Новый ДСТУ 4163:2020 по оформлению документов: обзор новшеств

Одна из самых горячих новостей сентября — вступление в силу нового стандарта по оформлению документов: ДСТУ 4163:2020. В прошлом номере мы информировали об этой новости. А в этой статье уже более детально проанализируем новшества, которые предусматривает этот стандарт.

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» вступил в силу 1 сентября 2021 года (на смену ДСТУ 4163:2003).

Стандарт распространяется на всех юридических лиц. ФЛП, считаем, тоже нужно его применять — с учетом принципа из ст. 51 ГКУ.

Как указано в стандарте, его требования касаются:

— организационных (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. п.);

— распорядительных (постановления, решения, приказы);

— информационно-аналитических (акты, справки, служебные записки, пояснительные записки, служебные письма и т. п.) документов, создаваемых в результате деятельности предприятий.

А значит, названную документацию, включая и все кадровые документы, предприятие должно вести, ориентируясь на этот стандарт.

Новым ДСТУ определено, что он распространяется на документы независимо от носителя информации (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). То есть его требования касаются и электронных документов.

ДСТУ 4163:2020 устанавливает 32 реквизита организационно-распорядительных документов. Для документов, которые создают юрлица, обязательными являются следующие реквизиты (4.4 ДСТУ): наименование юридического лица (04), название вида документа (09) (не указывают в письмах), дата документа (10), регистрационный индекс документа (11), заглавие к тексту документа (19), текст документа (20), подпись (для электронных документов — электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи) (22).

Что изменилось?

Самое существенное — изменения в расшифровке подписи. Реквизит «подпись» теперь включает такие элементы: наименование должности, личная подпись, собственное имя и фамилия. То есть теперь в расшифровке подписи должны фигурировать не инициалы и фамилия подписывающего лица, а указывается его «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». Причем ФАМИЛИЮ указываем прописными (большими) буквами (формат — Іван ЮЩЕНКО) (5.22 ДСТУ 4163:2020).

«Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» вместо инициалов и фамилии теперь указываются и в реквизитах: (15) «Адресат»; (16) «Гриф затвердження документа»; (17) «Резолюція»; (26) «Відмітка про засвідчення копії документа»; (28) «Відмітка про ознайомлення з документом»; (29) «Відмітка про виконання документа» (см. таблицу).

Было (ДСТУ 4163:2003)

Стало (ДСТУ 4163:2020)

«Підпис» (5.22 ДСТУ 4163:2020)

Должность, подпись, инициал(ы), фамилия

Директор підпис І. П. Ющенко

Должность, подись, собственное имя и фамилия

Директор Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Должность, фамилию, инициал(ы) адресата указывают в дательном падеже

Должность, собственное имя и фамилию адресата указывают в дательном падеже

* А вот в примере оформления заявления о приеме на работу, приведенном в приложении «В» к ДСТУ 4163:2020 (пример В.4), реквизит «адресат» заполнен почему-то без учета новых требований .

«Гриф затвердження документа» (5.16 ДСТУ 4163:2020)

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без кавычек), наименование должности, подпись, инициал(-ы) и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения

Підпис І. П. Ющенко

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», наименование должности, личная подпись, собственное имя, фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Фамилии исполнителя (ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата

Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001

Підпис 15.08.2001

Фамилия(-и), собственное(-ые) имя(-ена) испонителя(-ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата

Прошу підготувати проєкт договору про постачання газу до 25.05.2019

Особистий підпис 01.09.2021

* Из примера заполнения этого реквизита, приведенного в стандарте, не следует, что фамилия должна указываться большими букавами. Но, по логике, и здесь фамилию нужно указывать большими буквами.

«Віза (внутрішнє погодження) документа» (5.24 ДСТУ 4163:2020)

Наименование должности, личная подпись,

инициалы и фамилия лица, визирующего документ, дата завизирования

Начальник юридичного відділу

Підпис І. П. Ющенко

Наименование должности (при необходимости), личная подпись, собственное имя и фамилия лица, визирующего документ, дата визирования

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Відмітка про засвідчення копії документа» (5.26 ДСТУ 4163:2020)

Слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, удостверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата удостоверения копии

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис І. П. Ющенко

Слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, удостверяющего копию, его собственное имя и фамилия, дата удостоверения копии

Згідно з оригіналом

Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Відомості про виконавця документа» (5.27 ДСТУ 4163:2020)

