Електронний підпис: як він працює, де його отримати та що варто про нього знати

Завдяки електронному підпису ми можемо без страху використовувати е-документи, адже саме він надає електронним документам юридичної сили і забезпечує захист інформації.

Тому блозі ми хочемо відповісти питання про що це таке, які види та функції електронних підписів, чим КЕП відрізняється від УЕП, як можна отримати власний ЕЦП та перевірити його справжність.

Що таке електронний підпис

Електронний цифровий підпис — унікальний набір зашифрованих даних, яких можна ідентифікувати особу. використовується для багатьох цілей – автентифікації сайтах, надсилання звітів одержання послуг органах, підписання документів із контрагентами, роботи з програмним РРО тощо.

Саме електронний підпис дає змогу перевірити цілісність документів та підтвердити особу підписувача.

Документи, що підписані мають юридичну силу, як і документи, що підписані вручну. Закон України «Про електронні довірчі послуги» . Завдяки тому, що використання електронних немає підстав сумніватися в їхній надійності та легальності.

Функції електронного підпису

• Надає документу юридичної сили.
• Ідентифікує автора підпису (ПІБ, фізична чи юридична особа, ІПН чи ЄДРПОУ).
• Визначає, що документ змінений після підписання.
• Захищає документ від підробки.
• Фіксує позначку часу, що є важливим параметром для електронного документа.

Види підписів та чим КЕП відрізняється від УЕП

Існує кілька підписів. Більшість із нас звикла всі називати КЕП, що означає кваліфікований електронний підпис. КЕП – це лише один із видів, і використовують його далеко не всі.

Отже, давайте розберемо, які ж є види електронних підписів і чим вони відрізняються.

Перший вид – простий електронний підпис

Його використовувати для підписання важливих документів, адже він криптографічно . Зазвичай це логін і пароль на різних ресурсах, індивідуальний одноразовий код із SMS або email чи приховане значення Простий підпис використовується для віддаленої ідентифікації приватних осіб.

Другий вид – УЕП (удосконалений електронний підпис)

Саме УЕП часто називають хоча він відрізняється від нього рівнем захисту. як і КЕП, можна використовувати для підписання важливих електронних документів, і цей підпис є підставою для виникнення юридичних фактів та може бути використаний як достовірний доказ

Удосконалений електронний підпис – це файловий підпис, який зберігається чи просто і який можна створити онлайн.

Третій вид – КЕП (кваліфікований електронний підпис)

КЕП значно захищеніший, ніж УЕП. має середній рівень довіри, то КЕП – високий.

Зазвичай ми називаємо КЕП токеном, адже його основна відмінність – це те, що він зберігається носії (найчастіше – флешці). Він базується сертифікаті відкритого ключа і його створити онлайн.

Отже, проговорімо особливості саме КЕП. щоб його отримати, потрібно надати документи кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг особисто офлайн.

КЕП може зберігатися тільки захищеному носієві (їхній подивитися на сайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, але найчастіше це захищена флешка, на якій зберігається лише цей ключ).

Саме КЕП обов’язково використовувати державної влади та місцевого самоврядування, на підприємствах, державної форми власності, держреєстраторами та нотаріусами.

ОНОВЛЕНО: З замість КЕП можна використовувати УЕП, якщо це окремо законом. електронних послуг і ведення діяльності фізичні та юридичні особи можуть використовувати електронний підпис не носії. буде діяти постійно, а воєнного стану.

Четвертий вид – хмарний електронний підпис

Це найбільш безпечний вид електронного підпису – чи радше підвид КЕП. Детальніше про нього ми розповімо розділі.

Як працює хмарний електронний підпис

Хмарний підпис – це КЕП, що зберігається не комп’ютері, токені чи флешці, а провайдера.

В чому його ключова перевага? Флешку чи токен можна зламати або втратити, а з допомогою файлового ключа підписати документи вдастся тільки комп’ютері. КЕП зберігається на віддаленому сервері, ви можете безпечно використовувати його з пристрою.

Доступ має тільки власник, двофакторній аутентифікації підписання документа треба буде підтвердити не тільки логіна/пароля а й зі смартфону.

Ще один важливий момент — «хмарний» підпис дешевший від звичайного ЕП, адже купувати токен і засіб криптографічного захисту інформації. Крім того, завдяки використанню «хмари» є можливість випустити скільки завгодно ключів та сертифікатів.

Як отримати електронний підпис

Це залежить від виду електронного підпису, який ви хочете отримати.

Якщо ви хочете отримати КЕП – потрібно звернутися довірчих послуг. Актуальний переглянути ЦЗО .

Якщо ви хочете отримати хмарний КЕП – потрібно звернутися хмарних захищених ключів. бути, наприклад, CloudKey, DepositSign чи SmartID від «ПриватБанку».

ви хочете отримати УЕП, це можна зробити онлайн за кілька хвилин. Наприклад, через «ПриватБанк» чи «Дія» (але враховуйте, що Дія.Підпис можна використовувати тільки для підписання документів, оформлення послуг та Дія, авторизації і партнерів Дії).

