Як написати запит в архів: зразок, підтвердження заробітної плати та трудового стажу, скачати форму

У житті кожного може виникнути потреба звернення до архівних документів. Громадяни пишуть запити в разі необхідності відновлення документів, відтворення історичних подій, встановлення спорідненості або наукові дослідження. Безсумнівним плюсом є повсюдне розвиток мережі архівів на території Російської Федерації. Поряд з Державними, у яких документальна база є найбагатшою, існують і приватні.

Необхідність подачі заяв обумовлено складним пристроєм архівів. Тисячі фондів, колекцій документів, фотоматеріалу та інших джерел ускладнюють пошук потрібної інформації. Тому слід якомога конкретніше описати запит. Чим більше вкажете відомих вам фактів, тим швидше співробітник відповість на запит.

особливості складання

Архіви Росії діляться на типи:

• державні;
• муніципальні;
• відомчі;
• архіви організацій;
• приватні.

Всі громадяни РФ можуть звернутися в будь-яку організацію за допомогою, головне знати, як правильно подати заяву.

Види запитів:

• соціально-правовий – для роз’яснення фактів, необхідних при дотриманні прав і інтересів фізичних осіб або компаній. Відносяться запити фізичних та юридичних осіб, консульські (від іноземних громадян, службові);
• генеалогічний – для роз’яснення та уточнення фактів біографії предків, з метою опису генеалогії роду, сім’ї;
• тематичний – робиться з метою отримання документів за окремим фактом історії або життя людини. Такі запити характерні для дослідницької діяльності.

Для початку потрібно визначити, до якої з категорій підходить питання, в якому архіві може перебувати цікавить інформація.

Подати заяву можна:

• у реєстратора або в МФЦ (обов’язкова наявність паспорта);
• листом по Пошті Росії;
• електронним або через портал Державних послуг.

Сучасні технології та наявність Єдиного Державного порталу дозволяють відправляти заяви, не виходячи з дому, спрощуючи роботу з архівами міст Росії.

згідно Федеральним законом «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 N 125-ФЗ , Заява має бути зареєстрована в день його надходження. З дня реєстрації до отримання відповіді заявником може пройти 30 днів. В окремих випадках, якщо співробітникам не вистачило часу для формування відповідного листа, допускається продовження терміну після письмового сповіщення заявника.

Можливі ситуації помилкового напрямки, коли громадяни обрали невірний архів. Співробітники отримало лист мають право перенаправити запит за потрібною адресою, повідомивши про це заявника, вказавши назву організації в яку перенаправили запит і дату.

У письмовій відповіді на запит можуть міститися копії документів, переписаний текст (в тих випадках, коли копію зробити неможливо), виписки, укладення та архівні довідки.

Як правильно написати запит (зразок)

Форма написання заяви – вільна. Складається в дотриманні декількох правил:

• в шапці – повна назва архіву та ПІБ директора, нижче – ПІБ, адреса з індексом і телефон заявника. Для складання запиту від організації – повна назва організації та телефон заявника. Нижче по центру – «Заява»;
• в тексті докладно викласти суть питання з зазначенням всіх відомих дат, подій і фактів. Уточнити територіальні рамки. Писати по суті, без ліричних відступів, не пропускаючи те, що допоможе в пошуку необхідної інформації;
• вказати з якою метою робиться запит;
• адреса для направлення відповіді;
• дата і підпис, у випадках заяви від організації потрібен друк.

генеалогічний

При складанні генеалогічного запиту, необхідно вказати повністю ПІБ людини, про якого хочете дізнатися, рік, місце народження і всю відому вам інформацію.

До Державного архіву Російської Федерації

682922, м Хабаровськ,

вул. Леніна, будинок 107, кв. 1.

Прошу надати інформацію про склад сім’ї переселенців Петрова Іллі Трохимовича 1900 р.н. Прибулих Приамурский край село Семенівка в 1928 році з Саратовкой губернії села Новопокровка. Також прошу видати всю наявну про них інформацію.

Запит здійснюється з метою складання родоводу Іванова І.І.

Відповідь прошу надіслати на адресу: 682922, м Хабаровськ, вул. Леніна, будинок 107, кв. 1. [email protected]

01.01.2001 ___________ Іванов І.І.