Фамилия или фамилия, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона

Іваненко 556 07 24

Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Фамилия и собственное имя исполнителя документа, номер его служебного телефона

Федорчук Василь 123 45 67

Во внутренних документах допустимо указывать только фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона

«Відмітка про ознайомлення з документом» (5.28 ДСТУ 4163:2020)

Этот реквизит не предусматривался

Слова «З документом ознайомлений(-а, -і)» (без кавычек), личная(-ые) подпись(-и), собственное (-ые) имя(имена), дата, которую каждый работник собственноручно проставляет при ознакомлении

З наказом ознайомлений:

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Відмітка про виконання документа» (5.29 ДСТУ 4163:2020)

Слова «До справи», номер дела, в котором документ будет храниться, дату направления документа в дело, наименование должности и подпись исполнителя

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Посада І. П. Ющенко

Слова «До справи» (без кавычек), номер дела, в котором документ будет храниться, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, удостоверяющего выполнение, наименование должности, личная подпись, собственное имя и фамилия ответственного лица, дата оформления отметки

До справи № 01-10

Лист-відповідь від 25.05.2019 № 01-10/01/123

Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Наименование предприятия. Указывается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (7.4 ДСТУ 4163:2020). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020).

Наименование юридического лица должно соответствовать полному наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице. Ниже полного наименования (отдельной строкой в центре) размещают сокращенное наименование юридического лица, если оно официально зафиксировано в положении (уставе).

Сокращенное наименование приводят в скобках или без них.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФАКТОР-МЕДІА»

(ТОВ «ФАКТОР-МЕДІА»)

Название вида документа. Указывается прописными буквами (ЗАЯВА, НАКАЗ и т. п.). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020). В письмах название вида документа не указывается.

Регистрационный индекс документа. Уточнено, как именно он должен формироваться. Он состоит из (1) порядкового номера документа в пределах группы регистрируемых документов и (2) дополняется индексами, которые применяет предприятие, в частности индексом номенклатуры дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают или подписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ.

Дата документа. Допускаются цифровой и словесно-цифровой формат заполнения даты. Словесно-цифровой используется, если документ содержит сведения финансового характера.

2001.01.15 (в основном для иностранной переписки)

Точку в конце даты не ставят.

Если число месяца содержит одну цифру, обязательно ставим впереди ноль (например, 07)

07 грудня 2019 року

07 грудня 2019 р.

Если число месяца содержит одну цифру, обязательно ставим впереди ноль

В разных реквизитах одного документа дата может быть оформлена как словесно-цифровым способом, так и цифровым.

Реквизиты почтового адреса. Указывают в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Если местонахождение юрлица отличается от адреса фактического осуществления деятельности, в справочных данных допустимо указывать два адреса: юридический (указанный в ЕГР) и фактический (для переписки).

Место составления документа. Указывают на всех документах, кроме писем. В ДСТУ указано, что место составления документа должно соответствовать наименованию населенного пункта согласно ДК 014-97.

Хотя Госстат обращал внимание на то, что этот классификатор уже утратил свою актуальность. Теперь действует Кодификатор административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад (далее — КАТЕТТГ), утвержденный приказом Минрегиона от 26.11.2020 г. № 290. Поэтому ориентироваться нужно на него.

Примеры: (1) м. Харків; (2) Київ.

В случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «м.» не применяют.

При этом не совсем понятно, как после введения КАТЕТТГ указывать наименования таких населенных пунктов, как поселок городского типа, поселок, село. В частности, нужно ли указывать название территориальной громады, к которой относится населенный пункт. Поскольку в одном районе может быть несколько населенных пунктов с одинаковым названием, как представляется, наименование села/поселка должно заполняться, например, так:

с. Веселівка Дмитрівської територіальної громади Кропивницького району Кіровоградської області.

Подписание документа в случае отсутствия должностного лица. В таком случае документ подписывает заместитель такого должностного лица или другое лицо, исполняющего его обязанности. При этом указывается фактическая должность, собственное имя и фамилия лица, которое подписало документ.

Слова «Виконувач обов’язків» или «В. о.» к наименованию должности руководителя юридического лица добавляют только в случае его замещения на основании распорядительного документа.

Неправильный вариант:

В случае отсутствия должностного лица, которое указано в документе, при невозможности перепечатать документ, в документ вносят исправления рукописным или машинописным способом:

Оттиск печати. Проставляют так, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не личную подпись должностного лица, или в специально предназначенном для этого месте с отметкой «МП».

Отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации. Это касается документов длительного (более 10 лет) хранения. Такие документы не могут создаваться только в электронной форме (обязательно их дублирование в бумажной форме). В случае создания экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации на нем проставляют штрихкод или QR-код, который содержит: сокращенное наименование юридического лица, дату регистрации, регистрационный индекс. QR-код также должен содержать сведения о подписанте электронного документа или наложении электронной печати, а именно: фамилию, имя, отчество подписанта или наименование юридического лица (для электронной печати), номер сертификата и срок его действия. Кроме того, QR-код дополнительно должен содержать даты наложения квалифицированных электронных подписей и печатей на электронный документ, которые берут из квалифицированных электронных отметок времени.

Печатание документов длительного хранения. Тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа.

По ДСТУ 4163:2003 на одном листе можно было печатать документы со сроком хранения до 5 (а не 10) лет.

Размеры отступов от левого поля документов. Для: абзацев в тексте — 10 мм (вместо 12,5 мм); реквизита «Адресат» — 90 мм (вместо 92 мм); реквизита «Гриф затвердження» — 100 мм (вместо 104).

ТОП-вопросы, связанные с ДСТУ 4163:2020

Обязателен ли ДСТУ 4163:2020?

«национальные стандарты применяются на добровольной основе, кроме случаев, если обязательность их применения установлена нормативно-правовыми актами».

ДСТУ 4163:2003 был обязательным. На обязательность его применения, в частности, указывали Правила деловодства № 1000/5 (утверждены приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5), которые обязательны для применения всеми юридическими лицами. Поэтому, по логике, и стандарт, который пришел ему на смену, — ДСТУ 4163:2020 — тоже является обязательным. Хотя, пока не будут внесены изменения в нормативно-правовые акты, в те же Правила № 1000/5 и не будет прописано прямое упоминание о новом ДСТУ 4163:2020, обязательность его применения не столь очевидна.

Как быть с типовыми формами документов?

Если используете типовые формы документов, то пока не будут внесены изменения в эти формы документов, на наш взгляд, следует оформлять реквизит «підпис» в том формате, который указан в типовой форме (т. е. с инициалами).

А если использовать самостоятельно разработанные формы типовых документов? Самостоятельно разработанные формы типовых документов должны содержать все реквизиты типовой формы. Но если утвердите свою форму типового документа с форматом подписи согласно ДСТУ 4163:2020 — этот вариант оформления тоже будет правильным.

Какова ответственность за несоблюдение ДСТУ?

Если вы, например, будете подавать иск в суд, заверив копии документов не в соответствии с требованиями ДСТУ, то иск могут не принять. А вот, юридическая сила документа, только по той причине, что, например, такой реквизит, как «підпис», будет оформлен в «старом» формате (с указанием инициалов), ставится под сомнение не может.

Распространяется ли ДСТУ на бухпервичку?

Формально — нет. Так как требования к оформлению бухпервички установлены Законом о бухучете. Но с другой стороны — в каком формате указывать, например, такой реквизит, как «дата складання», или как именно должен заполняться реквизит «особистий підпис», Закон о бухучете не определяет. Поэтому, по всей видимости, тут тоже придется ориентироваться на ДСТУ. В частности, подписи на документе тоже, очевидно, целесообразно проставлять в формате «Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ».

Но даже если первичный документ будет заполнен в «старом оформлении», это никак на его действительность не влияет.

Новий стандарт оформлення документів – ДСТУ 4163:2020

З 1 вересня 2021 року набрав чинності новий стандарт оформлення документів ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно — розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.

Вимоги даного стандарту поширюються на юридичних осіб та ФОП, та вносять зміни до наступних видів документів:

• організаційних (положення, статути, штатний розпис тощо);
• розпорядчих (накази, постанови тощо);
• інформаційно-аналітичних (акти, службові записки, довідки тощо)
• Окрім цього, норми ДСТУ поширюються не тільки на паперові документи, а й на електронні.

Що змінилося?

Посада, підпис , ініціали, прізвище

Директор підпис А.А. Петров

Посада, особистий підпис , власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Директор особистий підпис Андрій ПЕТРОВ

Зверніть увагу! Прізвище повинно бути написано великими літерами

Посаду, прізвище, ініціали адресата пишуть у давальному відмінку

Директору ТОВ “Ромашка”
Петрову А.А.