Також можна зробити інших великих банках, наприклад, через «Ощадбанк», «Укрсиббанк», тощо, але в більшості випадків це можна зробити тільки у відділенні.

Як перевірити справжність та тип

Щоб уникнути проблем із підписанням документів, слід час від часу перевіряти дійсність сертифікату вашого підпису.

В яких випадках сертифікат КЕП можуть визнати недійсним?

• У нього закінчився термін дії (зазвичай, це два). про закінчення цього терміну, слідкувати повинен сам власник.
• Сертифікат відкликаний достроково. зробити власник примушує рішення суду.
• Недостатньо повноважень. Підпис може не підходити, наприклад, для торгів чи відправки електронних документів.
• Сертифікат може бути підробленим.

Де можна перевірити дійсність КЕП?

Електронні підписи допомагають нам вести справи зручно та безпечно з точки світу, якщо знати, які з них обрати для власної діяльності та як краще з ними працювати. Сподіваємось, наша стаття допомогла вам краще розібратися електронних підписів та роботи з ними. вас цікавлять ще якісь питання про електронний підпис, ви можете написати їх нам пошту: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Системи електронного документообігу: функції, види, критерії вибору, етапи впровадження

Системи електронного документообігу (ЕДО) спрощують та прискорюють процес обробки документів, покращують ефективність та захищеність документообігу. бувають системи ЕДО і як вибрати найкращу для вашої компанії?

У цій статті ми розповімо, що таке система електронного документообігу, які є види таких систем, полягають їхні функції та критеріями варто обрати рішення. розкажемо про етапи впровадження системи електронного документообігу. Отож, почнімо.

Що таке електронний документообіг та система електронного документообігу

Електронний документообіг – це процес обробки документів та форматі. Замість традиційного паперового вигляду, документи створюються, відправляються, підписуються, отримуються і зберігаються вигляді.

Електронний документообіг дозволяє документи на підпис та узгодження, автоматизувати процеси роботи з документами, значно скоротити витрати документацію та місце для її зберігання. ЕДО підвищує безпеку та робить організацію документів більш зручною.

Для електронного документообігу зазвичай використовуються спеціальні програми, які роблять ЕДО захищеним та дозволяють його автоматизувати.

Система електронного документообігу (або система управління електронними документами) – це спеціальне програмне забезпечення або сервіс, що допомагає керувати електронним документообігом та автоматизувати обробку документів форматі. створювати, відправляти, отримувати, зберігати і контролювати документи компанії.

Система ЕДО дозволяє керувати рухом документів слідкувати за їхнім статусом, підписувати їх ЕЦП (КЕП), контролювати доступ тощо. Також зазвичай таке рішення має функціонал для автоматизації рутинних процесів – налаштування нагадування про терміни, розсилка повідомлень, затвердження документів і подібне.

Які є види систем електронного документообігу

Системи електронного документообігу можна класифікувати Основний розподіл – зовнішні та внутрішні.

Системи для зовнішнього електронного документообігу – це для обміну е-документами з контрагентами, партнерами, клієнтами та підрядниками і підписання цих документів КЕП.

Системи для внутрішнього електронного документообігу – це програми для документами всередині компанії. накази, заяви, інструкції, службові записки, статути, протоколи, положення Всі їх можна створювати та редагувати автоматично узгоджувати, швидко шукати та зручно зберігати архіві.

Зазвичай, зовнішні та внутрішні системи можна інтегрувати, щоб увесь документообіг компанії вівся інформаційному середовищі.

Також системи автоматизації електронного документообігу можна класифікувати типами:

• Діловодство. Це класична система зовнішнього ЕДО для між контрагентами.
• Workflow. Це система, що дозволяє налаштувати, автоматизувати й координувати виконання пов’язаних із документами.
• Архівне зберігання. Це система для зберігання архівах з різним рівнем доступу і з можливістю швидкого гнучкого пошуку за різними атрибутами.
• ECM. Це комплексна система управління контентом, яка зазвичай має функції всіх перерахованих систем.

Які функції систем електронного документообігу

Якщо говорити про те, що має забезпечувати система електронного документообігу, ми можемо сказати про такі функції:

Віддалене узгодження документів ЕЦП (КЕП)

Система ЕДО дозволяє погоджувати документи дистанційно електронних підписів (КЕП, хмарних можете організувати роботу над документами, навіть якщо співробітники знаходяться в різних містах чи країнах – вони все одно зможуть погоджувати документи 24/7

Електронне зберігання документів

Системи електронного документообігу дозволяють зручно зберігати всі цифрові документи серверах. потребу в фізичних приміщеннях для зберігання паперових документів та забезпечує легкий доступ до інформації завдяки миттєвому гнучкому пошуку.

Електронний обмін документами

Системи дозволяють швидко та безпечно обмінюватись документами між співробітниками, підрозділами та партнерами. лічені хвилини на відміну від фізичного пересилання документів і витрат та кур’єрів.

