ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ.

Оформлення справи – це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил. Воно включає в себе комплекс робіт з оформлення обкладинки справи, підшивці або палітурки справи (брошюровке), нумерації ЛІЕТ, складання листа-завірителя і внутрішнього опису документів справи (в необхідних випадках).

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Оформлення справ проводиться працівниками служби ДОУ і відповідних структурних підрозділів, в обов’язок яких входить заклад і формування справ за методичної допомоги і під контролем архіву організації.

Повне оформлення справи передбачає:

• • оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;
• • нумерацію аркушів у справі;
• • складання листа-завірителя справи;
• • складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи;
• • підшивку чи палітурку справи;
• • внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою. На обкладинці справи зазначаються реквізити ‘.

• • найменування організації;
• • найменування структурного підрозділу;
• • номер (індекс) справи;
• • заголовок справи;
• • дата справи (тому, частини);
• • кількість листів в справі;
• • термін зберігання справи;
• • архівний шифр справи.

Форма обкладинки справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання 1

код федерального органу виконавчої власті_

(Найменування федерального органу виконавчої влади і структурного підрозділу)

Оформлення які проставляють на обкладинці справи реквізитів здійснюється наступним чином:

• • найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;
• • найменування структурного підрозділу вказується відповідно до затвердженої структурою;
• • номер справи повинен відповідати індексу справи за номенклатурою справ;
• • заголовок справи переноситься з номенклатури справ;
• • дата справи містить вказівку року заведення і закінчення справи в діловодстві.

Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених до справи. Датою додатки до справи, сформованому в окремий том, є дата реєстрації основного документа, додаток до якого вміщено в цей том. Так само при оформленні справи:

• • число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться повністю словами;
• • кількість листів в справі проставляється на обкладинці справи відповідно до підсумкової написом;
• • термін зберігання справи переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначених у переліку типових документів або в переліку документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням термінів зберігання;
• • архівний шифр справи, що складається з номера фонду, номера опису та номера справи за описом, проставляється на обкладинках справ постійного зберігання в архіві організації чорним чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів, затверджених ЕПК відповідного архіву (до цього він проставляється олівцем ).

Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення: при невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів в заголовок справи вносяться зміни і доповнення.

На обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування федерального архіву, в який будуть передаватися справи, кодів федерального архіву і федерального органу виконавчої влади за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ВІКНО) і ЄДРПОУ органів державної влади і управління ОК 006-2011 (ОКОГУ) .

Встановлено наступний порядок нумерації аркушів справи:

• • всі листи справи, крім листа-завірителя і внутрішнього опису, нумеруються простим олівцем, цифри проставляються в правому верхньому куті листа;
• • лист великого формату, складений і підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому кутку;
• • документи з власною нумерацією листів, в тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку;
• • листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо;
• • фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку;
• • підшиті до справи конверти е вкладеннями нумеруються в наступному порядку: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;
• • додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійний тому і нумеруються окремо.

По завершенні нумерації аркушів складається заверітель- ная напис (. Лист-засвідчувач справи), в якій цифрами і прописом вказується кількість аркушів в цій справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.). Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання і розташовується в кінці справи.

Форма листа-завірителя справи 1

ЛИСТ-засвідчувач СПРАВИ №_

У справі підшито і пронумеровано_ліст (ів),

+ Аркушів внутрішнього опісі_

Особливості фізичного стану та формування справи

працівника ПодпісьВ Розшифровка

Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішній опис документів справи. Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

Форма внутрішнього опису документів справи 1

Кількість аркушів внутрішнього опісі_.

Найменування посади особи, яка склала внутрішній опис

документів справи ПодпісьВ Розшифровка

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, па яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису. Завірена упорядником внутрішній опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати в швидкозшивач, не проводити пересістематіза- цію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять.

Завершення справи постійного і довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом трьох років, а потім здаються в архів.

Проведення експертизи цінності документа. Відповідно до Закону про архівну справу рішення науково-методичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів і включенням їх до складу Архівного фонду РФ, здійснюється Центральною експертно-перевірочною комісією (ЦЕПК) спеціально уповноваженого Урядом РФ федерального органу виконавчої влади.

• Експертиза цінності документів – вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду РФ.

Експертизі цінності документів підлягають всі документи на носіях будь-якого виду, що знаходяться у федеральній власності, власності суб’єкта РФ або муніципальної власності.

Експертиза цінності документів в організації на стадії діловодства проводиться:

• • при складанні номенклатури справ;
• • в процесі формування справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;
• • при підготовці справ до передачі в архів організації.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в організації створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

При проведенні експертизи цінності документів здійснюється:

• • відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів федерального органу виконавчої влади;
• • відбір справ з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах;
• • виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

Відбір документів для постійного зберігання здійснюється на підставі переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ організації шляхом полистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.

Опис справи – архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту. Описи складаються окремо на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу. На справи тимчасового (до 10 ліг) зберігання описи не складаються.