Посаду, власне ім’я та прізвище адресата пишуть у давальному відмінку

Директору ТОВ “Ромашка”

Слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис , ініціали, прізвище особи, що затвердила документ, дата

Директор ТОВ “РОМАШКА”

підпис А.А. Петров

Слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, особистий підпис , власне ім’я, прізвище особи й дата

Директор ТОВ “Ромашка”

особистий підпис Андрій ПЕТРОВ

Прізвище виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата

Прошу підготувати план маркетингових заходів до 30.07.2021

Прізвище, власне ім’я виконавця у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата

Прошу підготувати план маркетингових заходів до 30.09.2021

Особистий підпис 10.09.2021

Внутрішнє погодження документа

Посада, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дата завізування

підпис А.А. Петров

Посада (за потреби), особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дата візування

особистий підпис Андрій ПЕТРОВ

Засвідчення копії документа

Слова Згідно з оригіналом, посада, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дата засвідчення копії

Згідно з оригіналом

Директор підпис А.А. Петров

Слова Згідно з оригіналом, посада, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я і прізвище, дата засвідчення копії

Згідно з оригіналом

Директор особистий підпис Андрій ПЕТРОВ

Інформація про виконавця документа

Прізвище або прізвище, ім’я і по батькові виконавця документа і номер його службового телефону

Петров 760 18 28

Андрій Андрійович Петров 760 18 28

Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону

Петров Андрій 760 18 28

Відмітка про ознайомлення з документом

Слова З документом ознайомлений, особистий підпис, власне ім’я, дата, яку кожен працівник власноручно проставляє під час ознайомлення

З наказом ознайомлений

Особистий підпис Андрій ПЕТРОВ

Найменування підприємства потрібно писати великими літерами. Можна виділять напівжирним прямим шрифтом. Найменування пишеться повністю, без скорочень, як зазначено у статутних документах. Скорочену назву підприємства можна писати на наступному рядку по центру, в дужках. Наприклад:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ “РОМАШКА”
(ТОВ “РОМАШКА”)

Назву документа потрібно писати великими літерами, можна використовувати виділення напівжирним прямим шрифтом. Наприклад: ЗАЯВА, НАКАЗ.

Реєстраційний індекс документа складається з двох частин:

• порядковий номер документа;
• внутрішній індекс, що застосовується на підприємстві, наприклад: номер справи, номер структурного підрозділу.

Дата документа може бути написана у цифровому або словесно цифровому форматі. Якщо дата місяця складається з однієї цифри, потрібно перед нею ставить нуль. Наприклад: 07.10.2021 або 07 жовтня 2021 року.

Поштову адресу необхідно писати у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу, офісу або квартири, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Місце складання документа потрібно вказувати на всіх документах. Воно повинно відповідати КАТОТТГ. Приклад: м. Харків; Київ (скорочення м. не пишемо).

Підписання документа у разі відсутності особи. Якщо особа відсутня, замість неї документи підписує заступник, який має на це право або тимчасово виконує її обов’язки. Така особа пише власну посаду, власне ім’я та прізвище. Слова “Виконувач обов’язків” або “В.о.” не пишуться, якщо немає розпорядчого документа.
Приклад: Заступник директора підпис Андрій ПЕТРОВ.

Печатку підприємства проставляють так, щоб підпис особи не був перекритий. Бажано ставити печатку на останні букви посади або там, де стоїть позначка М.П.

