Ідеальне оформлення договору
Робити якісні документи – це must-have будь-якого професіонала! Ви можете припускатися помилок в особистому листуванні чи у своїх записах, але коли справа стосується договорів – треба бути максимально уважними та грамотними. Проте не всі юристи усвідомлюють потребу в якісних текстах. Тому ми поговорили про всі тонкощі граматичного та юридичного оформлення договорів з юристом Darwin Lawyer Андріаною Олійник та засновницею сервісу Correctarium Валентиною Козловою.
Маєте Телеграм? Два кліки – і ви не пропустите жодної важливої юридичної новини. Нічого зайвого, лише #самасуть. З турботою про ваш час!
Як має виглядати ідеальний договір?
Як відомо, договір – домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну чи припинення цивільних прав та обов’язків.
Цивільний кодекс передбачає такі форми договору: письмова, усна та нотаріально посвідчена. Законодавець визначає коло договорів, для яких встановлені обов’язкові письмова форма та нотаріальне посвідчення. Якщо Ваш договір не підпадає під ці норми, вибір форми залишається за Вами. Та пам’ятайте – недотримання форми, встановленої законодавством, тягне за собою недійсність договору.
“Я завжди рекомендую оформлювати договори письмово”, – говорить Андріана Олійник. Це положення досить обґрунтоване, оскільки при закріплені договору у письмовій формі Ви можете на 100% бути впевненими у захисті своїх прав в майбутньому. Поговоримо про структуру договору.
Назва (Договір, Угода, контракт тощо). Виходимо зі сфери правовідносин, в якій укладається дана домовленість, і використовуємо назву, яка передбачена чинним законодавством.
Місце і дата укладення договору. Часто виникає питання: яке місце укладення прописувати, якщо сторони зареєстровані в різних містах? Відповідь проста – прописуємо місце проживання особи, яка цей договір запропонувала укласти. Для фізичної особи це місце реєстрації, для юридичної особи – місцезнаходження, яке ми можемо знайти в ЄДР. Щодо дати укладення договору, слід зазначити, що не завжди дата, яку прописують в договорі, є датою, з якої договір вважається чинним. Все залежить від виду договору. Консенсуальні договори ми вважаємо укладеними з моменту досягнення сторонами згоди щодо всіх істотних умов, а от реальні – з моменту передачі речі чи виконання певної дії.
Вступна частина (преамбула) договору містить дані про сторін. Якщо ми говоримо про фізичну особу, то вказуємо ПІБ, ідентифікаційний номер (якщо такого немає – паспортні дані, якщо є – вказувати дані паспорта не обов’язково). Ідентифікаційний номер – must have, так само як адреса місця реєстрації чи місця проживання. Краще вказувати адресу реєстрації і окремо – адресу для листування, тому що завжди офіційне листування відбувається за офіційною адресою.
Для юридичних осіб – повне найменування (Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва_товариства”), обов’язково ідентифікаційний код юридичної особи (код ЄДРПОУ) та адреса місцезнаходження. Також обов’язковим елементом є посада особи, яка підписує договір, та назва документу, на підставі якого така особа діє (на підставі статуту, довіреності, протоколу тощо).
Для фізичних осіб–підприємців – повне найменування та повноваження. ФОП не може діяти на основі статуту, тому вказувати статут як документ, на основі якого діє ФОП, не можна! Документ, на основі якого діє ФОП, – виписка з ЄДР. Пам’ятайте, фізична особа діє виключно від власного імені.
Предмет договору. Важливо правильно його сформулювати. Основний момент – перевіряємо, чи предмет договору відповідає КВЕДам сторін. КВЕДи – види господарської діяльності, якими сторони займаються.
Права та обов’язки сторін, відповідальність сторін, термін дії договору.
Ціна договору та порядок взаєморозрахунків сторін.
Умови припинення дії договору та дострокового розірвання. Не слід недооцінювати поняття дострокового розірвання. Часто такі умови не передбачають і, як результат, наслідки дострокового розірвання теж не прописані. Для захисту прав та інтересів сторін в разі дострокового розірвання договору такі моменти варто прописувати.