При складанні опису справ дотримуються наступні вимоги:

• • кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина), в тому числі сформований в окремий том додаток до справи, вноситься до опису під самостійним номером);
• • порядок нумерації справ в описі здійснюється в прямій послідовності (валовий);
• • графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи; при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те ж », при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
• • графа опису «Примітка» використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.і.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якій вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номери і пропущені номери).

Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох примірниках, підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби ДОУ і затверджується керівником структурного підрозділу.

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу [1]

• (Найменування федерального органу виконавчої влади)
• (Найменування структурного підрозділу)

Найменування посади керівника

Прошнурувати документи зразок. Як правильно зшивати документи: загальноприйняті правила та практичні поради

Бажаєте впорядкувати великий обсяг документації? Дізнайтеся, які правила прошивки документів слід дотримуватися при використанні офіційних паперів у діловодстві або передачі на архівне зберігання.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Прошивка документів – це чудовий спосіб систематизувати великий обсяг робочої документації. Його використовують як у поточному діловодстві (наприклад, при передачі паперів на перевірку), так
. Сам процес, незважаючи на свою простоту, є важливим організаційним моментом. Помилки можуть спричинити серйозні наслідки:

Якщо офіційні папери пошиті неправильно, архів або державні органи нагляду можуть не прийняти їх на зберігання або перевірку.

Погано систематизована документація може стати приводом для відмови заінтересованих осіб від співпраці.

Якщо папери пошиті неакуратно та неякісно, ​​зростає ризик розформування пошитої справи або заміни важливих офіційних паперів. Це, своєю чергою, може ускладнити подальші перевірки.

Правила прошивки документів: яку документацію потрібно прошивати

Прошивка офіційних паперів потрібна для того, щоб уникнути випадкових втрат документації. Якщо папка прошита, всі папери надійно закріплені, і заміна окремого аркуша стає непростим завданням. Це допомагає захиститись від підробок. Крім того, прошиті справи компактніші. Їх набагато легше зберігати та систематизувати.

Важливо пам’ятати, що зшиванню підлягають в повному обсязі папери компанії, лише багатосторінкові, призначені передачі до реєстраційні чи контролюючі органи. Також прошивають тендерну документацію та справи перед передачею до архіву.

Можна виділити кілька основних видів документації, які прийнято зшивати:

• Архівні (включені у справи передачі в архів);
• Вхідна та вихідна кореспонденція діловода;
• Бухгалтерські (авансові звіти,
  рахунки-фактури, касові книги, оборотні відомості, акти виконаних робіт, подорожні листи, відомості на заробітну плату);
• кадрові (
  , штатний розпис);
• Спрямовуються на перевірку (папери, що спрямовуються до контролюючих органів: податкову, ПФР);
• Нотаріально засвідчені копії та переклади;

Серед винятків можна виділити документацію, що передається до податкової служби. Її, як правило, не зшивають, бо це ускладнює подальшу роботу з нею.

Прошивка документів по госту

Нині єдиних правил прошивки документів нитками
по ГОСТ
немає. Єдиний стандарт, що визначає термінологію діловодства (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа») не містить опису даної процедури. Таким чином, на законодавчому рівні процес регламентують лише рекомендації, затверджені Росархівом (наказ №76 від 23.12.2009). У пункті 3.5.3. даних рекомендацій, присвяченому підготовці справ до передачі на архівне зберігання, зазначено, що повне оформлення справи передбачає, серед інших операцій, підшивку та плетіння справи. У Додатку № 24 до цього пункту процедуру описано докладніше.

Через відсутність жорстких однозначних правил підготовка паперів передачі у різні інстанції значно ускладнюється – доводиться керуватися різними рекомендаціями.

Необхідні матеріали для прошивки документів:

Існує кілька поширених способів зшивання документації.

Вибір залежить від вимог керівництва, призначення справи та наявних пристроїв.

1. Класичним способом вважається скріплення листів з допомогою нитки. Так зазвичай прошивають невеликий обсяг документації. Для прошивки документів використовують голку або дірокол. Після зшивання нитку закріплюють наклейкою із завірювальним написом.
2. Для
   застосовується шуруповерт і щільна мотузка.
3. У деяких випадках можна скористатися спеціальним обладнанням – верстатом для прошивки документів або палітуркою. Такий вид зшивання найчастіше використовується у друкарнях.

Апарат для прошивки документів

Брошувальні машини або біндери значно прискорюють процес зшивання документації. Подібні пристрої для прошивки документів дозволяють скріплювати велику кількість листів за допомогою пластикової або металевої пружини. При кріпленні на пластик папку можна легко розшити.

У деяких випадках, наприклад
, доцільно використовувати термобіндер. Це пристрій для клейового безшовного скріплення. Таке скріплення оптимальне для великої кількості листів (більше 80-100).

Досить поширена прошивка документів металевими або пластиковими люверсами.

Широко застосовуються також брошурувально-палітурні верстати, які дозволяють виконати класичне зшивання голкою та ниткою. Використання палітурної машинки є оптимальним для прошивки більшості офіційних документів.