Співробітники нададуть всю наявну інформацію, можливо без докладного опису. Але в багатьох архівах можна замовити родовід. Така послуга буде платною. Ціна встановлюється внутрішніми актами і залежить від обсягу виконаної роботи.

Соціально-правовий

Подаючи заяву на соціально-правовий запит, необхідно прикріпити відскановану копію трудової книжки, паспорта і вказати інформацію про зміну прізвища, якщо змінювалася.

У Архівний відділ адміністрації МО Приморського краю

від Іванова В. А.

690000 г. Владивосток,

вул. Перемоги, будинок 100, кв. 200.

Прошу підтвердити стаж роботи в Адміністрації Битва на озері району з 10.02.1993 р по 30.01.2001 р Іванова Володимира Олексійовича, 1960 року народження на посаді юриста.

Для надання в Міжрайонної Податкову інспекцію.

Відповідь прошу надіслати на адресу: 690000 г. Владивосток, вул. Перемоги, будинок 100, кв. 200. [email protected]

01.01.2010 ___________ Іванов В.А.

Тематичний

Тематичний запит складається у довільній формі із зазначенням всіх фактів, які ви вважаєте важливими.

У ЦКУ Центральний архів Новгородської області

від Соколова Я.С.

173020 р Новгород,

вул. Леніна, будинок 69, кв. 20.

Прошу надати список князів керуючих Новгородської губернією з 1770 по 1800 рр.

Для написання науково-дослідницької роботи.

Відповідь прошу надіслати на адресу: 173020 р Новгород, вул. Леніна, будинок 69, кв. 20. [email protected]

01.01.2001 ___________ Соколов Я.С.

Документи для скачування (безкоштовно)

як подати

Завдяки інтернету система подачі заяв до державних архівів спростилася. Раніше звернення реєстрували при особистому візиті та наявності паспорта. Або надіславши листа поштою, що затягувало робочий процес.

З розвитком мережі МФЦ подати заяву можна в будь-якому відділенні центру. При відвідуванні не забудьте взяти з собою паспорт. У терміналі виберете відповідну послугу для постановки в чергу. Співробітники підкажуть вам як правильно діяти. Послуга надається безкоштовно. Але терміни реєстрації та отримання відповіді збільшаться.

Зараз же, найбільш поширений спосіб – відправлення електронних листів. Він є найшвидшим і надійним на даний момент. Обов’язково вкажіть тему листа, для того щоб співробітники швидко направили запит в роботу до відповідного відділу. До листа прикріпіть заяву.

Другий спосіб, з використанням порталу держпослуг, менш популярний. Але є найнадійнішим. Дійсний тільки для громадян, які пройшли підтвердження облікового запису. У вкладці «Каталог послуг» необхідно вибрати відповідний орган і послугу, далі заповнити всі запропоновані форми і відправити запит.

Якщо виникає складність у відвідуванні архіву розташованого в іншому місті, то можна скористатися інтернетом. На офіційному сайті дізнайтеся фізичний та електронну адресу. І надішліть запит одним із зручних для вас способом.

Пропонуємо вашій увазі відео, на якому розповідається про те, як і куди подавати запит в архів.

Нормативна регламентація

Всі архіви Російської Федерації діють на основі Федерального закону «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 N 125-ФЗ . Встановлює систему зберігання і надання документів, виписок та інформації.

Федеральний закон «Про персональні дані» від 27.07.2006 N 152-ФЗ забороняє розголошення даних без особистої згоди. Тому ви можете бути спокійні за збереження таємниці. За цей же відповідає Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 N 149-ФЗ .

Інформація надається безкоштовно, це регулює Федеральний закон «Про організацію надання державних та муніципальних послуг» від 27.07.2010 N 210-ФЗ . Єдине за що адміністрація архіву може виставити ціну – обробка інформації та складання нового дослідницького праці співробітниками на основі запитуваних документів.

Крім законодавчих актів існують внутрішні накази, статути і постанови, що регулюють роботу співробітників. Правила роботи архівів організацій складені Колегією Росархіву регламентують роботу дрібних архівів.

Загальний принцип роботи архівів це доступність і відкритість. Створені вони були для збереження важливих документів з метою надання їх громадянам за запитом. Однак, існують обмеження щодо доступу деяких матеріалів з встановленим терміном секретності. Це можуть бути документи Архіву МВС, Збройних сил або іменні колекції знаменитих людей передані родичами.