• 06.03.2024
• Торговельні електронні ваги Днепровес ВТД-15РС, до 15 кг ⚖️ Комерційні ваги з акумулятором можуть працювати автономно, від мережі, підключатися до ПК і касового апарату. 🌟 Яскравий світлодіодний дисплей 🛡 Платформа з нержавіючої сталі 🔋 50 годин автономної роботи від вбудованого акумулятора ⏱ Час зважування — до 3 сек 🔧 Вбудований широкий функціонал 🏪 Особливо зручні для магазинів з великим потоком клієнтів і широким асортиментом вагових товарів. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://store.torgsoft.ua/vesy-dneproves-vtd-15-rs/ 09:16
• 26.02.2024
• 🔧 Прес-служба Податкової повідомляє, що через технічне обслуговування системи, ввечері 26 лютого, з 21:00 до 23:00, може бути частково обмежений доступ до електронних сервісів програмно-технічного комплексу Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. 🔑 За що відповідає Програмно-технічний комплекс Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг? ▪️ Центр реєстрації: веде облік користувачів, видає та анулює кваліфіковані сертифікати відкритих ключів, а також веде журнал подій. ▪️ Сховище ключів: забезпечує безпечне зберігання ключів користувачів. ▪️ Сервер штампів часу: генерує та додає штампи часу до електронних документів. ▪️ Центр обробки запитів: обробляє запити на отримання кваліфікованих сертифікатів, перевірку електронних підписів та інші. ▪️ Інші компоненти: система аутентифікації, система моніторингу та система резервного копіювання. 15:38
• 18.02.2024
• Торгсофт-Старт: 👉 склад, переоблік, маркетинг, звіти та аналітика для малого бізнесу 🎥 https://youtu.be/e59A4uNx-SE 13:54
• Записали для вас відеокасти про Торгсофт-Старт: 👉 огляд можливостей, прихід, продаж, повернення та списання товару 🎥 https://youtu.be/CoUPbJ4yOo8 13:53
• 12.02.2024
• Універсальний термопринтер Xprinter XP-370B 🧾 Друкує чеки й етикетки розміром до 80 мм, оснащений віддільником етикеток, датчиком для додаткового захисту від перегріву та USB. 🚀 Висока швидкість друку — до 152 мм / секунду 🔍 Підтримує друк PDF417, QR кодів, DAMATRIX 2D. 🎯 Розпізнає розмір та місце розташування етикетки. 🔄 Можна під’єднати зовнішній тримач для рулонів великого діаметра. 💼 Надійний і швидкісний — підходить і для підприємств з великими обсягами друку. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://store.torgsoft.ua/printer-universalnyy-xprinter-xp-370b/ 16:15
• 09.02.2024
• Бездротовий сканер штрих-кодів Netum C750 🔹 Зіскановує штрих-коди і QR коди з паперу та екранів мобільних пристроїв, виводить зчитану інформацію на екран. 📱 Компактний кишеньковий сканер — важить всього 60 грамів і поміщається в стандартну кишеню 💾 Зберігає в пам’яті до 100 000 штрих-кодів 🔋 Батареї вистачає на 20 годин безперервного сканування 📶 Інтерфейси підключення: Bluetooth, USB 🏭 Особливо зручний для виїзної торгівлі, складів, логістики, переобліку та інвентаризації. 🛒 Можна придбати тут: https://store.torgsoft.ua/netum-c750/ 09:27
• 08.02.2024
• Термопринтер чеків Xprinter XP-E200M USB 🖨 Принтер друкує чеки, бланки та квитанції шириною 58 – 80 мм, в тому числі штрих-коди, QR-коди, логотипи. 🏃‍♂️ Висока швидкість друку 一 200 мм/с 💻 Підтримує друк чеків із програмного РРО 🔄 Має функцію повторного друку та друку в черзі ✂️ Оснащений автообрізувачем, USB і слотом для підключення грошової скриньки 🏢 Підходить для всіх видів бізнесу і має хороше співвідношення ціна/якість 🔗 Дізнатись ціну: https://store.torgsoft.ua/xprinter-xp-e200m/ 09:32
• 26.01.2024
• Перехідник USB-RS232, HL340 🔌 Перехідник з USB на RS232 (9pin), довжина кабелю — 80 см. 💡 Підходить для підключення ваг Днепровес ВТД-15 РС, VAGAR VP-15 LED RS232. 🖥 Підключається до порту USB серій 1.1 і 2.0 та COM (9pin) 🚀 Підтримує передачу даних зі швидкістю понад 1 Мбіт/с 🔧 Для підключення пристроїв з інтерфейсом COM (9pin) до комп’ютера в порт USB. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://torgsoft-online-market.com/product/perehidnik-usb-rs-232-hl-340 10:41
• 25.01.2024
• Термопринтер чеків Xprinter XP-Q90EC 🖨 Друкує текст, графічні зображення, штрих-коди, QR-коди на чековій стрічці 58 мм 🚀 Швидкісний друк ✂️ Автообрізка чеків 💰 Можна під’єднати грошову скриньку 🛍 Для оптової та роздрібної торгівлі 🔗 Ціна:https://torgsoft-online-market.com/product/printer-chekiv-xprinter-xp-q90-ec 09:43
• 24.01.2024
• Принтер етикеток Xprinter XP-235B 🏷Друкує етикетки шириною 20 — 60 мм, лінійні штрих-коди та QR-коди. ⚡️Висока швидкість друку — до 101 мм / сек ⏸Є кнопка паузи та прокрутки 📏Принтер невеликий і його зручно розміщувати на письмовому столі 👌Ідеально підходить для невеликих обсягів друку, — до 1500 етикеток на день. 🔗Придбати можна за посиланням: https://torgsoft-online-market.com/product/printer-etiketok-xprinter-xp-235-b 11:08

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

• его подписания (распорядительные документы, письма) или
• события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
• для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения 1.