Нитки для прошивки документів

Для зшивання зазвичай використовують банківський шпагат, лавсанову стрічку або спеціальні прошивні нитки. Якщо цих матеріалів під рукою не виявилося, можна скористатися звичайними суворими нитками. Якщо листи прошивають бавовняною швейною ниткою, її складають у кілька разів, щоб кріплення було надійнішим.

Іноді при виборі ниток можна побачити в назві абревіатуру «ЛШ». Наприклад, нитка лавсанова для прошивки документів ЛШ-210. Це позначення виду нитки та її лінійна щільність. Таке маркування означає, що нитка виготовлена ​​з поліефірних волокон та має щільність 210 текс. Такі нитки стійкі до кислоти, органічних розчинників, більшості слабких лугів, мікроорганізмів та цвілі, підвищеної вологості, перепадів температур. Вони довговічні та зручні у використанні.

Наклейки для прошивки документів

Наклейки необхідні для того, щоб закріпити нитку на звороті підшивки. Вони містять інформацію про кількість аркушів та виконують функцію друку, що підтверджує
. До оформлення подібних стікерів існує низка вимог:

• Паперова наклейка має прямокутну форму розміром 60х40 мм.
• При приклеюванні наклейки вузликів ниток забирається під неї, а кінці залишаються вільними.
• Обов’язковий напис “Пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою _____ аркушів”, де замість прочерку ставлять кількість аркушів.

• Необхідно залишити вільне місце для позначки із зазначенням посади відповідальної особи, її ПІБ, підпису та дати підписання.
• Наклейка засвідчується печаткою, відбиток якої повинен частково попадати на саму підшивку.

Схеми прошивки документів

Будь-яку документацію необхідно попередньо підготувати до зшивання:

• Видалити скоби та скріпки;
• Відсортувати папери за датою та пронумерувати їх;
• Підготувати обкладинку (стандартна – 229х324 мм);
• Перевірити нумерацію листів та укласти їх у рівну стопу;

Прошивка документів ниткою в 3 дірки

Для зшивання три проколу необхідно зробити в стопі 3 отвори по лівому краю з відстанню не більше 3 см. один від одного. Відступ від краю листа – 15 – 20 мм, від тексту – 15 мм. Необхідна довжина нитки – 70-80 див.

Нитку необхідно пропустити через тильний отвір зі зворотного боку стопи через середню дірку, залишивши 7 см. зовні для закріплення наклейкою “Пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою”. Далі потрібно пропустити нитку через верхній отвір і, повернувшись на тильний бік, через нижній. Як тільки вона знову виявиться зверху стопи, її потрібно знову пропустити через середній отвір і вивести на оборот.

Після цього нитку можна обрізати, залишивши 7-8 сантиметрів і зв’язати з наявним залишком. На отриманий вузлик необхідно наклеїти наклейку із засвідченням, залишивши зовні кінці нитки.

Схема прошивки документів у 4 проколи

Прошивка документів у 4 проколи здійснюється за схожою схемою. Вона відрізняється тим, що відстань між отворами має становити трохи більше 15 мм.

Спочатку нитку пропускають зі зворотного боку стопи через другий верхній отвір. Після цього через верхній отвір нитку виводитися назад на тильний бік. Далі – знову в другу дірку зверху, а потім – з лиця на оборот через третю. Потім нитку виводять на особу через четвертий отвір і простягають у третій отвір, щоб знову вивести на тильний бік стопи. У цьому процес зшивання вважатимуться закінченим. Залишається лише зав’язати вузлик та наклеїти поверх нього наклейку з інформацією про кількість аркушів у підшивці.

• у разі якщо в нумерації припущена помилка, неправильний номер необхідно закреслити, поставити правильний номер і зробити напис на виправленій ділянці;
• у деяких випадках (якщо після закінчення нумерації потрібно включити до справи додатковий аркуш), допускається літерна нумерація;
• якщо виникає необхідність включити в папку лист великого формату, його потрібно пронумерувати у верхньому правому куті в розгорнутому стані, згорнути до формату А4 і акуратно пошити з іншими через лівий край;
• коли справа включають
  , першим нумерується конверт, та був – вкладені листи;
• Додатки до справ, оформлені як окремі томи, нумерують окремо.

За заведеним правилом будь-який документ, що складається з більш ніж одного листа, підлягає підшивці. Вважається, що це потрібно з двох причин:
щоб документи не загубилися і щоб їх частково не вилучили або не підмінили.

Разом з тим у деяких випадках, наприклад реєстрація НП або юридичних осіб у державних органах, подання заявки на участь у тендері, здавання, передбачених законодавчо, матеріалів до архіву, – порядок підшивки документів передбачений певними інструкціями, передбаченими федеральними органами.

Позиція законодавчих структур

Слід зазначити, що немає єдиного затвердженого порядку, який регламентував би порядок підшивки документів. Існує ряд відомчих інструкцій, що регламентують роботу з документами у тій чи іншій галузі.

Так порядок підшивки документів в архівних установах регламентований Методичними рекомендаціями щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених .

У фінансовій сфері – Інструкцією ЦБ України, в податковому Міністерстві – методичними роз’ясненнями щодо порядку заповнення окремих форм документів, які затверджені, є ще
, що затверджує типову інструкцію з діловодства і
.

Усі вони регламентують загалом єдиний порядок прошивки матеріалів. Використовуючи його, ви уникнете чимало зволікань і збережете свій час.

У ряді випадків, наприклад, подання документів приватним підприємцем для державної реєстрації, неправильно підшиті документи вам буде повернено для усунення недоліків.

Інструменти та основні поняття

При прошивці документів вам знадобляться такі інструменти та матеріали:

• Голка (шило, дірокол) або дриль – це залежить від кількості листів, що зшиваються;
• Нитки ЛШ-21 чи банківський шпагат;
• Обкладинка справи 229х324 мм для архівних справ;
• Паперова наклейка 4х8 см – лист-засвідчувач;
• Клей;
• Ножиці.

Покроковий посібник з прошивки

Як правило, упорядкування та прошивку документів проводить працівник, якого це зобов’язано наказом начальника або закріплено у службовій інструкції.

При прошивці документів дотримується така послідовність:

• Документи складаються
  відповідно до дат або нумерації, у правильному порядку та правильною стороною.
• Всі скріпки та скоби,
  що є на документах, видаляються, щоб не заважали.
• Тепер потрібно рівно скласти
  пачку документів, якщо їх небагато – це не складно. У разі великого обсягу застосовується спеціальний пристрій.
• Наступний крок – це пророблення дірок
  . Після зшивання документа він має читатись. Для цього дірочки виробляються на відстані до 1,5 см від краю. Їх має бути не менше 3 штук, якщо документи важливі – 5.

Спочатку намітте крапки на місці проколів. Центральний отвір має знаходитися на середині листа, два інших на відстані 3 см від нього вгору і вниз, якщо їх п’ять, то наступні також на відстані 3 см відповідно.

• Якщо листів до 5-ти
  – отвір роблять голкою або діроколом, у більш товстих справах – шилом. У документах, що передаються в архівне сховище, допустимо до 250 аркушів, у них дірочки свердлять електричним свердлом або використовують спеціальний пристрій.
• Тепер в отвори потрібно просмикнути нитку або шпагат
  . Для міцності прошивають двічі, роблять із таким розрахунком, щоб кінці нитки перебували з тильного боку. Довжина кінців – 6 – 7 см, їх зав’язують на вузлик, дуже міцно, якомога щільніше до крайнього листа.
• Зверху на вузлик і нитку наклеюють паперову наклейку
  (лист-завіритель) розміром 4х8 см, але так, щоб було видно кінці нитки, і добре проглядався вузлик на ній. Клеєм заливають весь лист і ретельно приклеюють, це необхідно для збереження справи і наявних у ньому матеріалів і підтвердження їх справжності. Можна заготовити друкований варіант листка, набравши текст Word і потім вирізавши смужку відповідного розміру. Текст такий:
  

У справі прошнуровано, пронумеровано та скріплено печаткою ___(_______) аркушів

Підпис _________________(посада, прізвище та ініціали)

• Тепер потрібно пронумерувати документи
  . Місце для цифр – правий верхній кут, що нумерують чорним олівцем. Ставити чорнилом не дозволяється. Номери не повинні закрити текст.

Нумерація суворо регламентована:

• нумеруються тільки листи і в жодному разі не сторінки;
• опис, що у справі, нумерації не підлягає;
• листи з конвертами, нумеруються так:
  спочатку нумеруються конверти, потім решта листів;
• матеріали, які вже мають нумерацію,
  однаково нумерують заново;
• листи більшого розміру складаються та нумеруються одним номером;
• документи з міцно прикріпленими матеріалами, що супроводжують
  (відрядження бланки, рахунки-фактури, фото) позначаються одним номером. Робиться це так: зі зворотного боку основного аркуша, від руки пишеться опис вкладених документів, нумерується лише основний документ, про кількість прикріплених матеріалів позначається у примітці до опису, або у засвідчувальному аркуші позначається: «на аркуші № вкладено стільки листів згідно з описом на обороті»;
• на документах у формі фотографій,
  малюнків, креслень номери проставляються на звороті;
• цифри номерів ставляться
  у форматі арабських цифр та за зростанням;
• у багатотомних справах нумерують сторінки кожного тома окремо.
• коли клей підсохне,
  на завірителі вписується кількість аркушів арабськими цифрами та у дужках прописом, його підписує відповідальна за складання справи особа, а юридичні документи – керівник і ставиться печатка.

Зверніть увагу, підпис і друк обов’язково ставитися так, щоб частина його розташовувалася на листку-завірителі, а частина безпосередньо на справі, що засвідчується. Відповідно до заведеного порядку, це вважається гарантією справжності та недоторканності.