Порядок вирішення спорів. Цей пункт, переважно, містять зовнішньоекономічні договори. Сторони погоджують, яке законодавство буде застосовуватися до їх правовідносин і суд якої країни буде розглядати спір.
Форс-мажорні обставини (типові умови, часто почали застосовуватися після початку війни на Сході. Прописуються майже кожного разу).
Умови конфіденційності та неконкуренції (необов’язкові, залежать від специфіки договору).
Додаткові умови/інші умови/прикінцеві положення (положення, що не належать до основних, але регулюють відносини між сторонами)
Важливий момент – посилання в договорі. Завжди потрібно перевіряти, чи норми законодавства, які передбачені договором, є чинними. Досить часто зустрічаються випадки, коли люди посилаються на законодавство, що втратило чинність. Часто особи посилаються на сам договір, наприклад, “своєчасно надавати Послуги, передбачені цим Договором”. В таких випадках варто прописати спочатку саму структуру договору (розділ, стаття, пункт), щоб посилання були дійсними та зрозумілими (…Послуги, передбачені п. 1 ст. 4).
Строки в договорі. Йдеться про строки, передбачені безпосередньо в договорі. В контексті цього питання, якщо ми використовуємо строки в днях, важливо чітко прописувати, які саме дні Ви маєте на увазі. Наприклад, теза договору “протягом десяти днів з дати отримання..” буде розумітися, як десять календарних днів (включаючи вихідні). Якщо ми прописуємо “протягом десяти робочих днів…”, то рахуємо виключно робочі дні. Цифри в договорі рекомендується прописувати додатково в дужках прописом (наприклад, “десять (10)”).
Реквізити та підписи сторін. У реквізитів також є свої особливості. Наприклад, якщо в самому договорі передбачається можливість обміну інформацією за договором в електронній формі, то електронна пошта являється обов’язковим реквізитом для того, щоб це положення можна було реалізувати. Якщо договір є відплатним, вказуємо банківські реквізити (р/р, назва банку, адреса банку, МФО банку, SWIFT тощо).
Печатка на договорі не є обов’язковою! Якщо від Вас вимагають документ із відбитком печатки, майте на увазі, за це передбачається штраф у розмірі від 850 до 1700 грн.
Чиста мова – високий показник професіоналізму!
Валентина Козлова – коректор, редактор, перекладач з 10-річним стажем. У минулому – керівник відділу якості найбільшої перекладацької компанії України InText. Сертифікований внутрішній аудитор систем менеджменту якості за ISO 9001:2008.
Тексти компанії – це її обличчя. Грамотно оформлений договір – запорука Вашого успіху.
Лексичні помилки досить часто нас “переслідують”. Деякі русизми в наш час стали досить часто вживаними, а подекуди навіть й більш поширеними за українські слова. З цим, однозначно, варто боротися. Наприклад, вживаючи слово “покупка”, слід пам’ятати, що покупка – це лише куплена річ. Окрім цього, існують ще й такі слова, як “купування” – незавершений процес купівлі речі, та “купівля” – завершений процес.
Досить розповсюджена помилка – вживання одного слова замість іншого. Наприклад, “безкоштовний” – той, що не має ніякої ціни. А те, що має ціну, але надається безоплатно, – це “безплатний”. Цікава ситуація зі словом “рішення”. Рішення – це тільки те, що можна прийняти, а коли ми говоримо про розв’язання якоїсь проблеми, то це – вирішення.
Часто відбувається і плутанина слів “строк” і “термін”. Строк – певний період в часі. Термін – певний момент у часі.
Важливим в контексті даної теми є питання оформлювання номерів, дат та чисел. Кожен договір починається з номеру. Правильно використовувати знак №, після нього ставити пробіл, а вже потім прописувати сам номер (№12).
Дати в договорі можуть прописуватися по-різному. Якщо ми пишемо дату виключно цифрами, то позначку року ставити не потрібно (22.03.2018), якщо назву місяця ми прописуємо словами, слід додати в кінці “р.” або “року” (22 березня 2018 р., 22 березня 2018 року).
Як правильно оформлювати пункти договору? Якщо пункт позначається однією цифрою, ставимо в кінці крапку (1.), якщо двома – крапка не ставиться (1.1).