Надіслати запит до архіву

У зв’язку зі збройною агресією Російської Федерації проти України, введенням воєнного стану в Україні, розривом дипломатичних відносин з Російською Федерацією і потребою виконання термінових заходів щодо збереженості Національного архівного фонду та порятунку життя архівістів, відповідно до листів Державної архівної служби України від 02.03.2022 № 1087/2.03-14/0 та від 14.04.2022 № 1419/2.03-14/0 Центральний державний архів вищих органів влади та управління України припиняє опрацювання та приймання на розгляд нових запитів фізичних та юридичних осіб, що надійшли з Російської Федерації, а також припиняє будь-яку комунікацію з архівними, іншими установами та громадянами Республіки Білорусь, яка є посібником агресії, опрацювання та надання відповідей на запити громадян цієї країни, які надходять на адресу архіву.

Які види запитів виконують державні архіви?

Запити, що виконуються державними архівами, поділяються на такі види:

• соціально-правового характеру;
• тематичні;
• персональні;
• майнові.

Що таке запити соціально-правового характеру?

Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

• реєстрацію актів громадянського стану;
• національність (підтвердження громадянства України);
• освіту;
• трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
• пенсії;
• присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
• нагороди, присудження почесних звань;
• творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
• службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;
• військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку;
• участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
• поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах;
• участь у Другій світовій війні;
• перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Другої світової війни;
• перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Другої світової війни, у нацистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
• примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Другої світової війни;
• репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітаці ю.

Що таке тематичні, майнові та персональні запити?

Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.

Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:

• виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
• надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
• закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
• введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
• виділення житла;
• продаж домоволодінь;
• виготовлення копій ситуаційних, будіве льних планів та відповідних рішень виконкомів.

Персональні (можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.):

• Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи;
• Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інфо рмацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду.

Який порядок виконання запитів?

Виконання запитів юридичних та фізичних осіб здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.

Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:

• найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
• прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
• теми (запитання);
• хронологічних рамок зап итуваної інформації.

У запитах, надісланих електронною поштою, має бути зазначена зворотна поштова адреса запитувача, оскільки архів відправляє відповіді у паперовому вигляді.

Для юридичної особи обов’язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.

Анонімні запити (без зазначення прізвища, ім’я та по батькові заявника, повної поштової адреси) не реєструються і до виконання не приймаються.

Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються в архіві.

Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.

Для отримання архівної довідки (копії, витягу) необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.

Про виконання адвокатьських запитів:

Зразок форми заяв для соціально-правових запитів:

• Анкета- заява_про видачу архівних довідок про стаж роботи або розмір заробітної плати
• Анкета-заява про надання архівних копій документів

Центральний державний архів вищих органів влади та управління України приймає запити, надіслані звичайною поштою на адресу:
вул. Солом’янська, 24, м. Київ, Україна, 03110

Увага! Ст. 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації» з вимогою розгляду звернення (запиту) у 5-денний термін стосується лише інформації про діяльність Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України як державного органу і не поширюється на виконання архівом соціально-правових, майнових, тематичних, персональних запитів за документами Національного архівного фонду.

Запити щодо надання інформації за документами Національного архівного фонду, які зберігаються в Центральному державному архіві вищих органів влади та управління України, підпадають під юрисдикцію Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» і виконуються в терміни, визначені «Правилами роботи архівних установ України».

Умови доступу до публічної інформації, яка перебуває у володінні Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України і стосується діяльності архіву як державного органу, роз’яснено у рубриці «Доступ до публічної інформації».

Поширені запитання-відповіді щодо проведення пошуку за документами державних архівів

Які запити виконуються безоплатно, а які на платній основі?

Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством. Віднайти більше інформації про платні послуги та їх оплату можна у рубриці «Платні послуги».

Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.

Виконання тематичних, персональних та майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.

Які запити розглядаються першочергово?

У першу чергу виконуються запити найменш соціально захищених верств населення, колишніх в’язнів гетто та концтаборів, репресованих, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, осіб з інвалідністю та ветеранів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років, учасників ліквідації аварії на ЧАЕС, які мають встановлені законодавством пільги.