До всіх прошитих комплектів документів додається лист-опис, у якому вказуються:

• Назва організації;
• Назва документу;
• Дата складання;
• Зміст (анотація мети підготовки) містить короткий перелік вкладених матеріалів4
• кількість листків;
• термін зберігання;

та вказується (обов’язково!) укладач (його посада, прізвище), та його підпис.

• Відповідно до правил на описі не ставиться номер.
• Справа, підготовлена ​​для здачі в архів, забезпечується обкладинкою 229×324 см (обов’язково), при вкладанні нестандартних матеріалів обкладинка відповідає реальним параметрам.

Фотоінструкція

У діловодстві заведено правило про те, що всі документи, які складаються більш ніж з одного аркуша, підлягають зшиванню та засвідченню.

Незважаючи на відсутність затвердженого єдиного порядку цього процесу, найчастіше на підприємствах, а також держорганах потрібно зшивати всі формовані документи для архівів, подання для розгляду в будь-які інстанції (наприклад, при реєстрації юридичних осіб, ІП для участі в тендерах) тощо .

Тому будь-якому діловоду та людині, що стикається у своїй діяльності з великою кількістю документації, важливо знати, як правильно прошивати документи. Адже це заняття досить копітке і потребує уважності та акуратності.

Для прошивання документів фахівцю, який цим займатиметься, знадобляться такі предмети:

• голка (шило, дірокол, дриль) – залежно від того, який обсяг паперів потрібно пошити;
• нитки ЛШ-21 (або банківський шпагат);
• обкладинка справи 229×324 мм (якщо потрібно сформувати та прошити архівні справи);
• паперова наклейка 4х8 см – лист-засвідчувач;
• ножиці;
• канцелярський клей.

Підготовчі роботи

У всіх установах прошиванням документів займається спеціаліст, якому такі повноваження були передані на підставі внутрішніх відомчих актів, що регламентують правила поводження з документами (наказ начальника, службова інструкція).

Такий працівник організації називається діловодом.

Як правило, якщо він здобув спеціальну освіту, він повинен знати, як саме прошити ті чи інші документи.

Однак, часто, на цій посаді може сидіти і людина, яка не цілком володіє точними знаннями.

У цьому випадку він повинен знати, що перед зшиванням документів потрібне таке:

• Заздалегідь підготувати всі інструменти, які стануть у нагоді під час зшивання паперів.
• Скласти всі документи відповідно до їх дат та номерів, правильною стороною та в потрібному порядку.
• Перед зшиванням слід переконатися, що на листах відсутні скріпки та скоби, а якщо такі десь прикріплені, то необхідно їх видалити. Подібне стороннє канцелярське приладдя заважатиме в процесі зшивання, та й при подальшому зберіганні документів вони зайві.
• Потім пачку для зшивання потрібно скласти рівно, щоб кожен лист лежав однаково з усіма іншими. Якщо за цим не простежити, то в результаті скріплення пачка виглядатиме неакуратною, а краї листів, що вибилися, замнуться. При занадто великому обсязі листів, що зшиваються, для вирівнювання застосовується спеціальний інструмент.
• Підготувати нитку завдовжки щонайменше 70 див.

Покроковий посібник з прошивки

1. Ще раз слід перевірити нумерацію та правильність складених у єдину пачку документів.
2. Далі, озброївшись голкою, спеціальним шилом або іншим інструментом для виготовлення отворів у папері (залежить від товщини пачки), необхідно зробити три наскрізні отвори по вертикалі. Відстань між ними не повинна бути меншою за 3 см. по відношенню до центру листа.
3. Взяти заздалегідь підготовлену нитку, надягти її в голку для зшивання документів.
4. Для зручності слід позначити отвори на документі зверху донизу, як: №1, №2 та №3. Фахівець повинен почати прошивання з просування голки в отвір № 2, при цьому кінець нитки повинен бути залишений з тильного боку пачки паперів. Під час процесу прошивки слід стежити, щоб ця частина нитки залишалася там.
5. Потім на лицьовій стороні потрібно пропустити голку через отвір № 1 і дістати ззаду.
6. З тильного боку просмикнути голку знову в отвір № 2. Тепер голка знову виявляється із зовнішнього боку аркуша.
7. Далі слід просмикнути голку із зовнішнього боку паперу в отвір № 3 і дістати її з тильного боку.
8. Взявши той кінець нитки, що залишився спочатку з тильного боку і той, що з’явився з отвору № 3, їх необхідно зрівняти, а зайву довжину відрізати ножицями.
9. Кінці двох ниток зав’язуються на вузол 2 рази, якомога ближче до тильного боку документа. Чим міцніше пов’язаний документ, тим зручніше його гортати. До того ж, він не розсиплеться на окремі листи і довго зберігатиметься у скріпленому вигляді.
10. Завершальний етап прошивки – це наклеювання невеликого аркуша паперу із супровідними написами. Для цього потрібно взяти клей, аркуш паперу розміром 2*5 см, наклеїти його на те саме місце, де було завершено зшивання. Лист повинен повністю закривати вузол та частково кінці нитки. А 1-2 см. ниток, що залишилися, повинні знаходитися поза наклейкою.
11. На аркуш із супровідним написом ставиться печатка організації, відбиток якої повинен захоплювати і його частину тильної сторони документа, який був скріплений наклейкою. Це дозволить уникнути можливості розкриття зшитого документів та заміни листів.

