Засвідчення копій документів: Хмельницький окружний адмінсуд роз’яснив головні нюанси

Хмельницький окружний адміністративний суд повідомив головні нюанси щодо засвідчення копій документів. Інформація з’явилась у пресслужбі суду.

«Документ як письмовий доказ в адміністративній справі зберігає, відображає й передає в часі та просторі інформацію. Нерідко документи є основним, а в установлених законом випадках обов’язковим доказом під час здійснення адміністративного судочинства. Як письмові докази можна розглядати лише ті документи, що подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії.

Із засвідченням копій документів стикається кожна людина, яка подає позов до суду для захисту своїх прав, проте, чи завжди це робиться відповідно до встановлених законодавством правил?! Як вказує Кодекс адміністративного судочинства України, копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством (частина четверта статті 94).

Порядок засвідчення копій документів регламентується Національним стандартом України Державної уніфікованої системи документації, Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації “Вимоги до оформлювання документів” ДСТУ 4163-2003, затвердженим Наказом Держспоживстандарту України № 55 від 07.04.2003 р.

Відповідно до пункту 5.27 ДСТУ 4163-2003, відмітку про засвідчення копії документа складають:

1. Напис «Згідно з оригіналом»;
2. Назва посади;
3. Особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
4. Ініціали та прізвище особи, яка засвідчує копію;
5. Дата засвідчення копії (проставляється нижче підпису)», — йдеться у повідомленні.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб бути в курсі найважливіших подій.

Хто засвідчує документи

У період карантину, який продовжено до 31 липня 2020 року, знаходитися на вулицях без документів, що посвідчують особу, заборонено. Які документи посвідчують особу? Хто має право вимагати у людини паспорт? Чи має право поліцейський вилучати документ, який людина йому пред’являє? На ці та інші запитання відповідає юридична клініка “Право і практика” Білоцерківського національного аграрного університету у своїй новій правовій консультації.

Які документи посвідчують особу?

У статті 13 Закону України “Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус” вказано на те, що документи, які посвідчують особу, залежно від їх функціонального призначення поділяються на два види: документи, що посвідчують особу й підтверджують громадянство України та документи, що посвідчують особу й підтверджують її спеціальний статус.

Документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України:

• паспорт громадянина України;
• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• дипломатичний паспорт України;
• службовий паспорт України;
• посвідчення особи моряка;
• посвідчення члена екіпажу;
• посвідчення особи на повернення в Україну;
• тимчасове посвідчення громадянина України;
• документи, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус:
• посвідчення водія;
• посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон;
• посвідка на постійне проживання;
• посвідка на тимчасове проживання;
• картка мігранта;
• посвідчення біженця;
• проїзний документ біженця;
• посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту;
• проїзний документ особи, якій надано додатковий захист.

Чи обов’язково у період карантину носити з собою документи?

Хто має право вимагати в людини посвідчення особи?

Перелік суб’єктів, які мають право перевіряти документи, що посвідчують особу, є дуже широким.

Розпочнемо з того, що здійснювати перевірку документів особи має право поліцейський. При чому, він не має права вилучати документ, який пред’являє йому особа, у тому числі, й паспорт.

За яких обставин поліцейський може вимагати в особи пред’явити документи?

У статті 32 Закону України “Про Національну поліцію” чітко окреслено умови, коли поліцейський має право вимагати в людини документи, що посвідчують особу, та/або документи, що підтверджують відповідне право особи.

Це можливе лише за таких обставин:

• якщо особа володіє зовнішніми ознаками, схожими на зовнішні ознаки особи, котра перебуває в розшуку, або безвісно зниклої особи;
• якщо існує достатньо підстав вважати, що особа вчинила або має намір вчинити правопорушення;
• якщо особа перебуває на території чи об’єкті із спеціальним режимом або в місці здійснення спеціального поліцейського контролю;
• якщо в особи є зброя, боєприпаси, наркотичні засоби та інші речі, обіг яких обмежений або заборонений, або для зберігання, використання чи перевезення яких потрібен дозвіл, якщо встановити такі права іншим чином неможливо;
• якщо особа перебуває в місці вчинення правопорушення або дорожньо-транспортної пригоди, іншої надзвичайної події;
• якщо зовнішні ознаки особи чи транспортного засобу або дії особи дають достатні підстави вважати, що особа причетна до вчинення правопорушення, транспортний засіб може бути знаряддям чи об’єктом вчинення правопорушення.

Який порядок поведінки поліцейського під час з’ясування особи?