Цифри. Якщо в структурі більше п’яти цифр – розділяємо пробілом (12 345), якщо менше – ні (1234). Десяткові дроби розділяємо комою, а не крапкою (3,23).
Треба пам’ятати, що коли скорочення утворюються способом вилучення літер з середини – крапка після них не ставиться (млн, млрд, грн).
З великої літери в договорах прописуємо тільки те, про що сторони погодилися (наприклад, Коваль Петро Миколайович (далі – Виконавець)… а Виконавець зобов’язується…).
Варто перевіряти правопис онлайн, оскільки звичайні програми перевіряють, переважно, тільки орфографію. Але жоден із засобів перевірки правопису не здатен “виловити” всі помилки. Тому, для дійсно важливих текстів, варто залучати спеціалістів.
Насправді, концепція “ідеального договору” досить примарна, але, якщо зануритися в тонкощі юридичного оформлення договору та підкріпити їх якісним граматичним оформленням, то Ваш договір буде досконалим. Дотримуючись юридичних та граматичних правил при оформленні договору, Ви робите його “дієвим”. Для того, щоб договір працював “на вас”, варто враховувати ці аспекти і тоді успіх Вам гарантовано.
Запитання-відповіді щодо договору про закупівлю
До нас часто звертаються із запитаннями щодо договору про закупівлю. Публікуємо відповіді на найактуальніші з них керівниці Інфобокс Prozorro, експертки з питань публічних закупівель Лілії Кулик.
Ми розірвали договір на постачання овочів та фруктів з вини учасника, який був підписаний на суму 138 999 грн. Що робити на період оголошення процедури повторної спрощеної? Дітей треба харчувати, а спрощена займає час?
У вас для цього випадку є абзац 4 пункту 3 частини 7 статті 3 Закону, який говорить, що ви можете укласти прямий договір в разі розірвання договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендеру, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, який розірваний з вини такого учасника.
Чи можна укладати договір на отримання інтернет-послуг, дія якого буде розповсюджуватись на минулий час?
Ви можете укладати договір, дія якого розповсюджується на минулий час тільки якщо проводите неконкурентну закупівлю, тобто звітуєте чи проводите переговорну процедуру закупівлі в певних випадках. При проведенні конкурентних закупівель таке неможливо. Детальніше про це можете прочитати в статті Застосування 631 ЦКУ в закупівлях Прозорро
Чи можна в одному договорі прописувати 2 коди ДК?
Якщо ми говоримо про допорогові суми, то можуть. Наприклад, якщо ви укладаєте договір на 100000 тисяч з постачальником, але в цьому договорі різні предмети закупівлі. Наприклад, щось на 30000, щось на 40000, щось ще на 30000, це, звісно, не буде порушенням, при цьому потім ви опублікуєте звіти по кожному предмету закупівлі на вартість предмета закупівлі і зможете прикріпити до кожного звіту один договір.
Чи потрібно в договорі, який опубліковувався без використання електронної системи, по закінченню строку договору робити відмітку про завершення договору?
Такого зобов’язання в Законі нема. Технічно у вас є можливість це зробити. Тобто, ви самі вирішуєте робити чи ні.
Заключили договір на продукти харчування і постачальник хоче додати новий продукт харчування додатковою угодою, чи можна так?
У вас є предмет закупівлі, який складався з певних продуктів. Ви оголошувати закупівлю на певний перелік продуктів, тож додавання нового продукту в цьому випадку буде неправомірним, адже він не входить в перелік продуктів, що закуповувались. Законом передбачене тільки покращення якості предмета закупівлі, а це, наприклад, якщо в тендері у вас були яблука другої категорії, а ви змінюєте на яблука вищої категорії. Але додавати нові продукти чи заміняти одні на інші (яблука на банани, наприклад), буде неправильним.
Чи можливе укладання додаткової угоди без зміни істотних умов договору та чи потрібно оприлюднювати таку додаткову угоду?
Можливе. Наприклад, у замовника чи постачальника могли змінитись реквізити, тоді ви, звісно, можете укласти додаткову угоду. Публікувати таку додаткову угоду не потрібно, адже ви публікуєте додаткові угоди тільки з причин, що передбачені статтею 41 Закону.