Як правильно прошити документи нитками.

Якщо пачка документів не дуже товста (до 5 аркушів), то отвори в аркушах можна акуратно виготовляти і самою голкою для прошивки. При цьому важливо зберегти документ у хорошому стані, без пом’ятостей.

Супровідні написи

Це текст, який пишеться на аркуші паперу, який скріплює документ із тильного боку.

Як правило, в ньому міститься:

• напис «прошито, пронумеровано»;
• кількість пронумерованих аркушів, цифрами та прописом;
• посаду та П.І.Б. відповідальної особи;
• місце для підпису та його розшифровки.

Можна або надрукувати розшифровку на комп’ютері, сформувати готові наклейки і розмножити їх, або написати весь текст супровідного напису від руки.
Ні те, ні інше не буде помилкою і документ від цього не втратить своєї дійсності.

Зразок

Найбільш часто зустрічаються на практиці папери, що вимагають зшивання – це документи, які готуються для подання до податкової для реєстрації юросіб, ІП, або змін до ЄДРЮЛу або ЄГРІПу. Для того, щоб вони були прийняті та не було відмови у реєстрації, описаним вище способом необхідно завірити такі папери.

1. Статут (для організацій).
2. Офіційна форма заяви.
3. Протоколи загальних зборів.
4. Інші документи.

Деякі документи зшиває та засвідчує нотаріус.

Прошитий журнал зі штампом

Наприклад, форми заяв для податкової інспекції. В цьому випадку немає необхідності самостійно зшивати папери, тому що всім процесом прошивки та завірення документів займатиметься фахівець нотаріальної контори.

Працюючи з діловими документами нерідко доводиться підшивати листи у єдині журнали. Якщо папка організована таким чином і засвідчена печаткою, це захищає бланки, що входять до неї, від заміни або втрати. Систематизація документів здійснюється за правилами діловодства. Вони наказують порядок нумерації листів та їх підшивки до журналу. Для фіксації шва має бути приклеєна спеціальна бирка. Наприкінці статті можна завантажити «Прошито та пронумеровано» зразки word.

Після того як усі аркуші журналу були пронумеровані та прошиті, на вузол нитки кріпиться наклейка. Вона є невеликим паперовим прямокутником, розміри якого становлять приблизно 4×6 см. Рекомендується заздалегідь підготувати та роздрукувати на принтері кілька екземплярів, щоб вони завжди були під рукою.

Приклад наклейки включає наступні поля для заповнення:

1. Кількість прошнурованих, пронумерованих та скріплених печаткою листів. Вказується спочатку цифрами, потім у дужках прописом.
2. Посада уповноваженого працівника.
3. Підпис із розшифровкою.

У різних зразках формулювання можуть відрізнятись. Як правило, на наклейці відображається лише інформація про кількість аркушів та посаду відповідального за журнал співробітника. Насамкінець ставиться його підпис.

Важливо!
Наклейка може бути доповнена датою формування журналу та відбитком печатки організації (за наявності такої).

При кріпленні слід стежити за тим, щоб вузлик нитки знаходився в центрі наклейки. Кінчики при цьому виходять за лінію паперу.

Підготовка документів до прошивки

Крок перший – нумерація. Перед початком прошивки документів слід проставити номери у верхньому правому кутку. Таке розташування цифр диктується правилами діловодства.

Потім готуються отвори під стежки. Ділові документи мають широкі поля. Перед прошивкою приблизно в середині цих полів роблять три проколи. Вони йдуть вертикально по вертикальному центру листів. Крок становить щонайменше 3 див.

Усі листи слід пробити на одному рівні. Для пророблення отворів використовують:

Завдяки витриманню відстані від меж поля після прошивки не виникає незручностей під час читання тексту. Також не важко пошук потрібної сторінки.

Як виконується прошивка

Наступне питання – як правильно прошити документи з готовими отворами? Як інструмент береться прошивна голка.

Для міцного шва потрібен такий матеріал, як:

Якщо спеціалізованих матеріалів для з’єднання сторінок під рукою не виявилося, можна замінити їх на будь-яку міцну нитку. Як приклад, підійде капрон. Також можна взяти просту нитку для шиття, склавши її у кілька разів.

Щоб зробити міцний, довговічний шов, стежки рекомендується повторювати двічі. Водночас не потрібно надто сильно затягувати нитку. Тугий шов ускладнюватиме перегортання журналу та пошук потрібного бланка.

Коли прошивка закінчена, кінчики випускають через середній отвір останнього листа. Для фіксації нитку зав’язують вузлом. При цьому слід залишити приблизно 5 см кінців. Для цілісності документів на вузол кріпиться наклейка, що підтверджує, що журнал прошнурували.