Коли працівник поліції звертається до особи, він зобов’язаний назвати своє прізвище, посаду, спеціальне звання. Поліцейський також зобов’язаний пред’явити службове посвідчення, на вимогу особи. При цьому він надає можливість ознайомитися з викладеною у посвідченні інформацією, не випускаючи його з рук.

Чи має право поліцейський вилучати документ, що посвідчує особу, який людина йому пред’являє?

Працівник поліції не має права вилучати документ, який пред’являє йому особа, у тому числі, й паспорт.

Коли ще слід пред’являти документ, який посвідчує особу й громадянство?

Звертаємо увагу, що багатьма нормативно-правовими актами України передбачено обов’язкове пред’явлення паспорта громадянина України. Це і не дивно, адже у Положенні про паспорт громадянина України, затвердженого постановою Верховної Ради України від 26 червня 1992 року N 2503-XII зазначено, що паспорт громадянина України є документом, що посвідчує особу власника та підтверджує громадянство України. Він є дійсним для укладання цивільно-правових угод, здійснення банківських операцій, оформлення доручень іншим особам для представництва перед третьою особою лише на території України.

У сімейних відносинах без паспорта – ніяк.

Документ, який посвідчує особу та громадянство – паспорт громадянина України – необхідний під час регулювання сімейних відносин.

У частині четвертій статті 9 Закону України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану” передбачено, що для державної реєстрації актів цивільного стану подається разом з іншими документами паспорт громадянина України або паспортний документ іноземця заявника.

Отож, до органів реєстрації цивільного стану (ДРАЦС) паспорт подається для: укладення шлюбу, реєстрації народження дитини, зміни імені, розірвання шлюбу та отримання свідоцтва про смерть.

Окрім того, копію паспорта надають разом із необхідними документами, а його оригінал пред’являють органу опіки й піклування під час влаштування дитини-сироти чи дитини, позбавленої батьківського піклування у сім’ю, а саме: усиновлення дитини, створення прийомної сім’ї, дитячого будинку сімейного типу, оформлення опіки/піклування над дітьми-сиротами та дітьми, позбавленими батьківського піклування. Про це сказано у пункті сороковому Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, який затверджений постановою Кабінету Міністрів України № 866 від 24.09.2008 року.

В яких випадках нотаріусу надається паспорт?

Нотаріусу надається паспорт під час посвідчення будь-яких правочинів: при оформленні заповіту, договору дарування, договору довічного утримання, договору купівлі-продажу тощо. А також при вчиненні інших нотаріальних дій, зокрема, видачі: свідоцтва про право на спадщину, свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса.

Коли у банках вимагають документ, що посвідчує особу?

Для здійснення банківського обслуговування необхідно пред’являти паспорт або ж інший документ, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів. Це, зокрема, вказано у пункті 27 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління Національного банку України 29.12.2017 № 148.

Чи має право роботодавець вимагати документ?

Також при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Це передбачено у статті 24 Кодексу законів про працю України.

Документ, який посвідчує особу, потрібен під час виборів?

Звичайно, у сфері виборчих правовідносин наявність документа, який підтверджує особу та громадянство виборця, є вкрай необхідною передумовою для реалізації гарантованого Конституцією України права голосу.

До документів, які підтверджують особу та громадянство виборця, як зазначено у статті 8 Виборчого кодексу України, належать:

• паспорт громадянина України (у вигляді паспортної книжечки або картки);
• тимчасове посвідчення громадянина України (для осіб, недавно прийнятих до громадянства України);
• картка (довідка) установи кримінально-виконавчої системи, що повинна містити: прізвище, ім’я, по батькові, число, місяць, рік народження, громадянство, фотографію особи, підпис керівника та печатку установи (для осіб, які перебувають в установах кримінально-виконавчої системи);
• військовий квиток (для військовослужбовців строкової служби).

А для виборців, які голосуватимуть на закордонних виборчих дільницях й на спеціальних виборчих дільницях, утворених на суднах, що перебувають у плаванні під Державним Прапором України, та на полярній станції України, підставою для видачі виборчого бюлетеня визначено один із таких документів:

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• дипломатичний паспорт;
• службовий паспорт.

На чию ще вимогу слід пред’являти документ, який посвідчує особу?

Документи слід пред’являти на вимогу посадових осіб органів державної виконавчої влади та органів місцевого самоврядування у випадках, передбачених законодавством, під час звернення до них, а також особам, уповноваженим на складання протоколів про адміністративні правопорушення під час їх складання, у суді, у військкоматі при встановленні військовозобов’язані особи, при перетині державного кордону, при оформленні митних документів та у інших випадках.

Консультацію підготували:

Артем Тридуб та Богдан Осіпов, студенти-клініцисти юридичної клініки “Право і практика”