ЗАКРИТТЯ ПРОЕКТУ. ОСНОВНІ ПРОЦЕДУРИ

експлуатаційні випробування; підсумковий звіт; закриття контрактів; програмні продукти з управління проектами.

Фаза завершення проекту

Закриття проекту – це процес офіційного завершення всіх операцій проекту. При закритті проекту менеджер розглядає всю попередню інформацію, отриману під час закриття попередніх фаз, що дозволяє упевнитися в тому, що всі роботи по проекту завершені, і проект досяг своїх цілей. Так як зміст проекту визначається планом управління проектом, менеджер проекту робить аналіз даного документа, щоб упевнитися, що проект фактично завершено, перед тим як формально констатувати це.

Закриття проекту може бути здійснено також достроково, до остаточного виконання всіх операцій. У цьому випадку процес завершення проекту також включає процедури, що досліджують і документують причини зроблених дій.

На фазі завершення дії менеджменту носять, швидше, адміністративний, ніж технічний чи економічний характер. Це наступні процедури, необхідні для адміністративного завершення проекту:

• – Дії та операції, необхідні для задоволення критеріїв завершення або виходу для фази або проекту;
• – Дії та операції, необхідні для передачі продуктів, послуг або результатів проекту в наступну фазу або у виробництво і (або) операційну діяльність;
• – Операції, необхідні для збору документів проекту або фази, перевірки успішності або невдачі проекту, акумулювання отриманих знань та архівування інформації по проекту для майбутнього використання організацією.

Головна мета цієї фази – перевірити і передати замовникові результат проекту. Для цього необхідно виконати приймально-здавальні роботи відповідно до процедури приймання, яка повинна бути визначена заздалегідь на самій ранній стадії проекту.

Перевірка результатів проекту може здійснюватися на основі експлуатаційних випробувань.

Мета проведення експлуатаційних випробувань – отримання точних даних, що характеризують рівень результатів, досягнутих в результаті виконання робіт але проекту. У ході експлуатаційних випробувань виявляються фактичні експлуатаційні характеристики роботи обладнання, які підтверджують або спростовують правильність обраної технології.

Експлуатаційні випробування включають:

• – Порівняння експлуатаційних характеристик проекту із запланованими показниками;
• – Виявлення розбіжностей між запланованими і реальними показниками;
• – Визначення причин виявлених розбіжностей;
• – Розробку заходів щодо усунення виявлених розбіжностей;
• – Організацію робіт з усунення розбіжностей.

Вимоги до проведення експлуатаційних випробувань визначаються гарантійними угодами між постачальниками і замовником.

Гарантійну угоду забезпечує захист прав обох сторін і включає наступні пункти:

• – Перевірка відповідності проекту встановленого обладнання;
• – Спостереження за випробуваннями, початком робіт і введенням в експлуатацію;
• – Визначення відповідності вихідної сировини, використовуваного в процесі випробувань;
• – Визначення часу та умов проведення випробувань;
• – Встановлення в процесі випробувань відповідності змонтованого обладнання його паспортним даним;
• – Усунення невідповідностей проекту.

За результатами випробувань складається звіт, що включає:

• – Найменування, адреса та місцезнаходження підприємства, в якому проводяться випробування;
• – Назва технологічного процесу, що підтверджує випробування;
• – Мета випробування;
• – Порівняння фактичних і запланованих результатів;
• – Рекомендації та рішення.

До звіту додаються щоденні дані про проведення випробувань.

Результати випробувань є підставою для передачі відповідальності від підрядника до замовника в період здачі-приймання готових об’єктів.

На фазі завершення результати проекту повинні бути передані у впровадження або супровід або належним чином законсервовані для подальшого використання. Не повинно залишатися “завислих” робіт за проектом. Всі лінійні керівники всіх учасників повинні бути сповіщені про завершення робіт по проекту, і звільненні співробітників.

Друге важливе завдання, що має бути вирішена на даній фазі, це реалізація зворотного зв’язку за проектом. Мета – зберегти результати, знання та досвід, отримані в проекті, для більш ефективного та якісного виконання аналогічних проектів в майбутньому. Необхідно архівувати всі результати, документувати досвід, уроки за проектом і пропозиції щодо поліпшення технології виконання робіт і управління проектами.

Всі проекти і особливо ті, які закриваються достроково внаслідок явного недосягнення поставлених цілей, повинні завершуватися підсумковим звітом, який повинен містити наступну інформацію:

• – Опис досягнутих в результаті реалізації проекту результатів;
• – Опис додаткових (незапланованих) корисних результатів, якщо такі були отримані. Це особливо характерно для інноваційних проектів, де отримання таких результатів може стати поштовхом для розвитку нового напрямку досліджень, відкриття нових ринків;
• – Результати виконання планових цілей за якістю проекту та його продукції;
• – Визначення та аналіз факторів (подій), що позитивно вплинули на хід виконання проекту;
• – Визначення та аналіз факторів, що негативно вплинули на проект;
• – Уроки проекту – як можна було б уникнути негативних відхилень від цілей, термінів, якості, бюджету проекту;
• – Пропозиції щодо поліпшення процесу управління проектом;
• – Організаційні та технологічні інновації, реалізовані в ході проекту;
• – Матеріали, які можуть бути використані при реалізації інших проектів.

Остаточний варіант підсумкового звіту надається учасникам і стейкхолдерам проекту.

Завершальні операції спрямовані на підвищення ефективності наступних проектів – як економічної (прибутковість інвестицій), так і організаційної та технологічної. Для цього дуже важливо врахувати досвід виконаного проекту і внести відповідні зміни в організаційну структуру, організацію фінансування, логістику, планування проекту, розробити більш ефективний стиль управління і т.д.