Чи повинен постачальник надавати документи на підтвердження збільшення ціни?
Так. Загалом такі вимоги краще прописати в ТД і в проекті договору. При цьому радимо максимально уточнити, чим саме має підтверджуватись зміна ціни. Наприклад, щодо природного газу використовують часто дані з калькулятора вартості газу, це можуть бути довідки з органів статистики, інформація з сайтів, які надають статистичну інформацію щодо цін тощо. При цьому уточнюйте в вимозі свій регіон, наприклад, якщо ви з Києва, то ціни мають бути по місту Києву, а не по Запорізькій області. Спостерігались випадки, коли постачальники намагались зловживати цією можливістю і хотіли надати довідки кожного разу з різних регіонів (де ціна була найдорожча на той час). Тому чим краще і точніше ви пропишете вимогу, тим краще ви убезпечите себе.
Чи потрібно оприлюднювати зміну неістотних умов договору?
Ні, не потрібно. Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону «повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону — протягом трьох робочих днів з дня внесення змін». Тобто зміни оприлюднюються тільки в випадках, що передбачені статтею 41 Закону.
Як часто можна вносити зміни до договору?
Якщо ми говоримо про збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків у разі коливання ціни такого товару, то не частіше ніж один раз на 90 днів з моменту підписання договору про закупівлю/внесення змін до такого договору щодо збільшення ціни за одиницю товару. Обмеження щодо строків зміни ціни за одиницю товару не застосовується у випадках зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, природного газу та електричної енергії.
Якщо ж говоримо про інші підстави для внесення змін до договору, то там обмежень нема.
Якщо в договорі не вказано код ДК, я можу підвантажувати в систему і вважати такий договір дійсним?
Код ДК не є обов’язковим реквізитом договору про закупівлю. Обов’язковим є назва предмета закупівлі, ціна договору тощо. А код ДК ви вносите в проект договору на власний розсуд. Зовсім інший випадок, якщо цей код був у вас був зазначений, наприклад, у назві предмета закупівлі, то він має бути і в договорі, бо інакше у вас назва предмета закупівлі в оголошенні не відповідатиме назві предмета закупівлі в договорі. Але в інших випадках це ваше право зазначати код в договорі, а не обов’язок.
Чи можна в умові договору вказувати строк дії надавання послуг, наприклад, до травня наступного року, але дія самого договору до 31.12 поточного року?
Відповідно до частини 7 статті 180 Господарського кодексу Строком дії господарського договору є час, впродовж якого існують господарські зобов’язання сторін, що виникли на основі цього договору. Тож все-таки варто прописати строк договору до травня, як і строк виконання зобов’язань, при цьому варто зазначити, що в разі порушення зобов’язань за договором зобов’язання, невиконане належним чином, продовжує існувати, незважаючи на закінчення строку дії договору.
При цього радимо подивитись цікавий кейс з приводу строку дії договору та виконання зобов’язань в рішенні Апеляційного суду Одеської області.
Де в кредитному договорі 06 березня 2006 року, який укладений між сторонами, у п.1.1.2. визначений термін користування кредитом до 16:00 год. 05 березня 2011 року (а.с.3), тобто встановлена дата його виконання, як це передбачено ст.530 ЦК України, тому зобов’язання за цим договором підлягає виконанню у визначену сторонами дату — 5 березня 2011 року, (а.с.3).
Строк в значенні термін (дата) виконання зобов’язання і строк дії договору різні поняття.
В договорі від 06 березня 2006 року відповідно до ст.530 ЦК України вказаний момент закінчення виконання зобов’язання — конкретна дата, тому позивач вправі пред’явити свої вимоги, пов’язані з порушенням зобов’язання, протягом строку позовної давності.
Формулювання, яке зазначене у п.7.5. кредитного договору щодо його дії до повного виконання, призводить до того, що закінчення договору може ніколи не настати.
Договір від 06 березня 2006 року не може породжувати невизначеність щодо строку його дії через те, що у цьому договорі передбачений момент виконання зобов’язання — конкретний термін, який є закінченням строку дії договору.