Заключний етап – кріплення наклейки

Важливо захистити документи від вилучення або втрати. Тому використовують наклейку «Прошито та пронумеровано». На зворотну поверхню листа наносять клей. Потім папір фіксують таким чином, щоб центр прямокутника припадав прямо на вузол. Частина ниток сховається під наклейкою. Кінці у своїй мають вільно звисати.

Далі потрібно дочекатися висихання клею. У відведеному для цього рядку вказується кількість документів, включених до цього журналу. Готовий бланк засвідчується керівником організації чи уповноваженим співробітником. На наклейці відображається посада працівника, його підпис та дата засвідчення. За наявності ставиться печатка підприємства.

Основна функція наклейки – підтвердження цілісності журналу та включених до нього документів. З цією ж метою вузлик заливається клеєм. Як на самій бирці, так і на документах ставиться печатка організації.

1. Наявність чіткого, легко помітного підпису.
2. Присутність того ж відбитка печатки, як і документах організації.
3. Розташування бирки безпосередньо на вузлі нитки, щоб зафіксувати недоторканність документів.

Щоб рівно пошити всі листи, слід прибрати всі сторонні предмети. Якщо стос великий, рекомендується брати папери невеликими партіями. Коли потрібно впорядкувати в одному журналі кілька документів, їх укладають за датою підписання.

У яких випадках потрібні прошити документи

У більшості випадків прошивка потрібна для звітів, які подаються до податкової інспекції. У такому разі підпис ставить лише керівник організації, а на наклейці ставиться відбиток друку. Це обов’язкова вимога податкової служби.

Щодо індивідуальних підприємців, для них наявність друку – справа вибору. Для інспекції буде достатньо особистого підпису підприємця. Коли перевірку завершено, на бланках ставиться гербовий друк.

Важливо!
Щоб завірити копію багатосторінкового документа, на кожному аркуші ставиться штамп “Копія вірна”.

Як уже згадувалося, підпис та печатка мають бути розбірливими. Оформлення штампу залежить від організаційно-правової форми. Державні підприємства можуть використати печатки з гербом. Для ТОВ та ІП законодавством передбачено інші вимоги.

Підведемо підсумок. Наклейка «Прошито та пронумеровано» виконується у вигляді паперового прямокутника. Він наклеюється на вузол шва після закінчення прошивки. Нитки покриваються клеєм, поверх наноситься бирка. Коли клей висохне, на листку робляться необхідні позначки.

Спочатку вказується кількість підшитих до журналу листів. Далі ставиться підпис керівника, його ПІБ та підпис. У деяких випадках це може бути поручено іншому відповідальному співробітнику. Також на наклейці ставиться штамп організації. При наданні документів до податкової інспекції це обов’язкова вимога для ТОВ. У випадку з індивідуальними підприємцями достатньо особистого підпису. Далі можна скачати зразок наклейки.

Ситуація, коли підприємці стикаються із необхідністю прошити документи, далеко не рідкість. Папір може знадобитися для податкової інспекції, пенсійного фонду або для зберігання в архіві.

Склеювати документи або закріплювати за допомогою степлера категорично заборонено. Щоб уникнути проблем і не заслужити на репутацію безграмотної людини, необхідно знати, як прошити документи відповідно до всіх вимог.

Загальні правила

На перший погляд, може здатися, що жодних складнощів у скріпленні документів виникнути не повинно, але це не зовсім так. До процесу потрібно підійти відповідально, щоб папери були належним чином. Багато друкарських контор можуть виконати цю роботу за встановлену плату і в короткі терміни, але не кожен підприємець ризикне довірити важливі папери стороннім людям. Щоб не користуватися щоразу послугами професіоналів, варто розібратися, як правильно прошити документи.

Контролюючі структури не надають підприємцям конкретних вказівок з цього питання, тому доведеться розбиратися самостійно. Інформацію можна отримати з Методичних рекомендацій у сфері діловодства.

Зшиваємо папери за допомогою ниток

Як прошити документи у такий спосіб? Для цього необхідно підготувати приладдя. Потрібно мати нитки, голки та клей. Процес складається із трьох етапів:

• Підготовка документів. Усі папери необхідно розкласти у потрібному порядку та пронумерувати їх олівцем у куточку листа. Отвори можна робити шилом або використовувати дирокол. У тому випадку, коли паперів дуже багато і проткнути їх діроколом неможливо, варто скористатися гострим цвяхом та молотком. Кількість отворів залежить від важливості та призначення документа. Особливо секретні документи зшиваються в п’ять дірочок, щоб уникнути заміни листків. Отвори потрібно розташувати ліворуч, у центрі вільного поля. Відстань має становити приблизно три сантиметри від одного проколу до іншого.

• Списання. Розбираючись як прошити документи нитками, потрібно знати важливі нюанси. Найчастіше прийнято використовувати шпагат чи нитку ЛШ-210. Допускається застосування інших міцних ниток. Починати процес необхідно з тильної частини отвору, яке розташоване посередині. Прийнято зшивати документи двічі, щоб надати потрібної міцності. Нитка виводиться на тильний бік із центрального проколу та зав’язується вузликом. Якщо потрібно скріпити папери, які не мають особливої ​​цінності, можна використовувати звичайну нитку.

