлятися як суцільний зв’язний текст, анкета, таблиця, поєднання цих форм;
• повинен подаватися стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, а також стосувався того питання, яке сформулювали в заголовку;
• викладається державною мовою. Виняток — випадки, передбачені законодавством про мови в Україні.
• рекомендовані міжрядкові інтервали: на А5 — 1 інтервал; на А4 — 1—1,5 інтервали; за потреби можна застосовувати в тексті й інші міжрядкові інтервали;
• стандарт дає змогу друкувати текст шрифтом розміром 12—14 друкарських пунктів;
• друкується без відступу від межі лівого поля.

Підписи посадових осіб

1) найменування посади особи, яка підписує документ:

• у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку;
• у скороченій формі, якщо документ надрукований на бланку;

2) особистий підпис (крім електронних документів);

3) власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ.

• Важлива новація ДСТУ 4163:2020 — вказувати у реквізиті «Підпис» власне ім’я та прізвище підписанта. Раніше за ДСТУ 4163—2003 в реквізиті «Підпис» вказували ініціали та прізвище з великої літери. Тепер потрібно вказувати прізвище ВЕЛИКИМИ літерами, власне ім’я (Інна, Світлана, Анна) не замінюється ініціалами.
• Пункт 7.7 ДСТУ 4163:2020 скеровує друкувати розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» з відступом від межі лівого поля документа 125 мм.
• Чого робити не можна? ДСТУ 4163:2020 забороняє під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Візи

• За допомогою візи оформляється внутрішнє погодження документів. Віза — це так званий управлінський реквізит, що не впливає на юридичну силу документа.
• У реквізиті «Віза» тепер вказується Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ особи, що візує. Раніше за ДСТУ 4163-2003 вказували ініціали та прізвище особи з великої літери.

Складники реквізиту «Віза»:

• найменування посади (за потреби);
• особистий підпис;
• власне ім’я ПРІЗВИЩЕ особи, яка візує документ.

Відмітка про ознайомлення

• Відмітка свідчить про факт ознайомлення працівника зі змістом управлінської дії щодо нього.
• Обов’язково ознайомлюйте працівників з наказами з кадрових питань:

“З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).”

В одній відмітці можете зафіксувати ознайомлення кількох працівників.

Складники відмітки про ознайомлення:

слова «З документом ознайомлений (-а, -і):» (без лапок);

• особистий підпис;
• власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ;
• дата ознайомлення.

При підготовці проєкту документу потрібно залишати місце для підпису і дати ознайомлення. Працівник, що ознайомлюється з документом, проставить їх від руки.

Чи можна після 01.09.2021 використовувати типові форми наказів

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 визначає нові вимоги до складання документів, зокрема наказів.

Типові форми затверджені наказом Держстату “Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці” від 05.12.2008 № 489:

• № П-1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу”
• № П-3 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”
• № П-4 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)”
• № П-5 “Табель обліку використання робочого часу”

Держстат не вносив до типових форм жодних змін, що стосуються нових вимог до складання документів. Тому підприємство може й надалі застосовувати затверджені типові форми наказів. Роботодавець не буде нести за це відповідальності. Водночас, роботодавець може адаптувати типові форми відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. Наприклад:

• вказувати великими літерами і напівжирним шрифтом назву підприємства
• великими літерами зазначати прізвище працівника
• у реквізиті підпис вказувати ім’я та ПРІЗВИЩЕ директора.

Розпочати легко! Додайте інформацію про організацію та працівників, виконайте налаштування і отримайте необхідні розрахунки. Нарахування зарплати та індексації, розрахунок податків, лікарняних, відпускних та компенсацій. А ще: будуйте графіки роботи будь-якої складності, формуйте кадрові докумети та звіти, відправляйте звітність у податкову, контролюйте торговельні операції та інше.