Для ряда официальных документов существует также дата их опуб­ликования и дата вступления в силу. Кроме того, дата как элемент присутствует в составе разных реквизитов документа.

Какие правила стандартизированы?

В настоящее время действует несколько документов, в которых регламентированы способы проставления даты.

Обратите внимание, что применение ранее действующего ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования» на территории Российской Федерации прекращено с 01.01.2022 без замены на новый аналогичный документ (приказ Росстандарта от 27.12.2021 № 1857-ст).

В действующем ГОСТ об оформлении организационно-распоряди-тельных документов про интересующий нас реквизит сказано немного:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности – день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Что мы видим в этом стандарте?

При цифровом способе оформления даты ее элементы приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками:

• 2 цифры для обозначения числа;
• 2 цифры – для месяца;
• 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.»

Пример: 01.09.2022 или 21.02.2022.

Если же дата оформляется словесно-цифровым способом, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает:

• после 4 цифр года ставить сокращение «г.»;
• если дата состоит из 1 цифры, то 0 перед ней не ставить.

Пример: 1 сентября 2022 г.

Обратите внимание, что между цифрами года и сокращениями «г.» или «гг.» должен быть пробел: 2022 г., 2020–2022 гг.

Дата документа оформляется без кавычек.

Но какой способ оформления даты будет применяться при оформлении того или иного реквизита в определенном виде документа, будет зависеть от правил, указанных в конкретных локальных нормативных актах (ЛНА) организации по оформлению документов (инструкциях, регламентах и др.). Он может отличаться от указанных в рассмотренном выше ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применение данного стандарта носит добровольный характер для организаций различных форм собственности, за исключением государственных органов и органов местного самоуправления.

В соответствии с приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» данный стандарт носит обязательный характер для этих органов, поэтому они обязаны четко применять правила оформления даты, указанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Остальным организациям при оформлении даты в документах желательно все-таки придерживаться Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных Росархивом в 2018 году, и закрепить особенности оформления даты в ЛНА.

Поэтому далее поговорим про особенности оформления даты различными организациями в различных реквизитах и ситуациях.

Нужен 0 в начале даты?

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.10) в примере показывает нам, что при словесно-цифровом способе число месяца внутри даты должно быть обозначено 1-й цифрой от 1 до 9: 5 июня 2016 г.

В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.11) в этой же ситуации 0 присутствовал: 05 июня 2003 г. Такого числа дня месяца, как 05 или 01 не существует, поэтому в новом стандарте «0» был исключен.

Однако его наличие усложняет фальсификацию даты, например 1 декабря 2021 г. достаточно легко превратить в 11 декабря и в 21, и в 31 декабря того же года, подставив в начале всего одну новую цифру. Если бы перед 1 стоял 0, то такую подмену сделать было бы сложнее. А дата издания документа или иного действия либо события, указанного в тексте, порой может сыграть существенную роль. Поэтому некоторые организации в своих ЛНА закрепили старое правило, согласно которому число в дне месяца всегда должно быть двузначным.

Кавычки в дате?

ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает оформление даты только без кавычек. Однако некоторые организации используют в бланках документов ограничительные отметки для даты, обозначая кавычками место заполнения числа месяца, таким образом давая понять, что в бланке применяется словесно-цифровой способ оформления даты. Это допустимо, если ваша организация не придерживается правил ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пример 1. Способ указания даты с кавычками в бланке

Какой способ оформления кавычек выбрать («ёлочки» или “лапки”), также решает организация. Однако существует понятие «полиграфических» кавычек: в печатном тексте (в газете, журнале или книге) кавычки всегда должны иметь вид скобок: «». Это же правило перешло в официально-деловой стиль, поэтому рекомендуется придерживаться его при оформлении даты в бланке документа.

В Примерах 2 и 3 показаны правила проставления даты в бланке документа при угловом и продольном расположении реквизитов. Дата всегда располагается слева, а регистрационный номер справа, т.к. сначала документ датируется, а затем уже регистрируется.