документообігу

Системи електронного документообігу дозволяють автоматизувати багато рутинних завдань, таких як підписування, пересилка та прописані процеси обробки всіх та налаштовані маршрути, документи автоматично йдуть до мінімуму знизити кількість людських помилок та зайвих витрат часу.

Контроль та безпека

Системи автоматизації документообігу забезпечують контроль над доступом дозволяючи встановлювати рівні прав доступу для різних користувачів. забезпечують аудит та відстеження змін, що дозволяє забезпечити безпеку та відповідність регулятивним вимогам.

ми говоримо про функціональність систем, то це залежить від конкретної системи. Розкажемо про кілька функцій системи електронного документообігу Megapolis.DocNet. такі функції:

• Підготовка, узгодження та
• Моніторинг, налаштування термінів і контроль виконання завдань;
• Нагадування про наближення термінів;
• Налаштування автоматизації узгодження документів;
• Робота з документами
• Конструктор звітів та графічні віджети для аналітики;
• Управління договорами та довіреностями;
• Гнучкий пошук;
• Ведення організаційної структури та штатного розкладу;
• Вбудоване сховище документів;
• Сканування та розпізнавання документів;
• QR та штрих-кодування документів;
• Інтеграція з СЕВ ОВВ та іншими інформаційними системами.

Це лише невелика частина функцій Megapolis.DocNet. ви хочете дізнатися про всі функції системи про наявність конкретної функції, яка вас цікавить, питайте напряму Наприклад, ви можете замовити презентацію .

За якими критеріями варто обирати систему електронного документообігу

У кожної компанії будуть свої вимоги електронного документообігу. варто розробити список критеріїв, й обирати рішення. Пропонуємо звернути увагу критерії:

Вимоги платформи

Система повинна бути доступною постійно – 24/7, має бути можливість її масштабувати, підлаштувати під свої потреби та підключити до неї необхідну кількість користувачів, якщо рости.

Захист системи має бути підтверджений відповідними сертифікатами безпеки. – отримати від вендора сертифікат та підтвердження успішного проходження тестів (penetration-тестів), самостійно провести аудит, щоб впевнитися продукту.

Ви маєте визначити для себе, які функції для вас необхідні та бажані. – прописати їх і показати розробнику системи ЕДО, щоб переконатися у їхній наявності. Наприклад, можливість налаштувати організаційну структуру компанії, маршрути узгодження документів та автоматичний рух документів по цих маршрутах, електронний архів, нагадування про завдань, робота з документами офлайн, гнучкий пошук, конструктор звітів та аналітика тощо.

Електронний підпис

Система має підтримувати ті типи КЕП та хмарні ключі, які вам потрібні. Наприклад, Megapolis.DocNet підтримує всі види хмарних підписів, паралельне використання ЕЦП українських АЦСК та ЕЦП RSA, можлива при використанні

Інтерфейс повинен бути зручним і зрозумілим для користувачів.

Мобільний застосунок

Якщо керівництво вашої компанії часто їздить у відрядження, додатковою перевагою буде мобільний застосунок, щоб документи можна було переглядати та узгоджувати зі смартфона.

Інтеграція з іншими системами компанії

Якщо ви хочете об’єднати всі системи організації в єдине інформаційне середовище, система ЕДО повинна мати таку можливість.

Сукупна вартість володіння

Важливий критерій також вартість ліцензій, впровадження системи, навчання співробітників, налаштування інтеграцій та інших додаткових функцій.

Наявність і надійність технічної підтримки

Яку техпідтримку може надати розробник, плату чи ні, як швидко, чи працюють вони 24/7 тощо. Всі умови варто дізнатися як фінально обрати систему електронного документообігу.

Етапи впровадження системи управління електронними документами

1. Сформулюйте власні потреби. Необхідно розуміти, для чого вам потрібна система електронного документообігу та які завдання вона має виконувати. Також визначте, скільки людей буде працювати скільки має зберігатися, скільки зазвичай оброблятися одночасно. визначити технічні характеристики, яким повинна відповідати система.
2. Складіть список систем, які присутні Перевірте їхні можливості. Запитайте, які умови вони можуть запропонувати конкретно вам.
3. Перевірте їхній рівень безпеки, інтеграції з іншими системами та функціональність.
4. Дізнайтеся, чи буде вам після впровадження системи. то як саме та умовах.
5. Підлаштуйте систему під наявні потужності та вимог компанії.
6. Після впровадження системи проведіть навчання її використання.
7. Дайте можливість співробітникам протестувати систему. їм дізнатися її переваги та побороти недовіру яка часто буває при впровадженні змін.

Електронний документообіг зараз – це вже так безперебійно працювати форматі, наприклад, війни чи карантину. Тож, щоб залишалася і адаптувалася до змін, варто обрати свою систему ЕДО вже зараз.

Бажаєте отримати безкоштовну консультацію з приводу впровадження електронного документообігу? Замовляйте її за посиланням .