Як витребувати документи соціально-правового характеру з архівних установ України громадянам України, які постійно проживають за кордоном, або іноземцям?

Порядок витребування документів соціально-правового характеру як з України, так і з-за кордону для громадян України, які постійно проживають за кордоном, у тому числі тих, які тимчасово перебувають на території України, іноземців та осіб без громадянства, а також для підприємств (установ, організацій), розташованих в Україні, дипломатичних представництв та консульських установ України, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництв Міністерства закордонних справ України на території України встановлено відповідно до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України 21.09.2015 № 1786/5/272, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 р. за № 1117/27562

Як віднайти інформацію про народження, одруження, смерть особи?

Відповідно до чинного законодавства книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

Лише після закінчення визначеного строку книги передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідних областей.

Таким чином, для пошуку відомостей про народження (одруження, смерть) особи необхідно звернутися до відповідного РАЦСу або до територіального управління юстиції у відповідній області.

У разі, якщо від часу складання актового (метричного) запису минуло понад 75 років – до державного архіву відповідної області.

Як підтвердити стаж роботи та розмір заробітної плати та дані про освіту?

Відповідно до чинного законодавства документи з кадрових питань (особового складу) зберігаються в архіві установи 75 років. У разі ліквідації підприємства (установи, організації), його документи з кадрових питань (особового складу) передаються органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя, або правонаступнику, у разі наявності. Якщо органу вищого рівня або правонаступника, які можуть прийняти на зберігання документи з кадрових питань (особового складу), не існує, вони передаються до відповідного трудового архіву.

Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств (установ, організацій) заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.

Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву.

Архівні довідки про трудовий стаж наводяться за документами як державних архівних установ, так і архівних підрозділів підприємств (установ, організацій).

Архівна довідка про заробітну плату оформляється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату.

Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що перебували в обігу протягом згаданого періоду. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.

Архівні довідки про освіту складаються як за документами державних архівів України, так і архівних підрозділів навчальних закладів України.

Як встановити факти з життя родича, який воював у лавах Радянської армії в період Другої світової війни?

Документи про службу в Радянській армії в період Другої світової війни, отримання нагород, поранення, перебування в шпиталі, загибель та місце поховання, тощо зберігаються у Центральному архіві Міністерства оборони Російської Федерації (вул. Кірова, 74, м. Подольськ, Московська область, Російська Федерація, 142100).

Як підтвердити участь особи у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС?

Довідки на запити про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС надаються за документами відповідних місцевих державних архівних установ України. Якщо особа була направлена підприємством (установою, організацією) – слід звернутися до цієї установи, її правонаступника або органу вищого рівня. У разі, якщо особа направлялася на ліквідацію аварії на Чорнобильській АЕС військової частиною, радимо звернутися до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

До архівної довідки про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС включаються відомості про військову частину, в складі якої фізична особа брала участь у ліквідації аварії, населений пункт чи об’єкт, де особою проводилися роботи по ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, період (періоди) роботи або проживання на цих територіях, інші наявні в документах відомості.

Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.

Як отримати інформацію про військову службу?

Архівні довідки про військову службу, спеціальну військову освіту, отриману у військових навчальних закладах, роботу у військових частинах оформлюються Галузевим державним архівом Міністерства оборони України та територіальними архівними відділами Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

Де можна отримати довідки про осіб, які зазнали репресій у 30-80-ті роки і були реабілітовані?

Такі довідки надаються за документами відповідних центральних державних архівів України, місцевих державних архівних установ, галузевих державних архівів Служби безпеки України та Міністерства внутрішніх справ України.

Як віднайти інформацію про перебіг життя та уточнення біографічних фактів родича (родичів)?

З питання пошуку генеалогічних відомостей про членів родини необхідно звернутися до державного архіву відповідної області за місцем їх народження та проживання, а також до Центрального державного історичного архіву України, м. Київ, Центрального державного історичного архіву України, м. Львів, Державного архіву м. Києва

У заяві обов’язково необхідно зазначити місце їх народження та проживання (населений пункт, волость, повіт, губернія), хоча б приблизні роки народження (одруження, смерті), віросповідання (православний, католик, іудей, лютеранин і т.ін.), стан або рід занять (дворянин, селянин, купець, міщанин і т.ін.).