Накази з основної діяльності зберігають постійно в організаціях, що створюють документи Національного архівного фонду (НАФ), а в інших організаціях — до ліквідації.
— в Особовій справі працівника: заява про прийняття на роботу, трудовий договір (контракт), заява про зміну біографічних даних, про переведення на іншу роботу, заява про звільнення тощо; — ті ж документи, що не ввійшли до особової справи, зберігаються у інших справах, визначених Номенклатурою справ підприємства.
Заяви про прийняття на роботу зберігаються в особових справах працівників (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Якщо працівник працює у важких, шкідливих чи небезпечних умовах праці, накази про відпустки усіх видів належать до наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання. Такі накази реєструйте у Журналі реєстрації наказів тривалого зберігання.
Також організація тривалого зберігання документів необхідна для окремої групи важливих паперів щодо кадрових питань. Так, накази про прийняття/звільнення з роботи, реєстраційні книги видачі документів про освіту, картотеки до наказів з особового складу зберігаються протягом 75 років.
Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає керівник установи (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а за …