ЗАКРИТТЯ ПРОЕКТУ. ОСНОВНІ ПРОЦЕДУРИ

експлуатаційні випробування; підсумковий звіт; закриття контрактів; програмні продукти з управління проектами.

Фаза завершення проекту

Закриття проекту – це процес офіційного завершення всіх операцій проекту. При закритті проекту менеджер розглядає всю попередню інформацію, отриману під час закриття попередніх фаз, що дозволяє упевнитися в тому, що всі роботи по проекту завершені, і проект досяг своїх цілей. Так як зміст проекту визначається планом управління проектом, менеджер проекту робить аналіз даного документа, щоб упевнитися, що проект фактично завершено, перед тим як формально констатувати це.

Закриття проекту може бути здійснено також достроково, до остаточного виконання всіх операцій. У цьому випадку процес завершення проекту також включає процедури, що досліджують і документують причини зроблених дій.

На фазі завершення дії менеджменту носять, швидше, адміністративний, ніж технічний чи економічний характер. Це наступні процедури, необхідні для адміністративного завершення проекту:

• – Дії та операції, необхідні для задоволення критеріїв завершення або виходу для фази або проекту;
• – Дії та операції, необхідні для передачі продуктів, послуг або результатів проекту в наступну фазу або у виробництво і (або) операційну діяльність;
• – Операції, необхідні для збору документів проекту або фази, перевірки успішності або невдачі проекту, акумулювання отриманих знань та архівування інформації по проекту для майбутнього використання організацією.

Головна мета цієї фази – перевірити і передати замовникові результат проекту. Для цього необхідно виконати приймально-здавальні роботи відповідно до процедури приймання, яка повинна бути визначена заздалегідь на самій ранній стадії проекту.

Перевірка результатів проекту може здійснюватися на основі експлуатаційних випробувань.

Мета проведення експлуатаційних випробувань – отримання точних даних, що характеризують рівень результатів, досягнутих в результаті виконання робіт але проекту. У ході експлуатаційних випробувань виявляються фактичні експлуатаційні характеристики роботи обладнання, які підтверджують або спростовують правильність обраної технології.

Експлуатаційні випробування включають:

• – Порівняння експлуатаційних характеристик проекту із запланованими показниками;
• – Виявлення розбіжностей між запланованими і реальними показниками;
• – Визначення причин виявлених розбіжностей;
• – Розробку заходів щодо усунення виявлених розбіжностей;
• – Організацію робіт з усунення розбіжностей.

Вимоги до проведення експлуатаційних випробувань визначаються гарантійними угодами між постачальниками і замовником.

Гарантійну угоду забезпечує захист прав обох сторін і включає наступні пункти:

• – Перевірка відповідності проекту встановленого обладнання;
• – Спостереження за випробуваннями, початком робіт і введенням в експлуатацію;
• – Визначення відповідності вихідної сировини, використовуваного в процесі випробувань;
• – Визначення часу та умов проведення випробувань;
• – Встановлення в процесі випробувань відповідності змонтованого обладнання його паспортним даним;
• – Усунення невідповідностей проекту.

За результатами випробувань складається звіт, що включає:

• – Найменування, адреса та місцезнаходження підприємства, в якому проводяться випробування;
• – Назва технологічного процесу, що підтверджує випробування;
• – Мета випробування;
• – Порівняння фактичних і запланованих результатів;
• – Рекомендації та рішення.

До звіту додаються щоденні дані про проведення випробувань.

Результати випробувань є підставою для передачі відповідальності від підрядника до замовника в період здачі-приймання готових об’єктів.

На фазі завершення результати проекту повинні бути передані у впровадження або супровід або належним чином законсервовані для подальшого використання. Не повинно залишатися “завислих” робіт за проектом. Всі лінійні керівники всіх учасників повинні бути сповіщені про завершення робіт по проекту, і звільненні співробітників.

Друге важливе завдання, що має бути вирішена на даній фазі, це реалізація зворотного зв’язку за проектом. Мета – зберегти результати, знання та досвід, отримані в проекті, для більш ефективного та якісного виконання аналогічних проектів в майбутньому. Необхідно архівувати всі результати, документувати досвід, уроки за проектом і пропозиції щодо поліпшення технології виконання робіт і управління проектами.

Всі проекти і особливо ті, які закриваються достроково внаслідок явного недосягнення поставлених цілей, повинні завершуватися підсумковим звітом, який повинен містити наступну інформацію:

• – Опис досягнутих в результаті реалізації проекту результатів;
• – Опис додаткових (незапланованих) корисних результатів, якщо такі були отримані. Це особливо характерно для інноваційних проектів, де отримання таких результатів може стати поштовхом для розвитку нового напрямку досліджень, відкриття нових ринків;
• – Результати виконання планових цілей за якістю проекту та його продукції;
• – Визначення та аналіз факторів (подій), що позитивно вплинули на хід виконання проекту;
• – Визначення та аналіз факторів, що негативно вплинули на проект;
• – Уроки проекту – як можна було б уникнути негативних відхилень від цілей, термінів, якості, бюджету проекту;
• – Пропозиції щодо поліпшення процесу управління проектом;
• – Організаційні та технологічні інновації, реалізовані в ході проекту;
• – Матеріали, які можуть бути використані при реалізації інших проектів.

Остаточний варіант підсумкового звіту надається учасникам і стейкхолдерам проекту.

Завершальні операції спрямовані на підвищення ефективності наступних проектів – як економічної (прибутковість інвестицій), так і організаційної та технологічної. Для цього дуже важливо врахувати досвід виконаного проекту і внести відповідні зміни в організаційну структуру, організацію фінансування, логістику, планування проекту, розробити більш ефективний стиль управління і т.д.