• Засвідчення документа. Щоб правильно завірити папери, необхідно підготувати невеликий листочок із розмірами 4 на 5 см. Його потрібно наклеїти на вузлик так, щоб кінці нитки були вільні. На листку необхідно вказати кількість підшитих паперів числом та прописом, а також посаду, прізвище та ініціали відповідальної особи. Після цього завіряючий ставить свій підпис і друк, якщо він є. Краї підпису та друку обов’язково повинні виходити за межі листочка-наклейки.

Як приготувати папери для податкової інспекції?

Будь-який підприємець зобов’язаний надавати різні звіти про свою діяльність, тому знання про те, як прошити документи для податкової служби є необхідними. Щоб уникнути неузгодженостей, бажано уточнити у відповідальної особи правила скріплення документів.

До готового документа слід скласти перелік всіх паперів, що додаються. Опис потрібно вкласти на початку справи і пронумерувати окремо. Також необхідно вказати дати документів та кількість аркушів. Слід пам’ятати, що номер ставиться саме на аркушах, а не на сторінках. Якщо документ багатотомний, аркуші кожного тома нумеруються окремо.

Для податкових органів потрібно прошити документи у 3 дірки, не більше та не менше. Відстань між проколами має бути понад три сантиметри. Розташувати їх потрібно на полях з лівого боку. Отвори робляться за допомогою шила або товстої голки. Проколи повинні бути всередині поля, щоб текст добре переглядався. Усі дірки потрібно зробити так, щоб вони були строго одна під одною.

Якою ниткою шити?

Документи для податкової потрібно зшивати лише прошивною голкою, використовуючи шпагат чи нитку ЛШ-210. У крайньому випадку допускається прошивка капроновою ниткою, складеною в кілька разів.

Нитка виводиться на звороті останнього листа. Кінці, довжина яких може бути більше 6 див, треба зав’язати. Наклейка виготовляється за загальноприйнятими правилами і засвідчується підписом та печаткою. Кінці нитки мають бути вільними.

Якщо документ зберігатиметься більше десяти років, необхідно зробити п’ять проколів. У цьому випадку наклейка має бути з цигаркового паперу.

Обкладинка документа

Потрібно знати не тільки те, як прошити документи, та й як підібрати до них обкладинку. Вони можуть бути трьох типів: стандартні, нестандартні та ті, що використовуються для тривалого зберігання паперів. Як правило, найчастіше габарити обкладинки становлять 229 на 324 мм, їх застосовують для аркушів формату А4.

Якщо документ більшого розміру, потрібно зробити нестандартну обкладинку. Для цього можна звернутися до друкарні або зробити її самостійно. Ті папери, які потрібно зберігати більше 25 років, повинні бути оформлені в міцну обкладинку із щільного картону. Якщо мається на увазі передача документа до державного архіву, матеріал для обкладинки має бути безкислотний.

Прошивка в 4 отвори

Залежно від того, які терміни зберігання документів, оформлення може бути двох видів:

• Часткове, у якому листи може бути не пронумеровані. В цьому випадку опис та листок-завірювач складати не потрібно. Таке оформлення допускається до документів, що зберігаються не більше десяти років.
• Повне оформлення необхідне у разі, коли папери лежать у архіві більше десяти років. При цьому потрібно прошити документи у 4 дірки.

Обкладинка має бути твердою, із щільного картону, товщина якого становить 0,35-1,5 мм. Елементи опису необхідно розташувати відповідно до ГОСТу 17914-72. Підшиваючи папери, слід пам’ятати, що текст повинен добре читатися. Усі металеві елементи, такі як скріпки та скоби, необхідно видалити.

Для прошивки в 4 отвори потрібно приготувати шило, пристосування для затиску, великі голки та нитки. Якщо листів дуже багато, доцільніше взяти дриль.

Тонкощі «архівного зшивання»

Перед тим, як прошити документи, потрібно перевірити всі папери та розкласти у правильному порядку. Листи опису мають бути пронумеровані окремо. Насамкінець потрібен завіритель справи.

Якщо справа оформляється частково, зверху та знизу потрібно накласти картон. У разі повного оформлення необхідно пошити і зробити палітурку, застосовуючи клей ПВА.

Щоб затиснути пачку, слід використовувати гніт або спеціальний пристрій. Нижній і верхній прокол необхідно розташувати на відстані 30 мм від меж полів. Інші два отвори знаходяться на відстані десь 80 мм від крайніх проколів.

Кінці нитки необхідно просунути в різні голки та провести в середні проколи з лицьового боку. Виводиться нитка з тильного боку через крайні проколи на лицьову сторону. Далі просочується в сусідні отвори. Кінці треба зв’язати із тильного боку.

Висновок

Правильне оформлення звітності та ведення документообігу – один із обов’язкових аспектів успішної діяльності. Тому керівники повинні підходити до цієї справи з усією відповідальністю та знати, як правильно прошити документи.